курсовая. 1. Индивидуальное задание 5
 Скачать 0.53 Mb.
|
Регламентация деятельности отделаРазработать эти документы силами сотрудников компании не позволял напряженный ежедневный функционал. Просто сотрудники очень заняты ежеминутной работой. Помню подобное и в свои годы.Изучение процесса осуществлялось в ходе наблюдения и путем интервью сотрудников. То, что не требовало серьезных денежных вливаний, изменялось в лучшую сторону сразу и находило свое отражение на страницах проектов регламентирующих документов. Планы по компьютеризации рабочих мест заведующих складами и приемосдатчика, что приведет к изменению потока документооборота в ближайший месяц, отражения в документах не нашли. Регламентирующие документы должны быть реальны. Положительным фактом явились инициатива и желание сотрудников в полном описании процессов. Предложения сыпались одно за одним. Видимо всех уже "достала" имевшая место неразбериха. Надоели "внеурочные" часы и безделье в рабочее время. Так за неделю получились рабочие документы. Уже первые две недели, после выхода Регламентов и Инструкций, показали снижение количества претензий Клиентов. Ошибки склада (пересорт, недостача, излишки) снизились на 10 процентов. Случаи несвоевременной доставки товара Клиентам стали единичны. Миссия компании стала адекватна. Не все операции можно прописать в процедурах, регламентах и инструкциях. Многое зависит от конкретно сложившейся ситуации. Однако, возложить ответственность за принятие решения в этой ситуации в регламентирующем документе необходимо. Например, заведующий складом в Регламенте "Складская обработка товаров" принимает решение об индивидуальном или комплексном наборе (комплектации) заказа, о статическом или динамическом хранении товара или групп товара. Да, этот склад пока по различным причинам не может перейти на адресное хранение. Любая процедура, регламент, инструкция всегда затрагивает интересы взаимодействующих подразделений. Текст регламентирующего документа должен быть с ними согласован. В нашем случае согласование проходит с отделами продаж и закупок. "Мелочи" в документ включать нежелательно. Руководство компании настаивало включить в регламент по складу, например, штраф за курение в неустановленное время - 200 рублей. Мне удалось убедить не делать этого. В отделе логистики два человека курящих. Завтра они бросят курить, а фраза о штрафе будет раздражающе действовать на сотрудников в "долгоиграющем" документе.Грамотный регламент и четкое его выполнение - залог успешного выполнения логистических операций, с меньшими затратами, и, следовательно, растущей прибылью компании.6.Планирование рабочего дня менеджераТаблица № 1 Перечень дел рабочего дня менеджера группы логистики.
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. Быть организованным, независимо от того, относится ли это к окружающему пространству или к вашему времени, - означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Самоменеджмент – это очень тяжелая работа, поэтому необходимо быть готовым к самосовершенствованию. Надо учиться планировать свое рабочее время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния – времени, а именно: - либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий); - либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий). Существует достаточно большое число методов планирования рабочего времени. Одним из эффективных методов является метод «АЛЬПЫ». Этот метод включает в себя следующие этапы: 1. Составление заданий (записать под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что нужно сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи. При этом нужно употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”). 2. Оценка длительности акций (напротив каждого задания нужно проставить приблизительное время для его выполнения, а также просуммировать и определить ориентировочно общее время. Нужно учесть то, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому, устанавливая для отдельных дел конкретные сроки, необходимо укладываться именно в данное время). 3. Резервирование времени (при составлении плана нужно придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени и примерно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел). 4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению (цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов. Для этого нужно установить однозначные приоритеты для своих дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня; перепроверить посчитанную потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого, стараясь при этом оставаться на почве реальности; рассмотреть каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации). 5. Контроль или учёт несделанного (не все задачи удается выполнить и не все телефонные переговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день). В таблице № 2 представлен промежуточный план рабочего дня менеджера группы логистики. Таблица № 2 Промежуточный план рабочего дня менеджера группы логистики
Используемые сокращения в промежуточном плане рабочего дня менеджера по логистике: Д – делегирование или перепоручение дел другим сотрудникам; К – контроль за процессом выполнения заданий; П – задание находится в процессе выполнения; ПР – письменная работа; Т – телефонные разговоры; Ч – чтение документов(отчетов, ведомостей); В – прием посетителей, визитеров. В таблице № 3 представлен окончательный план рабочего дня менеджера группы логистики. Таблица № 3 Окончательный план рабочего дня менеджера группы логистики
|