1. Информатизация общества Понятие информации
Скачать 0.92 Mb.
|
9.3.Принципы подготовки бумажных и электронных документовПодготовка документа состоит из двух этапов:
Рассмотрим основные принципы подготовки документа, которые с одной стороны, делают его понятным читателю, с другой, ускоряют его подготовку. 9.3.1.Принципы создания документаПри создании документов необходимо придерживаться следующих принципов. Принципы носят характер советов. Их эффективность проявляется при большом количестве документов.
Перед печатью необходимо посмотреть на экране дисплея документ в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге. Это позволит организовать документ, не допуская перепечатки.
Главное ограничение подготовки документа - это скорость ввода текста с клавиатуры. Учитесь печатать «вслепую».
Создавая документ, не исправляйте ошибок. Исправления рекомендуется делать потом, когда ошибки исправлены автоматически или явно указаны.
Не удаляйте текст большими кусками. Работайте в режиме вставки, а не замены.
Перебои с электропитанием, зависание программ, настроение, могут свести на нет многие часы вашей работы. Пользуйтесь режимом автосохранения 1 раз в 20-30мин. Хорошей привычкой является ручное сохранение.
Создавайте резервные копии файлов на дискетах и на других носителях. Особо важные документы храните на бумаге.
Большие файлы обрабатываются нелинейно дольше. Ущерб от потери маленького файла мал.
В удобной позе уменьшаются трудовые затраты и меньше вероятность ошибок и непредсказуемых действий.
Короткие перерывы по пять минут в час помогут вам и вашим глазам не устать от работы. 9.3.2.Принципы форматирования документаПредполагается, что текст документа создан и необходимо его форматировать, изменить внешний вид. Давние традиции книгопечатания сформулировали следующие принципы:
Оставляйте в тексте достаточно пустого места. Хороший актер отличается не монологом, а паузой. Не пренебрегайте полями по краям листа. Затраты на бумагу меньше, чем затраты на понимание документа.
Организуйте фрагменты документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимая при этом минимальную площадь страницы.
Длинные фрагменты утомляют читателя.
Визуальный вес левой и правой частей страницы должен быть, примерно одинаковым
Выделяйте заголовки крупным рубленым шрифтом. Не выделяйте длинных фрагментов. Используйте серый фон и выделение рамкой. 10.Табличный процессорЭлектронная таблица – информация в компьютере, которая организована с помощью строк и столбцов. Табличный процессор - программное средство, предназначенное для создания и обработки электронных таблиц. Рассмотрим принципы и операции, общие для большинства табличных процессоров. 10.1.История развития табличного процессораИстория развития табличного процессора берет свое начало с 1979 года, когда 2 студента Гарвардского университета Дэн Бринклин и Боб Франкстон занимались скучными вычислениями в бухгалтерских книгах. Им пришла мысль автоматизировать процесс вычислений с помощью компьютера. Так была создана первая версия табличного процессора под названием VisiCalc. Затем появился значительно усовершенствованный процессор SuperCalc. В 1982 году на рынке программных средств появился табличный процессор Lotus1-2-3. Lotus 1-2-3 был первым табличным процессор, который объединил в себе кроме операций с таблицами (1), еще и мощную графику (2) и работу с базами данных (3). Продукт пользовался громадной популярностью и компания Lotus за первый год продала его на 50 млн. $. Успех Lotus привел к жесткой конкуренции и быстрому появлению табличных процессоров VPPlanner, First и QuatroPro. В 1987 году компания Microsoft выпустила первую версию табличного процессораExcel. Основной упор в процессоре Excel был сделан на простоту общения с пользователем. Для этого используются:
|