1. Место и роль управления персоналом в системе управления организацией
 Скачать 5.01 Mb.
|
|
57. Комплекс документов по учету и движению персонала. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ К учетным документам относятся: личные карточки ф.Т-2; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации листков нетрудоспособности; журнал регистрации приказов на отпуск; журнал регистрации входящей документации; журнал регистрации исходящей документации; трудовые книжки работников; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в личной карточке. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет. Комплекс документов по учету кадров. Трудовая книжка работника. Сведения, вносимые в трудовую книжку работника. Заполнение трудовой книжки. Внесение изменений в записи на титульном листе. Внесение сведений о работе. Внесение сведений о награждениях. Внесение сведений о поощрениях. Трудовая книжка работника (продолжение). Внесение сведений о пенсии. Внесение изменений в записи. Вкладыш в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки. Выдача трудовой книжки при увольнении. Хранение трудовых книжек и расчеты за них. Учетные карточки. Личная карточка работника (форма Т-2). Заполнение новой формы Т-2 на работников, принятых на работу. Личная карточка государственного служащего. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Личное дело. Состав документов личного дела. Формирование личного дела. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Дополнение к личному листку (анкете). Проверка наличия и состояния личных дел. Хранение личных дел. Состав личного дела государственного служащего. Журналы (книги) учета. Журналы регистрации приема на работу, переводов на другую работу, увольнения с работы. Журналы учета трудовых книжек работников, личных дел. Учет бланков трудовых книжек. К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков. ДОКУМЕНТЫ ПО ДВИЖЕНИЮ Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:
При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу должен сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии. 1. Комплекс документов по оформлению перевода на другую работу - изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового контракта - и устанавливает следующие виды переводов на другую работу: перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя; перевод на постоянную работу в другую организацию; перевод в другую местность сообща с организацией. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника. Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод и содержит следующие реквизиты. В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса. Заявление и представление являются документами - основаниями для издания приказа руководителя. В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации в числе документов-оснований используется также изменение к трудовому контракту с указанием даты и номера. Представление оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре. Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". Формы заполняет работник отдела кадров, подписывает руководитель организации. При условии ведения кадровой службой личных дел все перечисленные документы, которыми документируется перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение к трудовому контракту - в виде подлинников, а приказ, уведомления - в виде копий. 2. Комплекс документов по оформлению отпусков. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное обращение или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации) В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения. График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй - передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения. Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели. Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" или формы Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам". Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку. 6. Комплекс документов по оформлению служебных командировок. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы. Оформление командировок осуществляется с использованием унифицированных форм документов: индивидуального и сводного приказов о командировании, командировочного удостоверения и единой формы служебного задания и отчета о его выполнении. 7. Комплекс документов по оформлению увольнения. В соответствии с законодательством увольнение работника оформляется в случаях прекращения трудового контракта. Основанием для прекращения трудового контракта может являться соглашение сторон, истечение срока контракта, инициатива работодателя, инициатива работника. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового контракта по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта (контракта) с работником" и Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового контракта с работниками". В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения. Форма и порядок оформления уведомления не унифицированы, однако надобно соблюдать следующие требования: протокол должен содержать наименование организации; протокол должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения); текст уведомления должен содержать сообщение о расторжении контракта и причины, по которым работодатель пришел к такому решению; протокол должен быть подписан работодателем (руководителем организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии. (инструкция по кадровому делопроизводству, Кибанов Основы УП, Лукашевич В. В. Основы УП) Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. Пособие/Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 256 с. 58. Систематизация и оперативное хранение документов по персоналу. Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам. Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд. Графически процесс документационного управления можно изобразить так: Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации: документы текущего управления; документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд; собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения. Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. Систематизация документов. Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков. Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются: сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов. Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов - дело всей организации в целом. Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ. Общие принципы формирования дел. Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположение документов внутри дела; оформление обложки дела. В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ. Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно. Группировка документов в дела. Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др. Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет, оформляя дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле. Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку. Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…». Последовательность расположения документов в деле. Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела. |