ОДК. учебник по основам деловой коммуникации-1. 1. Особенности профессиональной коммуникации 6 1
 Скачать 2.77 Mb.
|
|
Тема 2. Деловое письмо: нормы, стандарты, классификация 2.1. Текстовые нормы делового письма На первом этапе составления какого-либо текстового документа человек проделывает в плане составления той или иной деловой бумаги мыслительную работу, которая позволяет ему определить форму и содержание будущего письма. 1. Сначала пишущий ориентируется в сложившейся официально деловой ситуации. Она диктует ему выбор жанра документа: если необходимо попросить о чѐм-либо предприятие, нужным документом оказывается заявление; если требуется, чтобы организация оплатила выполненную работу, необходимо предъявить счѐт. Следовательно, на первом этапе пишущий уясняет характер официально- деловой ситуации и выбирает соответствующий ей документ. 2. Выбор жанра документа обусловливает знание формы (схемы) соответствующего документа. Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания – так называемых реквизитов. К ним относятся следующие данные: 1) об адресате: кому адресован документ; об адресанте: кто является автором документа – заявителем, просителем и т.д.; 2) наименование жанра документа: в некоторых документах название обязательно (например, заявление, докладная записка, доверенность, а в некоторых оно не ставится, например, в деловых письмах); 26 3) опись документальных приложений (если они имеются); 4) дата; 5) подпись автора документа и др. ГОСТом 6.30-97 устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления, их – 29. Каждый тип документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 1 – государственный герб Российской Федерации; 2 – герб субъекта Российской Федерации; 3 – эмблема организации; 4 – код организации (автора документа) – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО); 5 – код документа – указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); 7 – справочные данные организации; 8 – наименование вида документа; 9 – дата документа; 10 – регистрационный номер документа; 11 – ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; 12 –место составления или издания документа; 13 – гриф ограничения доступа к документу; 14 – адресат; 15 – гриф утверждения документа; 16 – резолюция; 17 – заголовок к тексту; 19 – текст документа; 21 – подпись; 22 – гриф согласования документа; 23 – визы согласования документа; 24 – печать; 28 – отметка о поступлении документа в организацию; 29 – отметка для автоматического поиска документа. 27 Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на 3 основные части: – заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); – основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»); – оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Таким образом, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема их расположения. 2.2. Классификации деловых писем Письма – одна из важнейших частей деловой документации. Свободное владение деловым письмом: умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы – входит в число приоритетных профессиональных навыков делового человека. Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами. Основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма: кто пишет письмо (адресант); получатель (адресат); тема; цель; функция письма; сколько вопросов будет обсуждено в письме; каким образом оно будет отправлено; существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем. 28 Принципы классификации деловых писем весьма различны. Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций и составляется с учѐтом разных аспектов. По теме письма разделяются: 1) на коммерческие; 2) собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо- запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма. Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др. По функции письма подразделяются: 1) на инициативные письма; 2) письма-ответы. Инициативные, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо- обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо). По признаку адресата письма подразделяются: 1) на обычные; 2) циркулярные. Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинѐнным организациям. Обычные письма направляются одному получателю. По композиции письма подразделяются: 1) на одноаспектные; 2) многоаспектные. 29 В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием. По форме отправления письма подразделяются: 1) на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, например: договоры, оферта, рекламация); 2) электронные письма; 3) факсы. Последние два вида писем используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют. По цели письма подразделяются: 1) на информационные, создаваемые с целью передачи информации; 2) рекламные (тексты, призванные повлиять на адресата). По структуре деловые письма подразделяются: 1) на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом; 2) нерегламентированные, то есть не требующие специального бланка или строго определѐнного формата бумаги. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре – чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. 30 2.3. Коммерческие письма Коммерческое, как и любое деловое письмо, имеет следующую структуру: реквизиты отправителя (адресанта); реквизиты получателя (адресата); резолюция руководителя; заголовочная часть; текст письма; подписи составителей письма. 2.3.1. Композиция коммерческого письма Текст данного вида деловых писем включает следующие части: 1) обращение; 2) вводную часть; 3) основную часть; 4) заключение. В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов!; Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии). Если адресат хорошо знаком, применяются менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение не требуется. В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы. Приведем примеры типичных языковых формул, используемых в вводной части письма. Письмо-запрос В целях ознакомления с... Письмо- В ответ на Ваш запрос от..(дата)... 31 предложение (оферта) В подтверждение нашей предварительной договорѐнности... В соответствии с Вашей просьбой... Согласно договору №... от... Письмо- рекламация (претензия) К большому сожалению... Вынуждены сообщить Вам о том, что... Письмо-ответ В ответ на Ваше письмо от... Нами рассмотрены Ваши предложения..... Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма. Приведем примеры типичных языковых формул, используемых в основной части письма. Письмо-запрос Прошу предоставить информацию... ...просим выслать... Письмо- предложение (оферта) ...направляем Вам... ...высылаю Вам перечень предложений... ...мы готовы предложить Вам... Письмо-рекламация Официально заявляем Вам претензию на.../в отношении... Направляем Вам товар /рекламацию/ Мы вынуждены поставить Вас в известность, что... Письмо-ответ ...сообщаю Вам, что... ...информируем Вас, что... Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развѐрнутой. Приведем примеры типичных языковых формул, используемых в заключительной части письма. 32 Письмо-запрос Письмо- предложение (оферта) В ожидании Вашего согласия... Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества... Письмо-рекламация Надеемся получить ответ в ближайшее время... В ожидании скорого ответа... 2.3.2. Виды коммерческих писем Письмо-запрос. Это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой предоставить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товара или предоставление услуг. В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях: Таковыми являются количество и качество товара, его марка, модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки. Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нѐм необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договорѐнности, прежние письма. Языковые конструкции письма-запроса: В соответствии с нашей договорѐнностью…; Просим…, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку…; Мы заинтересованы в срочной поставке… Образец письма-запроса: О посылке каталогов Уважаемый________________________________________! В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой Вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен. Директор Подпись И.П. Прутьев 33 Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. В зависимости от ситуации ответ может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (сроков поставки, количества товара и т.д.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя. Данное письмо может оформляться трафаретно или как обычное письмо. Образец письма-ответа: Уважаемые ________________________________________! В настоящее время мы выясняем возможности поставки интересующего вас товара. Коммерческий директор Подпись И.П. Шатский Языковые конструкции отказа: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно…; В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку… Предложение (оферта). Это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием еѐ конкретных условий. Реквизиты оферты: (1) наименование вида документа; (2) указание его номера; (3) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (8) подпись экспортѐра. Языковые конструкции письма-предложения: В ответ на Ваш запрос…; Ссылаясь на предварительные переговоры…, мы предлагаем; Настоящее предложение действительно до….. 34 Образец письма-предложения (трафаретное письмо) Благодарим вас за запрос от _______________ и сообщаем, что можем предложить Вам ___________________ в количестве _____________ (наименование товара). Настоящее предложение действительно до… . С уважением, _______________ . Подпись Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключѐнной. После этого заключается контракт и выполняется заказ. В таком случае следует трафаретный ответ: Образец письма-ответа на предложение Уважаемые _______________________! Сообщаем, что согласны закупить у Вас (наименование товара) товар на следующих условиях: Количество – Качество – Цена – Маркировка – Условия поставки – Условия платежа – Сроки поставки – Арбитраж – В ближайшее время вышлем Вам договор для подписания Директор Подпись И.П. Васнецов Рекламация (претензия) – коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация обычно состоит из трѐх частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приѐмки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.). 35 Языковые конструкции для выражения рекламации: Мы официально заявляем Вам рекламацию на…; К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…; Информируем, что условия нашего контракта не выполняются…; При приѐмке товара были обнаружены следующие недостатки…; Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесѐтесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своѐм решении. Образец рекламации О возмещении убытков 26.05.2017 Ваша фирма отгрузила сахарный песок в количестве 250000 кг по счѐту № 86-515, который был нами оплачен в полной сумме. При проверке вагона было обнаружено 50 дефектных мест, о чѐм свидетельствует коммерческий акт № 6695/289. В связи с изложенным просим Вас возместить понесѐнные нашей фирмой убытки в размере … Сумму следует перечислить …. Приложение: коммерческий акт № 25/209. Директор Подпись И.П. Шестков Ответ на рекламацию может быть различным, в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признаѐтся справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению – решение по ней пока не принято; (3) претензия признаѐтся справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью. Языковые конструкции, применяемые в ответе на рекламацию: Ваша рекламация от… получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счѐт сумму…; Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению…; Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам… Ваша претензия признана необоснованной…; Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как… 36 Письмо-ответ оформляется как обычное письмо: Уважаемые __________________________! Ваше письмо № ______ от ____________ нами рассмотрено. Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по ускорению отгрузки оборудования. О дате отгрузки сообщим Вам по электронной почте. С уважением, _____________________. Подпись В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, а также рекламные письма – письма-презентации, письма-объявления, предложения, представления). Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. 2.3.3. Сопроводительное письмо Сопроводительное письмо – это вид письма, которое сопровождает материальные ценности или документы и фиксирует факт их отправки. В современной профессиональной деятельности наиболее востребовано сопроводительное письмо, которое дополняет резюме при устройстве на работу. Так как соискателю часто бывает сложно уместить в резюме всю имеющуюся информацию (к примеру, он имеет солидный опыт работы) и подчеркнуть свою заинтересованность в данной вакансии, 37 подобная информация излагается в сопроводительном письме, которое посылается автором одновременно с резюме. Сопроводительное письмо содержит личную информацию, но оформлять его следует по аналогу деловых писем: в заголовочной части слева размещают дату составления письма, адрес отправителя, его телефон (телефоны), справа над текстом указывают адресата. Например: 12.03.2010 Генеральному директору 153000, г. Иваново, ОАО «Автокраны» ул. Веселова, д.7, кв.30 г-ну М.А. Смирнову раб.тел. 38-35-01, моб. тел. 42-36-74 Письмо следует начать с обращения (например, «Уважаемый Леонид Борисович!»), которое располагается по центру. Текст письма обычно включает несколько частей, выделяемых абзацами. В начале письма излагается причина обращения в эту фирму. Следует указать, откуда взята информация о вакансии: например, из объявления в газете (укажите издание и дату) или от конкретного лица, а также что вам известно о фирме, чем она вас привлекает. Следующая часть письма посвящается развернутой характеристике образования, профессиональной подготовки, опыта работы (с указанием не только занимаемых должностей, но и выполняемых обязанностей, причин смена работы). Специалисты рекомендуют избегать отрицательных оценок деятельности фирмы, отдельных должностных лиц и тому подобных сведений, наносящих ущерб имиджу организаций, в которых вы ранее работали. Дело в том, что работодатели высоко ценят преданность компании, и если вы вините в смене работы прежнюю фирму, делается вывод об отсутствии у вас подобных качеств. Далее нужно рассказать о возможном вашем личном вкладе в деятельность той фирмы, куда вы стремитесь устроиться на работу. Эта часть должна продемонстрировать вашу ценность как специалиста. В заключительной части следует поблагодарить за внимание, подчеркнуть свою готовность принять участие в собеседовании, 38 продемонстрировать профессиональные навыки и знания, подтвердить соответствующими документами все сообщаемые сведения. После текста письма в рубрике «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к сопроводительному письму (резюме, рекомендательные письма). Подпись автора письма должна содержать личную подпись и ее расшифровку без скобок и кавычек. Сопроводительное письмо Образец 01.06. 2008 Генеральному директору 153004, г.Иваново, ул. Свободы, 13-6 ОАО «Факел» (482) 38-03-87, моб. 8906109457 г-ну Н.А. Веселову Уважаемый Николай Андреевич! О вашей компании мне стало известно из средств массовой информации. Возможно, вас заинтересует моя кандидатура на должность инженера-электрика. В течение последних двух лет я успешно работал в компании ООО «Союз» в должности инженера-электрика. За это время я принимал участие в разработке энергосистем и внедрении их в эксплуатацию, приобрел необходимый опыт по стандартизации технических средств, оборудования и материалов, за что был отмечен письменной благодарностью от руководства компании. Буду признателен, если вы найдете возможность встретиться со мной для обсуждения возможного сотрудничества. Приложения: резюме, рекомендательное письмо. Петр Александрович Мухин 39 2.3.4. Рекомендательное письмо Рекомендательные письма представляют собой один из самых непростых для исполнения видов деловых писем. С их помощью порой в мгновение ока решаются карьеры и даже судьбы людей, которых предоставляющие рекомендации имеют удовольствие знать по совместной профессиональной деятельности. Вот почему главным требованием к посланиям подобного рода является объективность. Рекомендательное письмо – это краткая презентация соискателя вакансии перед потенциальным работодателем от имени третьего лица, как правило, представляющего организацию (предприятие, учреждение), в котором работал или учился рекомендуемый (рекомендуемая). При этом принято различать благожелательные, нейтральные и негативные рекомендательные письма. Особенности оформления, структуры, содержания и стилистики рекомендательных писем во многом предопределяются поводом для их подготовки. Следует знать: рекомендации могут предоставляться как временным, так и постоянным работникам в краткой или развернутой форме. Стандартный порядок подготовки рекомендательного письма предполагает: - общую оценку рекомендуемого (благожелательную, нейтральную или негативную); - обоснование рекомендации (в виде описания важнейших профессиональных и личных качеств рекомендуемого работника); - заключительный вывод (необходим для развернутых рекомендательных писем). В конце послания, как правило, содержится ссылка на прочие рекомендации, которые могут или прилагаться непосредственно к письму, или высылаться по соответствующему запросу. Анализируя рекомендательные письма, кадровые службы обращают внимание: на правильность составления и оформления; характеристику работника; 40 оформление подписи и уровень должностного лица, подписавшего документ; дату письма (срок давности). Оформление документа производится на соответствующем бланке. На бланке письма должны быть указаны следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные (почтовый и телеграфный адреса, справочный телефон и др.); дата и номер письма; регистрационный номер и дата входящего письма; заголовок к тексту; адресат. Наличие регистрационного номера и даты придает письму официальность, юридическую силу. По этим реквизитам при желании можно проверить факт выдачи организацией рекомендательного письма. Регистрационный номер и дата – обязательные элементы этого документа. Структура рекомендательного письма в целом соответствует типовой структуре делового письма и, как правило, включает: обращение; вводную часть; Обоснование; заключение (в том числе заключительную формулу вежливости). Рекомендательное письмо также может иметь приложения. Особенности оформления и содержания рекомендательного письма √ В рекомендательных письмах уместнее использовать форму изложения от первого лица множественного числа: «с удовольствием рекомендуем…», «представляем рекомендации…». Возможно использование и формы изложения от третьего лица единственного числа: «компания рекомендует…», «фирма представляет рекомендации…». 41 √ В рекомендательных письмах не желательны рассуждения, лишние детали или общие места, так как это влияет на понимание основного смысла. Также не следует придавать письму личностный характер, прибегать к оборотам вычурной вежливости: «с огромной благодарностью…», «с глубоким почтением…». √ Тон письма должен быть нейтральным. Нейтральность стилю придает использование деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений: «Учитывая деловые качества…», «Считая принципиально важным…», «Оценивая практический вклад…». √ Уровень подписания является существенным фактором, влияющим на значимость рекомендательного письма. Поэтому желательно, чтобы письмо подписал один из первых руководителей организации. √ Если письмо адресовано в конкретную фирму, то справа над текстом должен быть оформленный реквизит «Адресат». √ При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например: Генеральному директору ЗАО «Звезда» Н.Д. Федорову В этом случае письмо должно начинаться с формулы вежливого обращения, а в конце текста следует заключение, при этом они должны соответствовать друг другу. Например: Уважаемый Николай Дмитриевич! √ Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается с начала абзаца. Например: …С уважением, начальник управления… √ Если не известно, в какие организации обратится рекомендуемый работник, письма не содержат конкретного адресата и обращения. √ Реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию автора рекомендации. 42 Рекомендательное письмо (рекомендация) Образец ОАО «Автокраны» 153000, г. Иваново, ул. Некрасова, д. 61 тел. 24-82-63, тел/факс 547-78-04 06.03.10 № 76/02 На № ________ от _____________ С большим удовольствием рекомендуем Вам Фролова Олега Михайловича. Олег Михайлович проработал в нашей фирме в должности инженера-энергетика около двух лет, с должностными обязанностями справляется блестяще. К работе относится ответственно, серьезно, проявил себя как прекрасный организатор, с подчиненными строг, справедлив и доброжелателен, никогда не допускает ошибок в работе. О.М.Фролова отличает стремление к постоянному профессиональному росту, пополнение профессиональных знаний, совершенствование собственных профессиональных разработок. Придя в нашу фирму с минимальной профессиональной подготовкой и опытом работы, О.М. Фролов за период работы в фирме прошел путь от мастера цеха до должности инженера-энергетика. Отмечая практические навыки, деловые и личные качества Олега Михайловича, уверены, что Ваша фирма приобретает в его лице настоящего профессионала. Генеральный директор Подпись В.И. Малахов 43 Задания Задание 1. Исправьте ошибки, допущенные в требованиях к написанию делового письма. Не должно быть Должно быть бесполезным посвящено достижению конкретной цели тщательно продуманным неподготовленным написано с ошибками не содержать ошибок покровительственным по тону дружественным по тону неряшливым изящно оформленным точно адресованным неверно адресованным нудным энергичным неверно структурированным четко структурированным предельно кратким многословным запутанным ясным незавершенным по смыслу завершено логичным выводом тактичным грубым Задание 2. Определите, к какому виду деловых писем можно отнести приведенные ниже языковые формулы (речевые клише). 1) Это даѐт нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд… 2) В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку… 3) Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар… 4) Доводим до Вашего сведения... 5) ЧП "Полюс"... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение... 6) Надеемся получить ответ в ближайшее время... 7) Предлагаем Вам отгрузить на указанных ниже условиях… 44 Задание 3.Найдите ошибки в содержании и в оформлении данного сопроводительного письма. Уважаемые господа! Меня заинтересовало ваше предложение о предоставлении работы. Прошу вас изучить мои документы и решить, могу ли я быть вам полезен. Я отличаюсь динамичным и самостоятельным мышлением и ответственным отношением к работе, могу руководить людьми. Английский язык проходил в курсе общеобразовательной школы. Рекомендуя себя на вакантную должность на вашей фирме, я с большой заинтересованностью ожидаю положительного ответа и назначения вами сроков встречи. Я буду звонить вам в понедельник, чтобы узнать, когда эта встреча состоится. Заранее благодарю, Смирнов Валерий Павлович Задание 4. Вас включили в число соискателей на должность инженера в энергетическую компанию.Напишите письмо с подтверждением принятия приглашения на собеседование. Задание 5. Найдите ошибки в содержании и в оформлении данного сопроводительного письма. Уважаемые господа! Меня заинтересовало ваше предложение о предоставлении работы. Прошу вас изучить мои документы и решить, могу ли я быть вам полезен. Я отличаюсь динамичным и самостоятельным мышлением и ответственным отношением к работе, могу руководить людьми. Английский язык проходил в курсе общеобразовательной школы. Рекомендуя себя на вакантную должность на вашей фирме, я с большой заинтересованностью ожидаю положительного ответа и назначения вами сроков встречи. Я буду звонить вам в понедельник, чтобы узнать, когда эта встреча состоится. Заранее благодарю, Смирнов Валерий Павлович 45 Задание 6. Исправьте ошибки в данном письме. Назовите вид данного делового письма. Уважаемый Иван Иванович, Спасибо, что сообщили нам, что ваш [товар] работает не совсем правильно. Это, должно быть, разочаровало вас, учитывая то, что вы купили [товар] всего неделю назад. Мы приносим извинения за любые неудобства. Пожалуйста, принесите дефектный товар в магазин и выберите новый бесплатно. С уважением, Семен Петров Задание 7. Проанализируйте данное деловое письмо. К какому типу деловых писем оно относится? Соответствует ли оно правилам составления деловых писем? Обоснуйте свой ответ. Задание 8. Составьте следующую таблицу: в первую колонку занесите сходства в написании и содержании рекомендательных и сопроводительных писем, а во вторую – различия. Задание 9. Напишите рекомендательное письмо на своего однокурсника в какую-либо производственную компанию, фирму. |