1модуль Українська мова державна мова в Україні. Державна мова і мова національних меншин
 Скачать 249 Kb.
|
|
12 Документи з кадрово-контрактних питань. Характеристика Характери́стика — документ, який містить відомості про ділові якості працівника й відгуки про його службу, суспільну діяльність. Власник може вимагати службову характеристику тільки у випадках, передбачених законодавством. Реквізити : Назва виду документа. • Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада;при потребі — місце проживання).• Текст, який містить такі відомості: — трудова діяльність працівника;— ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни; — моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);— висновки; — призначення характеристики (при потребі).• Дата складання.• Підпис керівника установи (при потребі — інших відповідальних осіб).• Печатка. Оформлення Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Основні реквізити характеристики: 1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика. 2. Рік народження, освіта. 3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі. 4. Дата складання. 5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику 13. Документи з кадрово-контрактних питань. Особовий листок Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо. Особо́вий листо́к з о́бліку ка́дрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі у певному конкурсі. В ньому обов'язково зазначаються: •. Назва документа.2. Прізвище, ім'я, по батькові.3. Дата й місце народження. •4. Відомості про освіту.• 5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.• 6. Якими мовами володіє.• 7. Трудова діяльність.• 8. Державні нагороди.• 9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.• 10. Відомості про родину.• 11. Паспортні дані.• 12. Домашня адреса.• 13. Особистий підпис.• 14. Дата заповнення документа.Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково наклеює фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа). Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, 14. Довідково-інформаційні документи. Звіт Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Звіт Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові — на звичайному папері за встановленим зразком. Реквізити:1. Штамп установи.2. Назва виду документа.3. Заголовок (указується установа, напрямок діяльності, звітний період).4. Текст, який має такі частини:— вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);— основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);— висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.6. Дата складання.7. Печатка. Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться. 15. Довідково-інформаційні документи. Довідка Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Довідка — це документ, який містить опис та підтвер¬дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій. Довідки діляться на дві групи: - особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи; - службові - містять інформацію про факти й події службового характеру. Довідки також можуть бути: - зовнішніми – укладаються для подання в інші ус¬танови; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою; - внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою. Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках. Реквізити довідки: 1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).2. Назва документа.3. Дата.4. Місце укладання документа.5. Заголовок до тексту.6. Текст.7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.8. Печатка. 16. Довідково-інформаційні документи. Оголошення Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи замі-щенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх надання. В оголошенні потрібно вказувати: – хто і про що повідомляє, – дату, – місце події. Оголошення за формою поділяються на писані, друковані (у га-зетах, часописах, на окремих аркушах), мальовані. До оголошень можна віднести афіші, що рекламують вистави, кінофільми тощо. Для того, щоб оголошення краще сприймалося, потрібно подба-ти про його оформлення: подумати, які слова написати більшими, а які – меншими літерами, вдало дібрати кольори. Якщо оголошення має звучати по радіо чи телебаченню, – обу-мовити час його озвучення, подбати про оригінальність тексту. Розрізняють оголошення: 1) від приватних осіб; 2) від окремих організацій, підприємств, державних установ, на-вчальних закладів. 17.Довідково інформаційні документи акт.Види та основні вимоги до офлрмлення склад реквізитів Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою. Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків та ін. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Текст акта містить висновки з фіксованих фактів та пропозиції. В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали. Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами. Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений. Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів. Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті. В актах проставляють дату заактування факту чи події. Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної. Вступна частина будується за такою схемою: Складено комісією...; Присутні... Якщо акт складено комісією, то замість слова "Присутні" друкують: "Голова комісії", потім - "Члени комісії", зазначають їхні посади, прізвища та ініціали. У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій - підшивають у справу Реквізити акта: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження (у разі потреби), заголовок до тексту, підстава (оформляють за зразком реквізиту 22), текст, позначка про наявність додатка, підпис. Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. 18.Довідково інформаційні документи Пояснювальна записка.Види та основні вимоги до офлрмлення склад реквізитів Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо. У залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи: o Записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. o Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки. Викладення тексту може бути прямим, тобто коли він містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків. Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.. 19. Довідково-інформаційні документи. План роботи План роботи - це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого ви¬конання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відпові¬дальних за кожний пункт плану). Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, таблиці, схеми тощо. Розрізняють такі групи планів: річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні; декадні; тижневі; добові. Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану: 1. Ґриф затвердження.2. Назва документа.3. Назва установи чи структурного підрозділу.4. Термін, на який укладено план.5. Порядковий номер.6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).7.Зміст роботи.8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (про¬ведення) роботи. Службові плани робіт підписують посадові особи, які від¬повідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником. 20Довідково-інформаційні документи. Протокол. Витяг з протоколу Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах (Додаток 13). Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо. Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання. Протоколи бувають трьох видів: ¨ короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення; ¨ повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів; ¨ стенографічні – весь хід засідання записують дослівно. Реквізити протоколу: - назва виду документа (ПРОТОКОЛ);- дата засідання;- індекс (номер);- місце засідання;- гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);- заголовок до тексту;- вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);- текст;- особистий підпис голови;- особистий підпис секретаря. Реквізити витягу: 1. Назва й номер документа. 2. Назва колегіального органу, засідання, наради. 3. Дата. 4. Питання порядку денного. 5. Текст з цього питання. 6. Підписи голови й секретаря У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень. Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи. 21. Довідково-інформаційні документи Доповідна записка ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача Реквізити доповідної записки (на загальному бланку): – адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи; – назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);– дата;– номер документа;– місце складання;– заголовок до тексту;– текст;– додаток, підстава;– підпис. Залежно від змісту доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Доповідні записки бувають двох видів: а) внутрішніми; б) зовнішніми. Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач. Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства. Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років. Порядок оформлення тексту доповідної записки: ¨ у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки; ¨ друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами. 22. Особисті офіційні документи .Доручення .(особисте загальне разове) Особисті офіційні документи - це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі при отриманні документів, грошей, речей тощо, закріплюють перед державою, установою чи просто особою. Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані в дорученні дії. Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу. Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути: - разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей; - спеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо); - генеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння рухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо). Доручення складається з таких реквізитів: 1.Назва документа. 2. Текст. 3. Дата. 4. Підпис довірителя. 5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка засвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи проживання довірителя або в нотаріальній конторі. Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані: 1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). 2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу. 3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження. 4. Термін дії доручення. Текст генерального (спеціального) доручення складається з таких частин: 1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (літерами й без скорочень). 2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя. 3. Домашня адреса довірителя (адреса установи). 4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані документа, що посвідчує особу, якій видається доручення. 5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження. 6. Термін дії доручення (словами). |