1модуль Українська мова державна мова в Україні. Державна мова і мова національних меншин
 Скачать 249 Kb.
|
|
4. Норми дотримання і порядок розміщення основних реквізитів (реквізити „дата”, „адресат”, „адресант”, „назва документа”, „підпис”). Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів (реквізитів) документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Приклад: 15.01.2001 Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число. Приклад: 2001.01.15 У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному. Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар. У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник". Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено. Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають. 5. Організаційні документи. Положення, статут, інструкція, правила. (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів). Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств. Положення є типові та індивідуальні. Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій. Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації. Положення може мати такі реквізити:- герб; - назва відомства; - назва організації; - гриф затвердження; - назва виду документа; - дата (дата затвердження); - індекс; - місце видання; - заголовок; - текст; - підпис; - позначки про погодження. Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата необумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення. Статути– це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище. Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового. Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню. Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом. Реквізити статуту:– назва підприємства, установи, товариства;– гриф затвердження;– позначка про реєстрацію.– назва виду документа;– місце складання (видання), рік;– текст;– підпис;– позначки про погодження. Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін. Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи: – інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями; – посадові інструкції. Реквізити інструкції: - назва виду документа; дата, індекс, місце складання чи видання; - гриф затвердження; - заголовок до тексту; - текст;- підпис; - позначки про погодження. Правила - це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб. Дотримання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів. Правила мають такі реквізити:1) гриф затвердження;2) назва виду документа;3) заголовок (короткий виклад призначення правил);4) текст.5) підпис особи, що відповідає за складання правил. 6. Розпорядчі документи. Розпорядження (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів). Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здій-снюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві. Підставами для створення розпорядчих документів служать: - закони Верховної Ради України, - укази Президента України; - постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України; - вказівки вищестоящих організацій, органів державної влади і управління; - діяльність органів управління, яка передбачена нормативни-ми актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.; - інші підстави, що викликають потребу у правовому регулю-ванні роботи апарату управління. До розпорядчіх документiв належать:1. Наказ.2. Постанова.3. Ухвала.4. Розпорядження.5. Вказівка. Розпорядження — це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження. Документ має обмежений термін дії, стосується вузького кола організацій, посадових осіб чи громадян. Деякі розпорядження загального характеру мають тривалий термін дії. Є обов’язковим для всіх кому він адресований.Розпорядження висвітлюють часткові, конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи. Слова пропоную, вимагаю, доручаю, дозволяю, забезпечити, зобов’язати у тексті пишуть (набирають) великими літерами. Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова «Наказую» вживаються слова «Вимагаю», «Доручаю», «Пропоную», «Забезпечити» тощо. Реквізити розпоряджень:1) Герб України;2) назва органу управління, що видає розпорядження;3) назва виду документа (розпорядження);4) заголовок;5) дата або дата й номер;6) місце видання;7) текст;8) підпис відповідальної особи. 7. Розпорядчі документи.Наказ(визначення, види то осн. вимоги до оформлення, склад реквізитів) Організаційно-розпорядчий документ - Вид письмового документа, у якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів і посадових осіб. До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен¬ції, обов’язковий для виконання підлеглими. Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил. Накази бувають індивідуальними й нормативними: Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо). Нормативні накази — це безособові накази, які регла¬ментують трудову діяльність усього трудового колек¬тиву чи його частини (правила внутрішнього трудово¬го розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо). Розрізняють два види наказів: — за особовим складом; — з питань основної діяльності. Накази щодо особового складу (це, як правило, індиві¬дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо). Накази з питань основної діяльності (нормативні на¬кази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо вико¬нання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо). Накази складаються з таких реквізитів: 1. Повна назва установи, де видається наказ.2. Назва документа.3. Дата.4. Номер.5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).6. Текст.7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі¬звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини. 8.Документи з кадрово-контрактних питань.Автобіографія (визначення, види то осн. вимоги до оформлення, склад реквізитів) Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо. Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності. Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути: - автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі); - автобіографією-документом (точно викладаються основні факти). Автобіографія складається з таких реквізитів:1. Назва документа.2.Текст.3. Дата.4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію. Основними складовими частинами тексту автобіографії є: 1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).2.Число, місяць, рік і місце народження.3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).7. Склад родини і стан сім’ї.8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону. 9. Документи з кадрово-контрактних питань. РЕЗЮМе( визначення, види то осн. вимоги до оформлення, склад реквізитів) Документи з кадрово-контрактових питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо. Резюме — документ, в якому особа в стислій формі повідомляє основні відомості про себе з метою участі в конкурсі на заміщення вакантної посади. Надсилається в установу, яка оголосила конкурс, поштою або факсом; виготовляється, як правило, з використанням персонального комп’ютера в максимально доступній для зорового сприйняття формі (використання різних шрифтів, підкреслень тощо). Обсяг резюме – більше однієї сторінки тексту. Резюме аналізується, як правило, без участі кандидатів, з метою попереднього їх відбору, тому воно має давати максимально повне уявлення про кандидата і його відповідність оголошеній вакансії та бути при цьому точним, лаконічним, насиченим фактичною інформацією. Резюме складається з таких реквізитів:1.Назва документа.2. Текст.3. Дата.4.Підпис. Текст документа містить такі дані:1. Ім’я, прізвище, по батькові (повністю, у називному відмінку).2. Дата й місце народження (відповідно до паспортних даних).3.Домашня адреса, телефон.4. Родинний стан.5. Освіта (заклади освіти, підготовка, перепідготовка, курси тощо).6. Науковий ступінь, учене звання (якщо є).7. Трудова діяльність, досвід роботи (окремо — за спеціальністю, на яку претендує кандидат).8. Додаткові дані (особисті якості, знання, навички, суміжні спеціальності — усе те, що може дати більш точні уявлення про позитивні якості кандидата). 10 Документи з кадрово-контрактних питань.Заяви Заява — документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. Заяви бувають: -зовнішні: -особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих); -службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами. -внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги. Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності: адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява); Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява). адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою); Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою); назва виду документа; Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням. • підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву. дата; підпис. Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо 11. Документи з кадрово-контрактних питань. Контракт. Контра́кт — письмова угода, договір, за яким сторони, що його уклали, мають взаємні зобов'язання. • Біржовий контракт — договір між сторонами відносно виконання угоди на поставку біржового товару проти його оплати. • Валютний контракт — угода (договір) про обмін на встановлену дату однієї валюти на іншу за встановленим заздалегідь курсом. • Контракт на вивчення — контракт на попередню розробку проекту. • Контракт "під ключ" — контракт, який передбачає зведення і введення в експлуатацію повністю готового об'єкта контрагентом замовника, який взяв на себе роботи зі здачі об'єкта. • Простий компенсаційний контракт — контракт, який передбачає взаємну поставку товарів за узгодженими між сторонами цінами на рівну вартість. • Строковий контракт — стандартний контракт, в якому вказаний термін (час) виконання в майбутньому. • Трудовий контракт — письмова угода, яка визначає організаційні, економічні та правові стосунки між роботодавцем і працівником. • Шлюбний контракт Реквізити контракту:Назва виду документу із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків, на управління підприємством)Дата й місце підписанняОрган, що наймає працівникаПосада, прізвище, ім’я, по батькові того, кого наймаютьТекстПідписи сторін – укладачів контрактуПечатка. Що засвідчує підпис наймача.Структура тексту:Загальні положенняФункції та обов’язки керівника (фахівця)Компетенція і права керівника (фахівця) Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівцяВідповідальність сторін, вирішення спорів.Зміна і розірвання контрактуАдреси сторін та інші відомості Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту |