58305 2018 система менеджмента проектной деятельности проектный офис
 Скачать 198.94 Kb.
|
|
Часть решений по утверждению и отклонению идей и проектов, выделению финансовых и челове ческих ресурсов может приниматься проектным офисом самостоятельно в случае, если ему переданы соответствующие полномочия. Делегирование полномочий проектному офису по управлению выделенными компонентами ПД и (или) прин ятие отдельн ых решений по ним может сни зить трудозатраты высшего руководства и повы сить скорость принятия решений. 4.3.5 Централизованное выполнение проектных функций Проектному офису могут быть переданы полностью или частично определенные функции, полно мочия и (или) задачи с целью централизации их выполнения. Для этой цели проектный офис в том числе может выступать е качестве ресурсного центра про ектных специалистов. Централизованное назначение таких специалистов в проекты может снизить не эффективную загрузку участников ПД. обеспечить должное качество и унифицировать выполнение от дельных процессов проектной деятельности. 4.3.6 Создание комфортной среды для участников проектной деятельности Создание комфортной среды для участников проектной деятельности предполагает создание ус ловий. мотивирующих к участию в ней и (и ли) делающих такое участие максимально удобным, а также условий для: - признания вклада и заслуг: - укрепления репутации и профессионального авторитета: 4 ГОСТ Р 58305—2018 - создания физически комфортных условий работы — помещение, рабочее место, оборудование ит.д.; • возможностей для проявления творч еской инициативы и выбора способов организации работы команды проекта: • дополнительного материального и нематериального стимулирования: • создания условий для профессионального и карьерного роста: • формирования культуры сотрудничества и постоянного совершенствования: . решения творческих задач. Решение данн ой задачи позволяет обеспечить в овлеченность и мотивацию участников проектной деятельности, а также способствует принятию ответственности за достижение целей и получение ре зультатов проектной деятельности. 4.3.7 Оптимизация выполнения процессов проектной деятельности Оптимизация выполнения процессов проектной деятельности предполагает: - устранение дублирующих, избыточных процессов; . разработку организационных решений по ПД. в том числе с использованием аутсорсинга; • автоматизацию с помощью информационных систем; - интеграцию с иными процессами, осуществляемыми в организации. Решение данной задачи позволяет организации с меньшими затратами ресурсов или более ка чественно (чем без участия проектного офиса) выполнять отдельные функции, реализовывать полно мочия и решать задачи в рамках проектной деятел ьности, снижать риски, связанные с некачественным выполнением процессов. 5 Деятельность проектного офиса в организации 5.1 Система проектных офисов в организации Проектные офисы в организации могут решать различные управленческие задачи, работать на временной и постоянной основе. В крупных организациях может выстраиваться отдельная система проектных офисов, разделенных по функциональным областям, отвечающих за различные компоненты ПД и имеющих разную подчиненность. Один из проектных офисов организации может быть наделен полномочиями по управлению другими проектными офисами. Подчинение может быть полным, по всем аспектам деятельности, а может быть только методологическим. 5.2 Профиль проектного офиса Рамки деятельности проектного офиса в конкретной организации определяются комбинацией долгосрочных решений по его ключевым характеристикам. Совокупность таких решений определяет профиль проектного офиса. К характеристикам проектного офиса, задающим его профиль, относятся: 1) решаемые задачи; 2) связь со стратегией; 3) охват объектов управления; 4) охват обеспечивающих элементов СМПД. 5) организационный охват; 6) функции проектного офиса: 7) географическая распределенность; 8) использование аутсорсинга. Решения по перечисленным выше характеристикам должны быть приняты руководителями выс шего звена организации при создании проектного офиса. Организация работы, оргструктура и ресурс ное обеспечение проектного офиса должны строиться в зависимости от принятых решений. 8се при нятые решения должны быть зафиксированы в документах нормативного и методического обеспечения системы менеджмента проектной деятельности организации. 5.3 Описание характеристик профиля проектного офиса 5.3.1 Решаемые задачи Должно быть принято решение, какие из перечисленных в разделе 4.3 задачи, наряду с допол нительными задачами, определяемыми спецификой организации, будут поставлены перед проектным офисом. 5 ГОСТ Р 58305—2018 5.3.2 Связь со стратегией Проектный офис может создаваться в том числе для реализации стратегических планов, при этом в отдельных случаях он может быть ответственным или частично вовлеченным в разработку долгосроч ных стратегических планов организации на разных уровнях, включая: - разработку и обновление стратегии организации: • разработку и обновление инвестиционной стратегии организации: - разработку и обновление одной из функциональных стратегий организации (ИТ. кадры и т. д.). 5.3.3 Охват объектов управления Если проектный офис отвечает за проектную деятельность в организации/лодраэделении. он формируется как постоянная структурная единица в организационной структуре. При этом возможны ситуации, когда проектный офис формируется на временной основе и после решения запланирован ных задач расформировывается. Тако й временный проектный офис может быть организован для выде ленного проекта, программы или портфеля проектов. Таким образом, проектный офис может отвечать за управление: - одним или несколькими портфелями проектов; - одной или несколькими программами проектов; - одним или несколькими отдельными проектами. 5.3.4 Охват обеспечивающих элементов СМПД Система менеджмента проектной деятельности включает следующие основные элементы: • организационные структуры системы менеджмента проектной деятельности; - процессы менеджмента проектной деятельности: - персонал, принимающий участие в проектной деятельности. Основные элементы обязательно должны присутствовать в любой системе менеджмента п роект ной деятельности, определяя принципиальную возможность функционирования системы в целом. Про ектный офис, отвечающий за проектную деятельность в организации, в обязательном порядке отвечает за поддержку функционирования основных элементов СМПД. К обеспечивающим элементам системы менеджмента проектной деятельности относятся: - система обеспечения компетентности персонала: - система проектной мотивации персонала; • информационная система управления проектной деятельностью. Должны быть приняты решения о вовлеченности и степени ответствен ности проектного офиса за обеспечивающие элементы СМПД. 5.3.5 Организационный охват В зависимости от охвата компонентов ПД проектный офис может обеспечивать деятельность на нескольких уровнях: 1) несколько независимых друг от друга взаимодействующих организаций; 2) группа взаимозависимых организаций (корпорация): 3) отдельный блок/дивизион организации; 4) отдельное структурное подразделение организации. Должны быть приняты решения о функциях, полномочиях и ответственности проектного офиса при взаимодействии с вовлеченными в проектную деятельность организациями и подразделениями. В случае если взаимодействие происходит на уровне отдельных организаций, необходимо, чтобы роль проектного офиса была зафиксирована в юридически значимых документах (соглашение, меморандум, договор и т. д.). 8 случае если взаимодействие происходит на уровне подразделений организации, роль проектного офиса должна быть зафиксирована в локальных нормативных актах организации. 5.3.6 Функции проектного офиса Описание функций проектного офиса дано в 5.4. 5.3.7 Географическая распределенность С точки зрения упрощения и улучшения качества коммуникаций рекомендуется избегать террито риальной распределенности сотрудников проектного офиса. Рекомендуется размещать команду про ектного офиса в одном помещении, на одном этаже, в одном здании и т. д. Тем не менее в отдельных случаях, в зависимости от особенностей системы менеджмента в орга низации и особенностей компонентов ПД. сотрудники проектного офиса могут быть географически рас- 6 ГОСТ Р 58305—2018 пределены. В этом случае должны быть использованы специализированные методики и инструменты для обеспечения эффективности коммуникаций внутри проектного офиса и с внешними эаинтвресо- ванными сторонами. 5.3.8 Использование аутсорсинга В отдельных случаях организации могут привлекать для создания и обеспечения работы про ектных офисов внешних специалистов по аутсорсинговой модели. Такая модель работы проектных специалистов может существенно отразиться на формате выполняемых проектным офисом функций, на распределении полномочий и ответственности в проектном офисе. С точки зрения используемой модели аутсорсинга различают следующие типы проектных офисов: • аутсорсинговый проектный офис — проектный офис, полностью сформированный из специали стов, работающих по аутсорсинговой модели; - частично аутсорсинговый проектный офис — проектный офис, для выполнения отдельных функций которого привлечены внешние специалисты: - внутренний проектный офис — проектный офис, полностью укомплектованный персоналом ор ганизации. 5.4 Функции проектного офиса 5.4.1 Функции проектного офиса — набор типовых действий, регулярно выполняемых проектным офисом для достижения поставленных перед ним целей и решения задач, удовлетворения требований заинтересованных сторон. 5.4.2 Функции, выполнение которых обеспечи вает и (или) поддерживает проектный офис, делят ся на следующие группы: • управление идеями, предложениями и технико-экономическими обоснованиями; - управление целевыми и контрольными показателями; - отчетность и информирование заинтересованных сторон; - планирование и организация работы органов управления проектной деятельностью (например, управляющие комитеты, проектные комитеты): - популяризация проектной деятельности и развитие проектной культуры; - управление финансами; - управление закупками и контрактами; - управление рисками и проблемами. • управление сроками: - управление ресурсами (человеческими, материальными); • развитие персонала и команд, кадровое обеспечение компонентов ПД; • развитие и администрирование системы стимулирования участников компонентов ПД; - управление информацией и знаниями: • управление требованиями и качеством (продуктов компонентов ПД); • управление задачами и поручениями. - координация изменений в компонентах ПД; • развитие проектной деятельности; • организация внедрения и сопровождения информационной системы управления проектами (ИСУП); > методологическое обеспечение проектной деятельности: • управление компонентами ПД. Примеры функций для каждой из указанных групп представлены в приложении А. 5.4.3 При выполнении каждой из функций проектный офис может выполнять следующие роли: - методологическую — проектный офис отвечает за разработку, внедрение и совершенствова ние процессов, методов и инструментов, связанных с выполнением функции, консультирование участ ников проектной деятельности по их применению: - экспертную — связана с формированием проектным офисом рекомендаций участникам про ектной деятельности и поддержкой принятия ими решений при выполнении функции; - управленческую — предполагает принятие проектным офисом решений в рамках имеющихся у него полномочий при выполнении функции: - поддерживающую (административную) — включает: а) поддержку выполнения вышеуказанных функций; 7 ГОСТ Р 58305—2018 б) администрирование необходимых инструментов проектного управления, например. ИСУП; в) организацию их выполнения, например, подготовку совещаний органов управления проектной деятельностью. Примечание — Поддерживающая роль не подразумевает самостоятельного принятия решений без ру ководителя компонента ПД, а только сбор, подготовку, хранение и распределение информации, а также выполне ние отдельных видов работ: - контролирующую — связана с мониторингом и контролем со стороны проектного офиса вы полнения участниками проектной деятельности функции, выработкой проектным офисом корректирую щих мероприятий и отслеживанием их выполнения. 5.4.4 Перечень и характеристики функций проектного офиса зависят от компонентов ПД. в от ношении которых они выполняются. При этом часть функций применима только к определенным ком понентам ПД. Например, функция по управлению идеями, предложениями и технико-экономическими обоснованиями выполняется только для таких компонентов ПД. как «портфель проектов» и «програм ма». для компонента ПД «проект» выполнение такой функции не предусмотрено. Таким образом, наименование и содержание отдельной функции проектного офиса определяют с учетом комбинации следующих факторов: > отнесение функции к одной иэ указанных выше групп функций: - вид компонента ПД (портфель, программа и проект), е отношении которого предполагается вы полнение функции; « роль проектного офиса при ее выполнении. Конкретный перечень, наименование и характеристики функций определяют для каждого проект ного офиса индиви дуально, исходя из целей и задач его деятельности, типа проектного офиса, с учетом потребностей участников (преимущественно руководства организации) проектной деятельности. Также при определении функций проектного офиса учитывают необходимость и (или) возможность их центра лизации в проектном офисе либо распределения между проектным офисом и иными по дразделениями организации (например, с подразделениями, занимающимися вопросами экономики и финансов, заку пок. кадров , информац ионных технологий), участниками проектной деятел ьности (например, руководи телями. администраторами проектов). 5.4.5 Закрепление функций за проектным офисом, иными подразделениями и (или) участника ми проектной деятельности следует согласовать и оформить документально. Необходимо также со гласовать механизмы взаимодействия между указанными лицами при выполнении функций. Вместе с функциями должны быть переданы полномочия, обеспечивающие возможность их выполнения, а также необходимые для их выполнения ресурсы. 5.4.6 Функции проектного офиса могут быть полностью или частично переданы на аутсорсинг (внешнему поставщику). Отдельные функции или группы функций проектного офиса влияют на эффективность и непре рывность проектной деятельности организации, связь с ее стратегией, принятие обоснованных реше ний по компонентам ПД. В связи с этим передача на полный аутсорсинг отдельных функций или их групп не рекомендуется. К таким функциям относятся: а) принятие решений по выбору компонентов ПД к реализации: б) утверждение целевых и контрольных показателей компонентов ПД: в) согласование итоговых версий нормативно-методических документов; г) выбор инструментов управления, в т. ч. ИСУП: д) взаимодействие с ключевыми заинтересованными сторонами: е) функции, выполнение которых связано с возникновением конфликта интересов компании по ставщика (например, в процессе выполнения функций внешним поставщиком он получает доступ к закупочной и финансовой информации, занимается организацией конкурсных процедур, что может по влиять на результаты выбора поставщика продуктов и услуг данной организации) и (или) доступом к информации, относящейся к служебной, коммерческой тайне и т. п. 5.5 Сервисная модель проектного офиса 5.5.1 Проектный офис может работать по сервисной модели, выполняя функции проектного офи са как сервис. Сервис проектного офиса — способ предоставления значимой, завершенной и измеряемой по лезности для участника проектной деятельности е рамках формализованного, измеряемого и контро 8 ГОСТ Р 58305—2018 лируемого процесса с целью поддержки процессов управления компонентом ПД. Сервис, как правило, направлен на потребителя сервиса (участника проектной деятельности). 8 случае реализации сервисной модели: - работу проектного офиса должны оценивать потребители сервисов; • сервисная модель проектного офиса фиксируется соглашением об уровне предоставления сер |