58305 2018 система менеджмента проектной деятельности проектный офис
 Скачать 198.94 Kb.
|
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ I НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСТР 58305— 2018 СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Проектный офис Издание официальное Мима Стждцлтфея* ГОСТ Р 58305—2018 Предисловие 1 РАЗРАБОТАН АНО «Центр оценки и развития проектного управления» совместно с ООО «НИИ экономики связи и информатики «Интерэкомс» (ООО «НИИ «Интерэкомс»}, Аналитиче ским центром при Правительстве Российской Федерации. Ассоциацией специалистов и организаций в области управления проектами «Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ». ЗАО «Проектная ПРАКТИКА», привлеченными экспертами 2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 «Стратегический и инновационный менеджмент» 3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 декабря 2018 г. No 1101-ст 4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N9 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации». Информация об из менениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в ин формационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru) © Стандартинформ. оформление. 2018 Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и рас пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническо му регулированию и метрологии II ГОСТ Р 58305—2018 Содержание 1 Область применения......................................................................................................................... ...................... 1 2 Нормативные ссылки................................................................................................................. ............................ 1 3 Термины и определения................................................................................................................... ...................... 2 4 Роль проектного офиса е системе менеджмента проектной деятельности организации......................... 2 5 Деятельность проектного офиса е организации............................................................................................ 5 6 Типы проектных офисов................................................................................................................ ......................... 9 Приложение А {справочное} Пример детализации функций проектного офиса.............................................. 14 Приложение Б {справочное} Пример описания ролей сотрудников проектного офиса................................. 18 III \A V ГОСТ Р 58305—2018 НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Проектный офис Project management system. Project management office Дата введения — 2019—06—01 1 Область применения Настоящий стандарт устанавливает цели, задачи, типы и функции проектных офисов. Настоящий стандарт применяют при создании и развитии проектных офисов в организациях и ис пользуют совместно с ГОСТ Р 58184, ГОСТ Р 54869. ГОСТ Р 54871. ГОСТ Р 54870. ГОСТ Р ИСО 21500. ГОСТ РИСО 21504. Настоящий стандарт может использоваться: а) руководителями и сотрудниками организаций, которые хотят создать и развивать проектные офисы для повышения эффективности управления проектной деятельностью; б) руководителями и сотрудниками организаций, которые хотят внедрить, поддерживать и улуч шать систему менеджмента проектной деятельности; в) руководителями компонентов проектной деятельности; г) лицами, которые заинтересованы в едином понимании концепций и терминологии, используе мых при создании и развитии проектных офисов; д) лицами, которые проводят консультации и обучение по системе менеджмента проектной дея тельности. участвуют в ее оценке и развитии; е) разработчиками систем менеджмента проектной деятельности. Настоящий стандарт применим для проектных офисов любого масштаба и в любых отраслях. 2 Нормативные ссылки 8 настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: ГОСТ Р 54869 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом ГОСТ R 54870 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов ГОСТ Р 54871 Проектный менеджмент. Требования к управлению программой ГОСТ Р 58184 Система менеджмента проектной деятельности. Основные положения ГОСТ Р ИСО 21500 Руководство по проектному менеджменту ГОСТ Р ИСО 21504 Управление проектами, программами и портфелем проектов. Руководство по управлению портфелем проектов Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылоч ных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агент ства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указа телю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного ухазателя «Национальные стандарты» за текущий год- Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом ут- Издание официальное 1 ГОСТ Р 58305—2018 верждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то поло жение. в котором дана осыпка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку. 3 Термины и определения В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями: 3.1 проектный офис: Временная или постоянная организационная единица, создающая усло вия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и резуль тативности компонентов проектной деятельности. Примечание — Проектный офис не является коллегиагъным органом управления. 3.2 проектный комитет (высший координационный орган по проектной деятельности): Высший коллегиальный орган по управлению проектной деятельностью организации. 3.3 проектная деятельность: ПД: Деятельность, осуществляемая в организации в виде проек тов. ко торые мог ут объединять ся в программы и портфели проектов, и включающая, в случае необхо димости. связанные мероприятия. 3.4 профиль проектного офиса: Комбинация ключевых характеристик проектного офиса. 3.5 компоненты проектной деятельности; компоненты ПД: Проект, программа, портфель про ектов. а также связанные мероприятия, которые являются объектами управления в рамках проектной деятельности. 3.6 система менеджмента проектной деятельности: СМПД: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для постановки целей и обеспечения эффективности проектной дея тельности в организации, являющаяся частью единой системы менеджмента организации. 4 Роль проектного офиса в системе менеджмента проектной деятельности организации 4.1 В российской и международной практике для обозначения проектных офисов используются разные термины в зависимости от выполняемых функций и места в организационной структуре, такие как: корпоративный проектный офис, стратегический проектный офис, управляющий проектный офис, офис управления проектами, проектный офис, офис управления программой, офис управления порт фелем. центр управления проектами и т. д. В настоящем стандарте используется термин «проектный офис», так как он наиболее широко при меняется как в частном, так и в государственном секторах экономики РФ. При этом проектные офисы в различных организациях и условиях функционирования могут кардинально различаться. В настоящем стандарте описаны типы и функции проектных офисов. 4.2 Цель проектного офиса Цель проектного офиса — создание условий для обеспечения: а) целесообразности компонентов ПД. т. е. для: - отбора компонентов ПД. приносящих наибольшую выгоду организации и наиболее соответству ющих ее стратегии; - отмены, приостановления и з авершения (в том числе досрочного) компонентов ПД, не соответ ствующих критериям целесообразности; - сохранения их актуальности и ценности для реализации; б) эффективности проектной деятельности, т. е. для использования процессов, методик, ин струментов. практик, организационных структур, позволяющих реализовывать компоненты ПД быстрее, меньшими финансовыми и человеческими ресурсами, либо при заданных ресурсах реализовывать бо лее сложные компоненты ПД; в) результативности компонентов ПД. т. е. для их реализации в соответствии с согласованны ми параметрами, а том числе содержанием, качеством, сроками, стоимостью, установленными требо ваниями и ограничениями, с удовлетворением либо превышением ожиданий заказчиков. 2 ГОСТ Р 58305—2018 4.3 Задачи проектного офиса Задачами проектного офиса могут являться: 1) создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятельности: 2) создание и поддержка работающей системы принятия решений и координации участников про ектной деятельности: 3) организация управления знаниями и содействие формированию необходимых компетенций участников проектной деятельности; 4) управление выделенными компонентами ПД и (или) принятие отдельных решений по ним: 5) централизованное выполнение проектных функций: 6) создание комфортной среды для участников проектной деятельности: 7) оптимизация выполнения процессов проектной деятельности. 4.3.1 Создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятель ности Решение данной задачи предполагает разработку, внедрение в практику (в том числе посред ством оказания методической поддержки), контроль исполнения и корректировку правил проектной де ятельности. включающих также описание ключевых терминов, процессов, проектных ролей, функций, полномочий и ответственности органов управления проектной деятельностью. Работающая система правил позволит упростить коммуника ции между участниками, создать еди ный понятийный аппарат, избежать необходимости повторных переговоров относительно установлен ных правил и принципов, снизить транзакционные издержки, зависимость от человеческого фактора и упростить и ускорить принятие решений за счет их типизации, обеспечить фиксацию и распростране ние успешных практик. Работающая система правил подразумевает: - ее применение на практике: * постоянную адаптацию к меняющимся условиям и культуре организации: - непрерывное улучшение, в том числе на основе имеющихся успешных п рактик, обратной связи участников проектной деятельности; - снижение количества правил, которые не могут быть внедрены по объективным причинам; - согласованность с иными правилами организации, интеграцию в общую систему. Правила могут быть зафиксированы в нормативных и методических документах организации (положения, регламенты, инструкции, требования, шаблоны и т. л.). Для упрощения восприятия и применения правил необходимо дополнять обязательные требова ния рекомендациями, разъяснениями, наглядными материалами. Проектный офис должен обеспечивать методическую поддержку участников проектной деятель ности. что предполагает их консультирование, организацию методических семинаров и использование иных способов распространения и разъяснения установленных правил. 4.3.2 Создание и поддержка работающей системы принятия решений и координации участ ников проектной деятельности Решение данной задачи предполагает в том числе: • определение требований (в зависимости от уровня управления) к составу, качеству и порядку предоставления информации, к принимаемым решениям. Информация должна быть полной, объектив ной. актуальной, непротиворечивой, достоверной, детализированной до необходимой степени. Требо вания к оформлению и способы пе редачи информац ии определ яются в соответствии с потребно стями лиц. принимающих решения, и поставленными задачами: - организацию предоставления участникам проектной деятельности, принимающим решения, не обходимой и достаточной информации. К такой информации в том числе относятся: раннее предупреж дение об отклонениях, проблемах и рисках, сведения о неразрешенных проблемах и конфликтах (их эскалация), а также предлагаемые варианты решений; « координацию взаимодействия участников проектной деятельности, связанную с принятием не обходимых решений на соответствующем уровне управления: - организацию работы ор ганов управления прое ктной деятельностью, включая подготовку, согла сование. представление необходимых материалов к заседаниям: - организацию контроля исполнения принятых решений, а также принятия мер при их неисполне нии. 3 ГОСТ Р 58305—2018 Для решения данной задачи проектный офис может осуществлять ряд действий с информацией по компонентам ПД. в том числе: собирать, распространять, анализировать, проверять и (или) под тверждать соответствие требованиям, контролировать ее предоставление заинтересованным сторо нам и в установленных случаях проводить моделирование предлагаемых решений, формулировать рекомендации на основе информации, архивировать информацию для последующего использования. Организация и поддержка информационного обмена между участниками проектной деятельности предполагают создание условий для оперативного, удобного и качественного обмена (без потерь, иска жений. дублирования) информацией между участниками. Должны быть определены заинтересованные стороны, виды, средства, каналы и частота коммуникаций. Проектный офис регулярно осуществляет анализ существующих коммуникаций, в том числе на основе обратной связи от участников, собирает и готовит предложения по улучшению процесса, организует мероприятия, направленные на решение коммуникационных проблем. Проектный офис собирает и обобщает информацию, связанную с проектной деятельностью, со действует ее перераспределению между различными участниками в соответствии с их ролями и по требностями. выступает единым координационным центром процессов проектной деятельности. Эффективная система принятия решений и координации участников проектной деятельности по зволяет: - избежать и (или) снизить ущерб от несвоевременно или неправильно принятых решений либо их непринятия: - обеспечить делегирование полномочий по принятию решений и оптимальное распределение информации по уровням управления, в том числе для снижения нагрузки на руководство организации и высвобождения времени для решения стратегических задач. 4.3.3 Организация управления знаниями и содействие формированию необходимых ком петенций участников проектной деятельности Управление знаниями и формирование компетенций включает в себя целенаправленное форми рование и эффективное использование накопленных в рамках проектной деятельности знаний, опыта, лучших управленческих практик, информации о ранее возникавших рисках и проблемах, способах их решения. В рамках решения данной задачи также проводится определение требований к компетенциям проектного персонала, их оценка и развитие. Решение данной задачи позволяет постоянно улучшать качество выполнения процессов управле ния и/или снижать их стоимость, избегать дорогостоящих ошибок и неудач, добиваться лучших резуль татов при осуществлении проектной деятельности. 4.3.4 Управление выделенными компонентами ПД и (или) принятие отдельных решений по ним |