Управление проектом - Крестьянинов А.Н., Панин В.А. А. Н. Крестьянинов, В. А. Панин Управление проектом

• Название: А. Н. Крестьянинов, В. А. Панин Управление проектом
• Дата: 11.12.2022
• Размер: 0.91 Mb.
• Имя файла: Управление проектом - Крестьянинов А.Н., Панин В.А.doc
• Тип: Документы; #838961
• страница: 14 из 23

5.6. Планирование коммуникаций (информационного и программного обеспечения проекта)

Управление коммуникациями проекта, (т.е. управление взаимодействием, информационными связями) – это управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, обработки, распределения и хранения необходимой проектной информации по проекту.

К информации проекта предъявляются определенные требования. К основным из них относятся: своевременность, достоверность, адресность, удобство представления, многократность использования, возможность кодировки, высокая скорость сбора. Это решается путем использования в рамках УП современных информационных технологий.

Коммуникации проекта совместно с сопутствующей им информацией являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий всех участников проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Основными потребителями информации проекта являются:

1. 
   проект-менеджер – для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия соответствующих решений по проекту;
   
2. 
   заказчик – для осведомленности о ходе выполнения работ по проекту;
   
3. 
   поставщики – при возникновении потребности в материалах и оборудовании, необходимых для выполнения работ;
   
4. 
   проектировщики – при необходимости внесения изменений в проектную документацию;
   
5. 
   непосредственные исполнители работ на местах.
   

Планирование и управление коммуникациями включает в себя следующие подпроцессы (или работы):

1. 
   планирование системы коммуникаций, т.е. определение информационных потребностей всех участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);
   
2. 
   сбор и распределение информации, (т.е. процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участников проекта);
   
3. 
   отчетность о ходе выполнения проекта на базе обработки фактического состояния работ проекта;
   
4. 
   документирование хода работ, т.е. сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
   

Планирование коммуникаций является составной частью общего процесса разработки сводного плана проекта (см. схему процессов планирования). Оно формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта).

План коммуникаций включает:

1. 
   план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
   
2. 
   план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки;
   
3. 
   детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые термины;
   
4. 
   план ввода в действие различных видов коммуникаций.
   

Системы сбора и распределения информации включают следующие виды коммуникаций:

1. 
   внутренние (т.е. внутри команды проекта) и внешние (т.е. с руководством компании, заказчиком и т.д.);
   
2. 
   формальные (т.е. отчеты, запросы, совещания) и неформальные (например, обсуждения);
   
3. 
   письменные и устные;
   
4. 
   вертикальные и горизонтальные.
   

В проекте могут использоваться неавтоматизированные (бумажные носители, проведение совещаний) и автоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия участников проекта, такие, например, как электронная почта, системы сотовой связи, спутниковая связь, пейджинговая связь, видеосвязь.

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в соответствующих отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Отчетность о ходе выполнения работ по проекту включает:

1. 
   информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных его разделов и показателей;
   
2. 
   информацию об отклонениях от плановых показателей;
   
3. 
   прогнозирование будущего состояния проекта.
   

Документирование хода работ может включать:

1. 
   сбор и проверку окончательных данных;
   
2. 
   анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
   
3. 
   архивирование результатов с целью их дальнейшего использования, в том числе посредством современных программных средств – электронные архивы, базы данных и т.д.