03. Архивная обработка документов. Архивная обработка документов

• Название: Архивная обработка документов
• Дата: 21.04.2023
• Размер: 370.12 Kb.
• Имя файла: 03. Архивная обработка документов.docx
• Тип: Документы; #1078177
• страница: 5 из 10

Порядок формирования личных дел уволенных работников в дела:

При описании личных дел уволенных работников документы в каждом личном деле систематизируются по дате их поступления в следующей последовательности:

• 
  анкета (листок по учету кадров)
  
• 
  дополнение к анкете (к листку по учету кадров)
  
• 
  автобиография
  
• 
  копии документов об образовании
  
• 
  заявление о приеме на работу
  
• 
  копия приказа о приеме на работу
  
• 
  трудовой договор (контракт, соглашение)
  
• 
  договор о материальной ответственности, при его наличии
  

Остальные документы, входящие в личные дела, систематизируются в хронологической последовательности по мере поступления:

• 
  копии приказов по личному составу, аттестационные листы, характеристики (систематизируются в хронологической последовательности по дате поступления, независимо от вида документа)
  
• 
  заявление об увольнении
  
• 
  копия приказа об увольнении
  

На каждое личное дело формируется внутренняя опись. Далее личные дела объединяются в тома (наряды личных дел) в строгом алфавитном порядке вплоть до последней буквы фамилии (Иванов-Иванова, Петровская-Петровский).

При полном совпадении фамилий во внимание принимаются имена, а при их совпадении – отчества. По результатам формирования дел, на них также составляется внутренняя опись с указанием данных работников, документы которых вошли в состав итогового дела.

Если в делопроизводстве организации было заведено несколько личных дел на одного работника (при неоднократном поступлении и увольнении с работы), то каждое личное дело этого работника формируется отдельно и включается в опись по каждому году увольнения.

Если в личном деле работника отсутствует листок по учету кадров, который, по сути, выполняет функции титульного листа и отделяет одно личное дело в наряде от другого, следует оформлять лист-разделитель. На лист-разделитель машинописным или ручным способом наносится информация о фамилии, имени, отчестве работника. При нумерации листов в деле лист-разделитель нумеруется вместе с другими документами дела в валовом порядке.

Требования формирования трудовых договоров уволенных работников, не вошедшие в состав личных дел:

Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст.657 (в соответствии с ФЗ-125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов созданных до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет).