03. Архивная обработка документов. Архивная обработка документов

• Название: Архивная обработка документов
• Дата: 21.04.2023
• Размер: 370.12 Kb.
• Имя файла: 03. Архивная обработка документов.docx
• Тип: Документы; #1078177
• страница: 2 из 10

Основные этапы архивной обработки документов по личному составу:

1. 
   отбор (выборка) документов, подлежащих архивной обработке
   
2. 
   формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами
   
3. 
   нумерация листов в деле
   
4. 
   составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела
   
5. 
   составление описи дел, подлежащих хранению
   
6. 
   переплет (сшивка) документов
   
7. 
   оформление листа-заверителя и обложки дела
   
8. 
   подготовка Предисловия к описи
   
9. 
   подготовка Исторической справки
   

1. этап – отбор (выборка документов, подлежащих архивной обработке)

Данный этап является основным, так как от полноты и оперативности подборки всех необходимых документов зависят сроки проведения и качество архивной обработки документов. Под понятие «документы по личному составу» попадают не только кадровые документы, но и документы, формирующиеся в бухгалтерской службе (договоры ГПХ и документы по заработной плате работников).

Обращаем ваше внимание на то, что документы по личному составу обрабатываются исключительно на бумажных носителях. Если часть документов, подлежащих хранению, велась в электронном виде, их необходимо распечатать, а копии заверить подписью и печатью.

В целях сбора и архивной обработки документов рекомендуем использовать обособленные и запираемые помещения, которые позволят исключить факты перемещения документов во время архивной обработки и предотвратить несанкционируемый доступ к ним.

Для контроля полноты выборки документов рекомендуем заранее подготовить таблицу по приведенной ниже форме и фиксировать в ней факт наличия необходимых дел за каждый годовой период.

2. этап - формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами

Общие требования и рекомендации:

• 
  максимально допустимая толщина корешка итогового сформированного дела 4 см. или не более 250 листов
  
• 
  в случае отсутствия подлинников документов их можно восстановить за счет заверенных руководителем копий
  
• 
  если документы представлены не в полном объеме (отдельные документы и/или целые дела) и все пути по их поиску исчерпаны, необходимо проводить архивную обработку из имеющихся документов. При этом рекомендуется подготовить акт об утрате документов, а в предисловии к описи в обязательном порядке описать причину отсутствующих таких документов/дел
  
• 
  если архивная обработка завершена и итоговая опись составлена, но позже были обнаружены еще дела, подлежащие упорядочению, их можно добавить в ранее составленную опись литерным номером, соответственно, переделывать ранее сформированные и переплетенные дела не требуется
  
• 
  нумеруйте и переплетайте документы исключительно после того, как будете уверены, что иные документы, подлежащие хранению, больше не будут выявлены
  
• 
  в случае передачи документов на государственное хранение рекомендуем до переплета и оформления сформированных дел проект описи согласовать с государственным архивом
  
• 
  для ускорения процесса формирования дел (подбор по 3 буквам алфавита), рекомендуем предварительно распечатать на отдельном листе алфавит