03. Архивная обработка документов. Архивная обработка документов

• Название: Архивная обработка документов
• Дата: 21.04.2023
• Размер: 370.12 Kb.
• Имя файла: 03. Архивная обработка документов.docx
• Тип: Документы; #1078177
• страница: 7 из 10

Рекомендации:

• 
  при большой численности работников, с целью уменьшения количества дел, рекомендуется обрабатывать и включать в опись не лицевые счета, а расчетно- платежные ведомости по заработной плате
  

3. этап – нумерация листов в деле

После того, как формирование дел завершено, необходимо пронумеровать все листы. Листы нумеруются в верхнем правом углу с учетом ориентации размещения листов дела (альбомная, книжная) арабскими цифрами валовой нумерацией. При наличии листы внутренней описи нумеруются отдельно. Для нумерации должен использоваться исключительно черный графический карандаш. Нумерация не должна задевать текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в верхнем правом углу. Листы с полностью наклеенными документами нумеруются как один лист. Если документы приклеены к листу за один край, то каждый документ нумеруется отдельно. При обнаружении пропусков в нумерации возможно присвоение литерных номеров, например, 15а, литерный номер всегда следует за порядковым. В деле должно быть не более пяти литерных номеров. При установлении факта наличии большего количества ошибок в нумерации (количество литерных номеров) дело перенумеровывается полностью, старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.

4. этап – составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела

Внутренняя опись составляется строго после того, когда все дела сформированы, а содержащиеся в их составе страницы пронумерованы.

Внутренняя опись составляется на следующие типы дел по личному составу:

• 
  трудовые договоры уволенных работников
  
• 
  личные дела уволенных работников
  

Основные требования к оформлению внутренней описи дел:

• 
  отступы от краев текста: от верхнего и нижнего края не менее 2 см, от правого края не менее 2,5 см, от левого края не менее 1 см
  
• 
  размер шрифта – Arial 12
  
• 
  межстрочный интервал между строками описи – 6 пт
  

Пример оформления внутренней описи на дело, содержащее трудовые договоры уволенных работников, приведен ниже. Принцип составления внутренней описи на личные дела уволенных работников тот же.