03. Архивная обработка документов. Архивная обработка документов
 Скачать 370.12 Kb.
|
Порядок отображения заголовка дела в описи:Трудовые договоры с работниками, уволенными в ….. году с «…» по «…» Порядок формирования трудовых договоров в дела:Архивной обработке подлежат только трудовые договоры уволенных работников. Трудовые договоры формируются в отдельные дела (за исключением случаев, когда они входят в состав личного дела) по году увольнения работников и систематизируются в алфавитном порядке фамилий работников по первым трем буквам фамилии работника (в случае совпадения первых букв фамилий работников формирование осуществляется по последующим буквам до последней, а при полном совпадении фамилий – по именам и отчествам). Если на уволенного работника имеется несколько трудовых договоров за разные годы, они группируются вместе в хронологической последовательности и помещаются в одно дело. На дела с трудовыми договорами составляются внутренние описи. Рекомендации:в случае, если не удается установить дату увольнения работника по трудовому договору, то это возможно сделать на основании приказа по личному составу или из личной карточки работника в тех случаях, когда установить даты увольнения работников не представляется возможным, трудовые договоры можно сформировать в общем алфавитном порядке, вне зависимости от фактического года увольнения, а предполагаемые даты в заголовке следует заключить в квадратные скобки Пример: Трудовые договоры работников, уволенных в [2011-2013] году с «Або» по «Мар». при небольшом количестве трудовых договоров допустимо объединять их в одно дело за несколько лет. В таком случае они систематизируются по алфавиту фамилий работников и включаются в опись по первому в дате году Лицевые счета по заработной плате работников:Срок хранения и № статьи по перечню – 75 лет, ст.413 (в соответствии с ФЗ-125 об Архивном деле в РФ, срок хранения документов, созданных до 01.01.2003 г., – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) Порядок отображения заголовка дела в описи:Лицевые счета по заработной плате работников за …. год с… по…. Порядок формирования дел:лицевые счета формируются в пределах одного календарного года внутри года строго в алфавитном порядке по первым трем буквам фамилии работника (в случае совпадения первых букв фамилий работников, формирование осуществляется по последующим буквам до последней, а при полном совпадении фамилий – по именам и отчествам) документы, приложенные к лицевым счетам (копии приказов, справки, служебные записки), из дела изымаются если к карточке лицевого счета расчетные листы подклеиваются не за один календарный год, а за несколько, то они не подлежат расшивке, а формируются в одно дело и включаются в опись по году заведения лицевых счетов если расчетные листы подклеиваются к одному лицевому счету за весь период работы сотрудников, то лицевые счета формируются в дела по году увольнения и систематизируются в строгом алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств работников |