Безопасность систем раннего тестирования продуктов, на примере VK Testers или Apple Bug Bounty. Автоматизация делопроизводства средствами программ электронного документооборота
 Скачать 280.34 Kb.
|
ГЛАВА 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВАПонятие автоматизации делопроизводства1Автоматизация документов — это разработка систем и рабочих процессов, помогающих создавать электронные документы. К ним относятся системы на основе логики, используемые сегменты ранее существовавшего текста и/или данных для сборки нового документа. Этот процесс чаще всего встречается в окружении для составления юридических документов, контрактов и писем. Системы регистрации документов также могут быть использованы для регистрации всего условного текста, передачи текста и данных, содержащихся в наборе документов. Система управления документами (DMS) — это система, используемая для получения, предоставления, управления и хранения документов и выдачи бумажных документов. Большинство из них охватывают различные версии, созданные и внедренные пользователи (отслеживание истории). В случае управления цифровыми документами такие системы основаны на компьютерных программах. Этот термин имеет французское совпадение с концепциями систем управления контентом . Он часто используется как компонент системы управления корпоративным контентом (ECM), связанный с управлением цифровыми активами, визуализацией документов, работой рабочих процессов и временем управления записями. Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации2Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства любой компании, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. С целью успешного развития предприятия используют такие информационные технологии, как системы электронного докуметооборота. Одной из важнейших задач на современном этапе является разработка методологии функционирования системы делопроизводства в организации, в том числе разработка, внедрение и своевременная актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству, оптимизации видового состава документов организации и разработка унифицированных форма документов, методическое сопровождение процесса внедрения и функционирования системы электронного документооборота.3 Виды систем автоматизации документооборота предприятия4Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую. Системы делопроизводства Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства. Программы этого класса унифицированы и призваны: упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами; максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов; оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами; создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку. Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями. Электронные архивы (ЭА) Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа. Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам. В зависимости от набора функций, помогают: быстро находить необходимую внутреннюю информацию; эффективно управлять имеющимся в распоряжении контентом; вводить и изменять данные; постепенно оцифровывать бумажные носители; устранить вероятность потери и минимизировать риски порчи файлов. Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД. Workflow-системы По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости). Каждая совокупность действий – поток – четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах – есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля. Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации. ECM-системы Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только. Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения. Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать5 Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты. Внедрение СЭД требует от организации предварительных организационных мероприятий. Необходимо предварительно построение системы документооборота организации - организация делопроизводства и регламентация деятельности организации6 Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM. Система управления документами(документооборотом) должна реализовывать следующие функции: включение документов в систему управления документами; регистрация; классификация; доступ и защита; хранение и обеспечение сохранности документов; использование документов, контроль их движения и использования; экспертиза ценности документов; отбор (передача) документов на хранение или уничтожение7 |