Безопасность систем раннего тестирования продуктов, на примере VK Testers или Apple Bug Bounty. Автоматизация делопроизводства средствами программ электронного документооборота
 Скачать 280.34 Kb.
|
Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными8В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности, включая все формы управленческой коммуникации и документооборот. Эти изменения, связанные с применением все более совершенных информационно-коммуникационных технологий, носят глобальный характер и рассматриваются как проявления современной информационной революции.9 Клиент-серверные – модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому осуществляется через веб-интерфейс и открыт круглосуточно. Интегрированные с базами данных – Oracle, SQL и другими – и с помощью модулей оперативно получающие из них нужные данные. Реализованные на веб-решениях – вход на хост выполняется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом. «Облачные» – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом – провайдером. Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей. Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы10 Описание систем документооборота Ответственным за этот этап может быть назначен секретарь (в случае если штат организации маленький) или другой работник. В его обязанности будет входить: подготовка регламента, содержащего список бизнес-процессов и правила, в соответствии с которыми необходимо оформлять документацию; составление инструкции по делопроизводству, в которой надо подробно описать каждый бизнес-процесс (обозначить деловые процедуры, обязанности сотрудников); в качестве примера можно привести работу с договорами и сопроводительными документами; разработать должностные инструкции (или внести изменения в них) для всего персонала; в них прописывают, что входит в обязанности каждого сотрудника, а также указывают, кто будет выполнять возложенные на него функции, если он будет временно отсутствовать на рабочем месте. Определение процессов11 Определение процессов, которые были бы хорошими кандидатами на автоматизацию, а именно те, которые состоят из повторяющихся ручных задач. При этом допустимы приоритетные процессы, которые наиболее неэффективны и предполагаются человеческими ошибками, или те, которые часто используются вручную. Централизованное управление Если на предприятии (как небольшом, так и крупном) существует электронный вариант создания документов, то при необходимости изменить их форму не составит труда. Сделать это можно очень быстро. Для этого ответственные лица должны будут внести принятые коррективы в шаблон, хранящийся в системе документооборота, после чего старая форма носителя информации станет недоступной для работы. Коллективная работа Организовать работу всего коллектива с информацией более просто с помощью системы электронного документооборота. В данной деятельности могут принимать участие сотрудники, занятые в разных филиалах компании (в том числе и находящиеся в отдаленных регионах). Каждая версия одного и того же документа при необходимости сохраняется в системе. При этом есть возможность не только вносить правки в него, но и дополнять аннотацией, комментариями и примечаниями. Основная же информация останется неизменной. Поддержка жизненного цикла документации12 Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело. Содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов13 Абсолютно все создаваемые и обрабатываемые в любой организации документы проходят определенное количество этапов. Например, корпоративный бюджет сначала составляют, затем отправляют на утверждение, после чего его будет необходимо исполнить за определенный период времени. Специалисты тщательно анализируют показатели данной сметы (как фактически достигнутые, так и планируемые), после чего эта информация архивируется. Система создания документов жестко контролирует их жизненный цикл, при этом учитываются требования корпоративной среды, законов, а также отраслевых нормативно-правовых актов. Рассмотрим пример бизнес-процесса. Здесь мы рассматриваем работу с входящими документами (регистрация, согласование, оформление), которые поступают на предприятие по почте, факсу, электронной почте. Сразу после получения документ вносится в систему.                          Получение корреспонденции Регистрация документа Занесение документа в систему Вынесение из резолюции Отправка на исполнение Выполнение работ по документу Контроль за исполнением Исполнение документа Формирование дел Использование документов в работе Определение сроков хранения документов Занесение в систему Уничтожение Конфиденциальность Система электронного документооборота предусматривает возможность заверять носители информации специальной электронной подписью, а затем шифровать их. Это позволяет проверить, являются ли сведения подлинными, а также выяснить, кто автор файла. Кроме того, благодаря использованию электронных подписей хранение документации будет безопасным. Маршрутизация Если в организации работают лишь с бумажными формами, то сотрудник, создающий их, должен четко знать, кому какие справки, отчеты, счета и прочее он должен передавать. Если фирма имеет систему электронного документооборота, то вся информация отправляется нужному адресату в автоматическом режиме. Различают два вида маршрутизации: жесткую и свободную. Последняя позволяет отправлять документацию по любому адресу при наличии такой необходимости. А жесткая предусматривает строгое следование порядку перемещения файлов в системе, регламентируя его. Тем не менее действие этих правил может быть и приостановлено (например, если возникнет необходимость в написании рецензии на проект документов специалистом, не являющимся сотрудником компании). Управление доступом Существует несколько способов, позволяющих разделить полномочия работников организации в вопросе управления документами. При наличии автоматизированной системы сотрудники компании могут полностью контролировать все данные, ограничивая доступ к их изменению или вовсе разрешая только знакомиться с ними, аннотируя содержащуюся в них информацию. Работать с документами благодаря этому становится гораздо проще, а сведения при этом лучше защищены. Интеграция Для того чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся в организации, необходимо интегрировать электронный документооборот с другими внедренными на предприятии системами (финансовыми, производственными, аналитическими и др.). Благодаря такой возможности современных программ документооборота их часто применяют для координирования между собой нескольких видов ПО. Логически связанные с конкретными данными документы из всех систем называются контекстом. К нему может относиться следующая информация: данные переписки на бумажных или электронных носителях, платежки, протоколы различных мероприятий, видео-, аудиозаписи и т. д. Добавление контекста осуществляется непосредственно сотрудником вручную либо с помощью программы, что зависит от решения руководящего состава. Например, при создании и дальнейшей корректировке бюджета система автоматизации электронного документооборота может использовать следующую контекстную информацию: результаты маркетингового изучения рынка, в том числе и итоги исследований, проводимых сторонними организациями; договоры с партнерами (ими могут быть заказчики или поставщики); справочники, нормативно-правовые документы; дополнительные данные, информирующие об ограничениях или являющиеся предположениями (например, индекс инфляции, курс валют и пр.); протоколы совещаний, на которых обсуждались различные версии бюджета; они могут содержать мнения участников, их комментарии и предложения. Эти данные, как правило, не хранятся вместе с информацией о бюджете, а рассылаются всем работникам на электронный почтовый ящик. Сотрудник, работающий над формированием или корректировкой бюджета, всегда имеет доступ к перечисленной выше информации, если в компании есть автоматизированная система электронного документооборота. Преимуществом ее является также то, что найти нужные сведения не составит труда. Определение заказчика (владельца) системы и руководителя проекта. Заказчиком может быть сотрудник или целый отдел компании (в лице его руководителя), который будет выполнять основную работу в системе (делопроизводитель, начальник отдела кадров или юридической службы). Он обязан доводить до сведения персонала информацию о бизнес-процессах, предоставлять отчетные формы и бланки, проводить консультации для специалистов, реализовывать мероприятия по адаптации программы автоматизации, тестовую работу с готовыми блоками. Помимо заказчика необходим руководитель проекта. Если организация небольшая, то обе эти функции может выполнять один и тот же человек. Бывает, что руководить проектом поручают сотруднику IT-отдела. Такое решение не является правильным по ряду причин. Во-первых, работник этого подразделения далек от области, для которой разрабатывается комплекс. Во-вторых, с большой долей вероятности он не сможет управлять процессом внедрения системы автоматизации, который затрагивает много направлений. Тем не менее IT-специалисты необходимы для успешной реализации проекта. Им потребуется составить список программ, выбрать подрядчика и после осуществлять контроль за его деятельностью, предоставить необходимые полномочия и права доступа работникам. Кроме того, в их обязанности должно входить консультирование сотрудников (при необходимости с привлечением профильных специалистов) с целью помочь им освоить внедряемую систему. Создание проектной команды.14 Членами команды являются: заказчик; представители каждого подразделения, которые работают с документами; IT-специалисты. Также в проектную команду включают сотрудников организации-подрядчика, если разработку и внедрение системы автоматизации не будут осуществлять работники компании. В проекте обязательно должен участвовать генеральный директор предприятия. Его функции — проведение совещаний, согласование основных документов. Он должен одним из первых освоить внедряемую программу, чтобы продемонстрировать личный пример сотрудникам. В таком случае проект будет успешным. Если руководитель организации не участвует в нем, то автоматизировать делопроизводство и документооборот не получится. Внедрить систему не удастся и в том случае, если глава компании не понимает, с какой целью она разрабатывается и соглашается на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет». Определение задачи, выбор программного продукта.15 Здесь нужно выявить основные задачи и определить важность каждой из них. Часто в приоритет ставят цель повысить прозрачность и управляемость процессов, но сделать это можно и без автоматизации делопроизводства. Каждую задачу рекомендуется делить на несколько локальных. Быстро добиться повышения прозрачности не удастся, но есть возможность установить более короткий срок согласования договоров (к примеру, три дня), а также в режиме реального времени просматривать отчет о затратах труда специалиста на реализацию каждого проекта. В зависимости от поставленных целей и задач осуществляется выбор программных продуктов. При этом нужно учитывать и другие факторы: совместима ли программа с платформой иных продуктов компании; есть ли возможность совершенствовать систему у собственных IT-специалистов; поддерживается ли работа с мобильными устройствами. Проведение разъяснительной работы с сотрудниками. Как правило, после внедрения системы автоматизации персонал начинает жаловаться на сбои в ее работе, неудобство ее использования, отсутствие времени на то, чтобы разобраться в ней. Претензии поступают руководству постоянно, причиной этому отчасти служит протест против повышения прозрачности, нежелание сотрудников, чтобы все их действия были прослеживаемы. Чтобы предупредить саботаж вводимых новшеств, руководство должно информировать работников о ходе реализации проекта, о планируемых изменениях, а также выносить их на обсуждение и прислушиваться к мнению сотрудников. Кроме того, следует демонстрировать им частные преимущества (например, реализация данного проекта позволит ускорить процедуры рассмотрения договоров, облегчит поиск нужных документов и т. д.). Автоматизацию процессов нужно обеспечить в таком порядке, чтобы получить результат как можно быстрее. Руководящий состав организации должен не только проводить разъяснительную работу, но и подавать сотрудникам личный пример, используя в своей деятельности внедряемую систему. Это будет дополнительно стимулировать их и позволит быстрее реализовать проект. Совершенствование системы Стимулируйте постоянное совершенствование, собирая отзывы сотрудников, которые в сочетании с ключевыми показателями эффективности могут улучшить взаимодействие с пользователем и общий рабочий процесс. Установите показатели KPI и используйте их для измерения успеха и настройки автоматизированных рабочих процессов для достижения целей. |