Безопасность систем раннего тестирования продуктов, на примере VK Testers или Apple Bug Bounty. Автоматизация делопроизводства средствами программ электронного документооборота
 Скачать 280.34 Kb.
|
ГЛАВА 2. ПРОГРАММЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТАОбзор популярных программ ЭДО16Программное обеспечение для управления документами представляет собой электронный шкаф, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов. Программное обеспечение помогает предприятиям бумажные документы в цифровых файлах и сортировать их в едином концентраторе после объединения и импорта цифровых форматов. Одной из наиболее важных проблем управления цифровыми документами является «отказоустойчивая» среда для защиты всех документов. Все системы электронного документооборота имеют примерно одинаковые возможности, но у каждой из них есть ведущая функция. Например, системы делопроизводства позволяют наладить движение документов внутри компании и работу с входящими и исходящими документами, а электронные архивы — хранить электронные документы и оцифрованные бумаги. В системе workflow закреплены все действия, которые необходимо совершить над документом, и каждый документ проходит по определённому маршруту от одного сотрудника к другому. ЕСМ-системы сочетают в себе функции разных систем. В состав такой системы может входить workflow для маршрутизации документов и электронный архив для их хранения. Эти системы позволяют работать с неструктурированным и web-контентом. Российский рынок предлагает широкий выбор систем электронного документооборота. 1С:Документооборот17«1С: Документооборот» — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Фирма «1С» основана в 1991 г. и специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения18 Технические особенности подключения 1С-ЭДО:19 1С-ЭДО (1С-Такском) — неотъемлемая часть учетных систем. Интегрируется с основными учетными типовыми решениями (1С:Управление торговлей 8, 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная поставка, 1С:Управление производственным предприятием). Технология 1С-ЭДО поддерживает следующих операторов: ЗАО «Калуга Астрал» (ИНН 4029017981, ОГРН 1024001434090, идентификатор ОЭД: 2AE, аккредитовано ФНС РФ 27.04.2012 г.) ООО «Компания «Тензор» (ИНН 7605016030, ОГРН 1027600787994, идентификатор ОЭД: 2BE, аккредитовано ФНС РФ 05.05.2012 г.) ООО «АРГОС» (ИНН 7810225534, ОГРН 1027804875560, идентификатор ОЭД: 2BH, аккредитовано ФНС РФ 05.05.2012 г.) ООО «Линк-сервис» (ИНН 7438014673, ОГРН 1027401869990, идентификатор ОЭД: 2BN, аккредитовано ФНС РФ 25.09.2013 г.) Наряду с продуктом 1С-ЭДО фирма «1С» и компания «Такском» развивают выпущенное в мае 2012 года интегрированное с продуктами «1С:Предприятие» решение 1С-Такском. Компания «1С-Рарус» готова обеспечить быстрое подключение ваших контрагентов во всех регионах РФ. Фирма «1С» разработала вспомогательное решение ЭДО — «Клиент:ЭДО 2.0», которое используется как самостоятельная программа ЭДО. «Клиент:ЭДО 2.0» применяется для нетиповых или значительно доработанных программ на платформе «1С:Предприятие 8», для конфигураций версии 7.7. При использовании коннектора возможно использование программы с информационными системами SAP и Oracle. Для пользователей базовых версий программ на платформе «1С:Предприятие 8» и арендующих 1С в облаке предусмотрено использование пакетного решения «1С:Старт ЭДО» стоимостью 3000 рублей в год, включающего сервисы 1С-ЭДО, 1С:Контрагент, 1С:Подпись и отправку 20 комплектов документов в месяц. Основные возможности: Система позволяет упорядочить работу с документами, исключить утраты изменений при одновременной работе, организовать поиск по документации. 1. Быстрое внедрение — установил и работай. Установка системы не вызывает трудностей, так как система поставляется как стандартная конфигурация для платформы «1С:Предприятие». Внедрение и обучение проходят намного проще, так как в большинстве случаев, персонал предприятия уже знаком с другими программами на базе платформы «1С:Предприятие». Пользователи интуитивно чувствуют как использовать объекты системы, ведь они уже знакомы с основными принципами и интерфейсом 1С:Предприятие 8. Руководство пользователя поставляется в печатном и электронном виде, в том числе в формате MS Word, что облегчает составление инструкций и дополнений к должностным инструкциям персонала предприятия. 2. Мощная подсистема работы с бизнес-процессами. Система СЭД «Наш документооборот 3.1» поддерживает автоматизацию бизнес-процессов с помощью визуального редактора. Визуальное проектирование позволяет просто и без дополнительного программирования автоматизировать практически любые бизнес-процессы предприятия. 3. Возможность внесения изменений, открытый код! Полностью открытый простой программный код продукта и отсутствие скрытых модулей обеспечивает удобство для программистов и пользователей Любой специалист, обладающий знаниями в «1С:Предприятие 8», может легко внести изменения в продукт, что бы максимально удовлетворить потребности вашего предприятия. Оптимизированный программный код позволяет запускать программу в разы быстрее, чем другие тиражные решения на базе 1С. Размер пользовательской базы данных также минимальный, что позволяет быстро работать с ней через интернет. Учет и хранение документов регистрация входящих и исходящих документов регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.) работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.) учёт в разрезе видов документов хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя) загрузка документов из электронной почты, со сканера поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.) учёт обращений граждан Организация хранения электронных документов20 Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов. Подготовка к хранению документов Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет. В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы». В-четвертых, нужно заархивировать документы. Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно: — выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте); — защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате; — записать на носитель информации. Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов. Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов. Формат описи может выглядеть следующим образом:
Работа с документами Основные возможности: просмотр и редактирование работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения) механизм резолюций быстрый поиск, в том числе полнотекстовый возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.) настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям) формирование задач исполнителям Оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживание изменения и версии каждого документа, контролирование качества подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканирование документации. Направление документов на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину. Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка. Контроль исполнения Состояния документа. Предусмотрено пять состояний документа: согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован); утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден); рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен); регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован); исполнение (На исполнении, Исполнен). Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния. Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке. Электронная подпись В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных. Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто: разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие; приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие; приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы; включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»; добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования; настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов. Потоковое сканирование и штрихкодирование Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб. Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF. Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет: печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе; автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx); распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами; моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов. Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13. Архивное хранение и поиск Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа. Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных: простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное; точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных; полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе. Осуществление обмена документами Отправитель (бухгалтер или менеджер) готовит документы в учетной системе (в программе 1С). С помощью 1С-ЭДО нажатием одной кнопки отправитель направляет документы контрагенту (получающей стороне), предварительно выслав из 1С-ЭДО приглашение к обмену своему контрагенту. Одновременно с отправкой документа происходит автоматическое подписание документа электронной цифровой подписью, которая заменяет подпись и печать со стороны организации-отправителя. Контрагент принимает документы в электронном виде в программу 1С. Проверяет их правильность. Утверждает нажатием одной кнопки. И подтверждает в 1С-ЭДО прием документов со своей стороны. Контрагент (принимающая сторона) принимает в своей учетной системе (в программе 1С) документы к учету и проводит их. После этого организация-отправитель получают уведомление, что контрагент принял документы, и тоже проводит отправленные документы в своей учетной системе. Проверка подключения контрагента В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО — если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты. Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг». Настройка роуминга, в зависимости от оператора ЭДО контрагента, может выполняться через отправку приглашения (автоматический роуминг) или через отправку заявки на ручную настройку роуминга (из программы 1С или с сайта 1c-edo.ru). Электронная подпись В настоящее время для электронного документооборота с контрагентами, в том числе с помощью 1С-ЭДО, необходимо использовать электронную подпись, которая хранится на вашем компьютере (то есть, локально). С помощью электронной подписи, хранимой в сервисе, могут выполняться сдача отчетности и взаимодействие с контролирующими органами Приглашение к обмену документами Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения Дополнительные возможности централизованное хранение документов в электронном виде хранение всех версий и истории редактирования документов защита от несанкционированного доступа к документам защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями Контроль исполнительской дисциплины контроль сроков и объёмов выполнения задач ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач) анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов Автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время штрихкодирование документов использование механизмов электронной цифровой подписи настраиваемый интерфейс масштабируемость возможность работы в режиме с распределенными базами данных Интеграция Возможна настройка взаимодействия с другими приложениями и обмен данными через текстовые файлы, XML-документы и файлы DBF, веб-сервисы. Интеграция решений поможет пользователям ERP избежать трудозатрат на ввод одних и тех же данных в разные системы, обеспечит единую информационную среду для всех сотрудников компании. После интеграции систем появляется возможность создавать внутренние процессы на основе документа «Заказ клиента» в 1С:ERP, отправлять файлы на согласование, отслеживать выполнение задач. Кроме того, вы можете прикреплять входящие и исходящие документы, относящиеся к конкретному Заказу Клиента, что позволяет видеть все материалы по заказу в одном месте. Файловое хранилище обеспечивает система «1С:Документооборот». В программе 1С:Документооборот есть достаточно разветвленная и сложная настройка прав пользователей. В процессе интеграции могут возникнуть сложности с объединением прав, доступных сотруднику в двух разных системах. Если интеграция настроена неправильно, в части сравнения данных может появиться двойная эталонная информация. Нужно будет сопоставить справочники и массив дополнительных данных, привести их в единый вид. В процессе такой настройки потребуется подключение дополнительных веб-сервисов, а значит, необходимо обеспечить постоянный доступ в интернет. Это потребуется для подключения к базе данных управления документами, опубликованной в Интернете. Особое внимание следует уделить обучению пользователей. 1С:ERP — достаточно сложная и объемная система, при добавлении в нее дополнительного функционала Документооборота важно подробно объяснить пользователям механизм работы с новыми инструментами. При отсутствии обучения сотрудники не смогут в кратчайшие сроки начать эффективно использовать новые возможности. Возможна негативная реакция на новшества. Поскольку 1С:ERP обычно используется крупными компаниями, они часто модифицируют систему под конкретные отраслевые требования или уникальные бизнес-процессы. Требования к интеграции с Workflow в такой ситуации тоже могут быть нестандартными. Примечание. С помощью 1С-ЭДО можно обмениваться не только электронными первичными документами, электронными счетами-фактурами, и другими учетными документами, но и практически любыми другими документами (например, договорами, актами и др.). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||