режим секретности занятия МВД. Департамент образования города москвы государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города москвы
 Скачать 0.65 Mb.
|
|
Мероприятия, осуществляемые при подборе, расстановке и подготовке кадров. Согласно Закону РФ «О государственной тайне» допуск должностных лиц и граждан к государственной тайне предусматривает: - принятие на себя, указанными должностными лицами и гражданами, обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну; - согласие на частные, временные ограничения своих прав; - письменное согласие на проведение полномочными органами проверочных мероприятий в отношении названных лиц и граждан; - ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за ее нарушение; - принятие решения руководителем органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации о допуске оформляемого лица к сведениям, составляющим государственную тайну. Виды, размеры и порядок предоставляемых льгот регламентированы приказом МВД России № 69 - 2003г., Инструкцией о порядке и условиях выплаты процентных надбавок к должностному окладу лицам, допущенным к государственной тайне в системе МВД России. Объем проверочных мероприятий зависит от степени секретности сведений, к которым будет допускаться оформляемое лицо. Проверочные мероприятия осуществляются в соответствии с приказом МВД № 490 дсп- 1995 г. Целью проведения проверочных мероприятий является выявление оснований для отказа сотруднику ОВД в допуске к государственной тайне. Рассмотрим механизм оформления допуска сотрудника к сведениям, составляющим государственную тайну: Оформление допуска по ф.1-2. Документы из кадрового аппарата: - анкета с подписью кадровика (обратить внимание на то, чтобы были указаны юридические адреса прежних мест работы, а также упоминались все родственники, в том числе умершие); - два фото; - списки на родственников в трех экземплярах. Сам оформляемый вносится в список. Все родственники, имеющие одну фамилию и проживающие в одной области, перечисляются в одном списке. Дополнительно готовятся списки девичьих фамилий женщин (или на те фамилии, которые они имеют(имели) после замужества); 38 - два экземпляра контракта об оформлении допуска к государственной тайне. Действия сотрудника отделения по защите государственной тайны: - готовятся контракты на подпись (когда они возвращаются, ставится гербовая печать, затем первый экземпляр помещается в картотеку, второй - передается в УК курирующему службу кадровику); - печатается карточка ф.3, подписывается и регистрируется в алфавитном журнале (нужно обратить внимание, что в п.9 номер приказа о назначении на должность вносится только после того, как карточка вернется из УФСБ РФ с согласованием о допуске); - печатается учетная карточка ф.5; - на компьютере печатается мотивированное письмо в двух экземплярах; - собираются анкеты, списки, карточки и мотивированное письмо, вносятся во внутреннюю опись и отдается на подпись; - материалы регистрируются и отправляются; - после регистрации второй экземпляр письма возвращается в подразделение по защите государственной тайны; - вносится исх. номер, за которым был отправлен документ, в алфавитный журнал и журнал магнитных носителей (МН); - в компьютере открывается в 1 папке список службы, находим через «правка»- «найти» нужную фамилию, затем делается пометка о том, что переоформляется допуск и имеется контракт; - подшивается второй экз. мотивированного письма в дело. При возвращении из УФСБ РФ карточки ф.3: - вносится в алфавитный журнал новый номер согласования о допуске; - вносятся в список сотрудников службы данные о переоформлении допуска; - информируется УК о переоформлении допуска; - заполняется графа 8 карточки ф.3 и отдается на подпись, затем заверяется подпись гербовой печатью; - помещается карточка-допуск в картотеку, подкалывается к ней договор- контракт о допуске. Переоформление допуска по 1-2 формам. Допуск переоформляется, если ранее он был оформлен другим РО и с момента оформления прошло: 10 лет - для 3 формы, 15 лет -для второй формы. Все документы, представляемые в УК, готовятся аналогично первичному оформлению допуска. Документы из УК: - анкета с подписью сотрудника отдела кадров (обратить внимание на то, чтобы были указаны юридические адреса прежних мест работы, а также упоминались все родственники, в том числе умершие); - два фото; - списки на родственников в трех экземплярах. Сам оформляемый вносится в список. 39 Действия сотрудника по защите государственной тайны: - сверяются анкетные данные с данными, указанными на старой карточке ф.3 н при необходимости вносятся изменения и дополнения (новая карточка ф.3 не заводится, если существует старая); - печатается учетная карточка ф.5, при этом на обороте указывается, какая организация оформляла предыдущий допуск, с каким органом безопасности он был согласован, указывается № и дату согласования; - готовится секретное мотивированное письмо в двух экземплярах, при этом делается запись в журнале учета МН; - в тексте письма обязательно указывается причина переоформления допуска, а также какая организация оформляла предыдущий допуск, с каким органом безопасности он был согласован, указываются номер и дата согласования; - собираются все документы, вносятся во внутреннюю опись, подписываются и относятся на регистрацию и отправку. - после регистрации второй экземпляр письма возвращается в отделение по защите государственной тайны; - вносится исходящий номер, за которым был отправлен документ, в алфавитный журнал и журнал МН; - в компьютере открывается в 1-й папке список службы, делается пометка о том, что переоформляется допуск и имеется контракт; - подшивается второй экземпляр мотивированного письма в дело. По возвращении из УФСБ РФ карточки ф.3: - вносится в алфавитный журнал новый номер согласования о допуске; - вносятся в список сотрудников службы данные о переоформлении допуска; - информируется УК о переоформлении допуска; - заполняется графа 8 карточки ф.3 и отдается на подпись, затем заверяется подпись гербовой печатью; - помещается карточка-допуск в картотеку, подкалывается к ней договор- контракт о допуске. Пересылка допуска из другой организации. Допуск пересылается по запросу. Запрос печатается в двух экземплярах, подписывается и отдается на регистрацию и отправку. После регистрации второй экземпляр запроса возвращается и хранится до тех пор, пока не придет ответ. После того, как карточка прислана: - перерегистрируется карточка ф.3 в алфавитном журнале; - вносятся данные о допуске в списки сотрудников служб (папка 1); - заключается контракт о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну, подписывается и заверяется гербовой печатью; - заполняются графы 8, 9 карточки ф.3 и подписывается, после чего заверяется подпись гербовой печатью; 40 - на сопроводительном письме, с которым была переслана карточка, указывается, что карточка учтена и хранится в картотеке секретариата. Начальник списывает ее в дело, затем карточка подшивается в дело вместе с запросом о высылке допуска; - печатается учетная карточка ф.5, при этом на обороте указывается, какая организация оформляла предыдущий допуск, с каким органом безопасности он был согласован, указываются номер и дата согласования и карточка направляется с сопроводительным письмом в УФСБ РФ. Одной из основных задач начальников органов внутренних дел по вопросам обеспечения режима секретности является предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к секретным сведениям, содержащимся в работах и документах. С целью выполнения этой задачи руководители обязаны: - организовать профилактическую работу с сотрудниками по соблюдению требований режима секретности и повышению бдительности; - разработать с привлечением заинтересованных руководителей структурных подразделений и специалистов номенклатуры должностей работников, подлежащих оформлению на допуск; - участвовать в оформлении допуска лиц к секретным работам и документам, своевременно представлять материалы для оформления и переоформления допусков и контролировать сроки их действия; - проводить инструктаж лиц, допущенных к секретным работам, документам, организовать прием зачетов по знанию ими требований режима секретности. Система охраны должна предусматривать: - многорубежность построения охраны по нарастающей особо важных объектов (по степени секретности); - комплексное применение современных технических средств охраны, обнаружения, наблюдения, сбора и обработки информации, обеспечивающих достоверное отображение и объективное документирование событий; - надежную инженерно-техническую защиту вероятных путей несанкционированного вторжения в охраняемые помещения; - устойчивую (дублированную) систему связи и упpaвления всех взаимодействующих в охране структур; - качественную подготовку и высокую готовность основных и резервных сил охраны к оперативному противодействию нарушителю. В органах внутренних дел, где хранятся секретные документы и проводятся секретные работы, должен устанавливаться пpoпускной режим, представляющий собой совокупность правил, регламентирующих порядок входа (выхода) лиц, въезда (выезда) транспортных средств на территорию ОВД, доставки, ввоза (вывоза) секретных документов и изделий, а также мероприятий по реализации этих правил. Задачи пропускного режима. Пропускной режим должен исключать: 41 - проникновение посторонних лиц на охраняемую территорию и в режимные помещения; - посещение режимных помещений без служебной необходимости работниками органа внутренних дел и командированными лицами; - доставку на территорию органа внутренних дел личных визуальных средств наблюдения, кино - и фотоаппаратуры, радиотехнической и другой аппаратуры; - вынос (вывоз) с территории органа внутренних дел секретных документов и изделий без соответствующего разрешения; - хищение секретных документов и изделий. Пропускной режим должен предусматривать: - организацию контрольно-пропускных пунктов и постов с пропускными функциями на входах (выходах) в режимные здания, помещения, создание, при необходимости - бюро пропусков; - введение системы пропусков (постоянных, временных, разовых и материальных); - применение специальных шифров и вкладышей, дающих право прохода на определенные режимные территории; - определение круга должностных лиц, имеющих право давать разрешение на выдачу соответствующего вида пропусков; - определение перечня предметов, запрещенных к пpoносу (провозу) на режимную территорию; - охрану режимных зданий, помещений; - оборудование камер хранения личных вещей, будок для переговоров посетителей по внутреннему телефону; определение перечня лиц, которые допускаются в режимные помещения. Контрольные вопросы: Как осуществляется контроль за соблюдением режима секретности? Кто является субъектами контроля и каковы их полномочия? Каковы возможные каналы утечки секретной информации? Каковы способы защиты секретной информации? Каковы требования к помещениям, используемым для секретных работ? Какие мероприятия должны осуществляться при подборе кадров для работы с секретными документами? 42 4. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В условиях демократизации общественных отношений и открытости государственной службы права граждан на информацию и обязанности по ее защите охраняются государством. Информация должна иметь четкие пределы распространения, обусловленные интересами национальной безопасности, политическими и экономическими выгодами страны, военными соображениями, нормами этического порядка. Конфиденциальные документы, включая и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам ОВД для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений. В технологическом аспекте документооборот представляет собой схему (процесс) движения человекочитаемых (традиционных, бумажных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом. Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления ОВД едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Проблема конфиденциальности делопроизводства в органах внутренних дел, других органах государственной власти, защиты сведений, составляющих государственную и служебную тайну, всегда имела особую значимость и остроту. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной информации; основной источник утечки этой информации в несанкционированном режиме и обязательный объект защиты. Сам факт запечатления на носителе ценной информации предполагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. В связи с этим, видимо, правомерно говорить о том, что конфиденциальный документ, помимо общих для всех документов функций, выполняет дополнительную функцию - функцию защиты информации. Выражением этой функции являются: установление персональной ответственности за документ; ограничение доступа персонала к конфиденциальному документу; обозначение на документе специфических реквизитов (грифа ограничения доступа, адресности экземпляров, дополнительных учетных номеров и т.д.); автономная система учета, обработки 43 и хранения; специальные правила пересылки и работы с документами; регулярные проверки наличия и комплектности документов; справочно- информационных массивов и баз данных. Конфиденциальный документ может быть не только и даже не столько управленческим (деловым). Значительные объемы конфиденциальных документов в органах внутренних дел представлены документами изобразительными: чертежно-графическими, картографическими и др. При документировании конфиденциальной информации часто используются фотодокументирование, видеодокументирование и другие способы, в связи с чем носители конфиденциальных документов весьма разнообразны. Цель режима секретности в системе делопроизводства - обеспечить информационную безопасность органов государственной власти. Можно сказать более конкретно - обеспечить тайну тех сведений, которые могут быть использованы в ущерб интересам Российского государства. Принципы построения секретного делопроизводства несут в себе двоякую направленность: а) определяют комплекс мер по предотвращению утечки документированных сведений; б) учитывают необходимость построения доказательственной базы для привлечения лиц к уголовной ответственности в случае разглашения сведений или утраты их носителей. Основными принципами ведения секретного делопроизводства являются: - персональная ответственность сотрудника за сохранение государственной и служебной тайны, за обеспечение конфиденциальности служебной информации; - оптимизация круга лиц и ограничение доступа к документам и базам данных рамками служебной необходимости; - систематический контроль за сохранностью и прохождением документов по служебным каналам. Именно эти принципы определяют обязанности сотрудников в работе с секретными документами. В число этих обязанностей входят: - ознакомление только с теми документами, с которыми в силу своих служебных обязанностей сотрудникам разрешено работать; - предъявление по первому требованию работнику секретного делопроизводства всех числящихся за сотрудниками секретных документов для проверки их наличия и комплектности; - ведение учета находящихся у них служебных документов; - ежедневная проверка наличия секретных документов по окончании рабочего дня; - незамедлительное сообщение своему непосредственному руководителю и в соответствующую службу об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов или отдельных листов; - сдача по описи всех секретных материалов при уходе в отпуск, выезде в командировку или увольнении. 44 В целях правильного формирования дел, надежного хранения документов и быстрого их поиска составляется номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура разрабатывается ежегодно несекретным порядком, согласовывается до нового календарного года в ГИЦ МВД России, ИЦ ГУВД, УВД субъектов РФ и учитывается в журнале учета исходящих документов. При составлении номенклатуры в каждой службе уточняется перечень дел, которые будут вестись там в следующем году. В новую номенклатуру переносятся незаконченные дела и журнал учета журналов. При этом названия дел должны отражать конкретную тематику, а не носить абстрактный характер. По окончании года номенклатура дел закрывается: производится итоговая запись, законченные дела берутся на архивный учет в журнале учета законченных производством дел и им присваивается инвентарный номер, продолжающиеся ведения дел переносятся в номенклатуру следующего года (при этом нумерация может не совпадать и делам присваиваются новые номера). Напротив каждого дела при закрытии номенклатуры должна быть точная отметка о его перерегистрации. Запись «переучтено» не имеет юридической силы. Здесь должен быть конкретный номер, за которым переучтено дело. Законченная номенклатура подшивается в отдельное дело. В журнале учета журналов регистрируются все журналы и книги учета, имеющие непосредственное отношение к делопроизводству. Учет ведется по порядку, с переходом из года в год, без ежегодной перерегистрации. Аналогично ведется учет сейфов, специзданий, законченных ведением дел, рабочих тетрадей и спецблокнотов. В журналах учета входящих, исходящих, внутренних и отпечатанных документов нумерация ежегодно начинается с 1 января. В этих журналах (как и в номенклатуре дел) по окончании года должны стоять отметки о местонахождении документов (если подшит номер дела и листа, если отправлен номер реестра, разносной книги, если уничтожен номер акта или росписи об уничтожении). Если поступивший документ до января следующего года находится на исполнении, то он перерегистрируется за новым номером в соответствующем журнале учета следующего года. Дела формируются по тематическому признаку и должны иметь следующие реквизиты: гриф секретности; срок хранения; номер дела по номенклатуре; номер тома; даты начала и окончания дела; количество листов (если дело закончено). В деле должна быть внутренняя опись, а в секретном деле - список лиц, имеющих право ознакомления с данным делом. Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке незамедлительно после исполнения, но не позднее окончания года. Не подшитые документы могут быть легко утеряны. Запрещается подшивать в дела: неисполненные и неподписанные документы; 45 копии документов, если имеется оригинал; документы, оформленные с нарушениями; приказы. На каждом секретном документе должны быть проставлены: гриф секретности; номер экземпляра; номер «мб» в левом нижнем углу каждого листа (если документ отпечатан); на обороте последнего листа: сколько экземпляров отпечатано, куда они отправлены, фамилия и телефон исполнителя, фамилия отпечатавшего, дата печатания. Рассмотрим более подробно механизм создания секретных документов. Все записи, выписки из приказов, черновики секретных документов составляются в спецблокнотах, как исключение допускается использовать предварительно учтенные в секретариате листы бумаги. Запрещается применение карандаша при составлении текста документа. В левом верхнем углу первой страницы черновика необходимо указать, сколько экземпляров текста необходимо отпечатать исполнителю. Печатание секретных документов происходит в специально оборудованном для этого машинописном бюро. В органах внутренних дел, где машбюро отсутствует, секретные документы печатаются в помещении секретариата. Прием, выдача документов и все переговоры с исполнителями осуществляются через барьер или специальное окно. При этом не допускается присутствие посторонних лиц. При стенографировании или печатании под диктовку секретного документа необходимо придерживаться следующих правил: запись производится только в изолированных помещениях, исключающих возможность прослушивания; стенографические записи ведутся только в стенографических тетрадях, которые время от времени уничтожаются по акту. Печатать совершенно секретные документы разрешается только сотрудникам, имеющим допуск по соответствующей форме. Прием, учет и выдачу отпечатанных документов, черновиков, а также контроль за соблюдением правил печатания документов и обеспечением режима секретности осуществляет заведующая машбюро. Исполнитель передает черновики секретных документов в машбюро, при этом на корешках спецблокнота ставится роспись принявшего документ и проставляется на них и на первой странице принятого черновика учетный номер по журналу машбюро (машинописный номер «мб»). При составлении секретного документа на предварительно учтенных в секретариате листах черновики передаются под расписку во внутренней описи. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии. Не принимаются для печатания неразборчиво написанные черновики с использованием карандашных пометок. Документы на бланках формата А4 печатаются через 1,5 или 2 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал. Печатание документа в машинописном бюро производится на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги. На титульном листе отпечатанного 46 документа проставляется в правом верхнем углу гриф секретности и номер экземпляра. На документах особой важности, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, в документе указывается, кто из должностных лиц может быть ознакомлен с ним. Документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляется ограничительная пометка ―Лично‖. На оборотной стороне последнего листа указываются: - машинописный номер; - количество отпечатанных экземпляров; - рассылка экземпляров (например: 1 экз. - в адрес, 2 экз. - в дело); - сокращенное наименование органа внутренних дел; - с чего печатался документ; - фамилия исполнителя и номер телефона; - фамилия машинистки; - дата, когда был отпечатан документ. Машинописный номер проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа. Он является основным учетным номером для секретных документов внутреннего обращения. Пересылать в другие органы внутренних дел за машинописным номером документы, не являющиеся приложением, запрещается. Сопроводительные письма и приложения к ним печатаются за самостоятельными машинописными номерами. Отпечатанные документы поступают заведующей машбюро, в обязанность которой входит проверка качества исполнения документа, количества отпечатанных экземпляров и листов в каждом экземпляре, количества листов черновика и заполнения учетов, после чего отпечатанные экземпляры и черновики выдаются исполнителю под расписку. Секретный документ может быть отпечатан непосредственно исполнителем. При этом до начала печатания он обязан расписаться в учетах машбюро за присвоенный документу номер машинописного бюро «мб», а после подготовки документа сдать его вместе с черновиком и копировальной бумагой в машбюро для окончательного оформления в учетах. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» имеет некоторые особенности. Обычно такие документы печатаются самими исполнителями, при этом допускается использование компьютеров. Пометка «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается: наименование файла (для документов, подготовленных на ПЭВМ); количество отпечатанных экземпляров; фамилия и служебный телефон исполнителя; дата печатания. Если документ с пометкой «Для служебного пользования» печатался в машбюро, то отпечатанный документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале 47 передается в секретариат, осуществляющий контроль за дальнейшим движением документа. Правка документа (при необходимости), производится самим исполнителем. При необходимости секретные документы могут быть копированы. Снятие копий с секретных документов и частичное копирование осуществляются только по письменному указанию начальника структурного подразделения, начальника секретариата или его заместителя, о чем делается отметка на обороте последнего листа размножаемого документа. Снятие копий с документов различной степени секретности, поступивших из вышестоящих органов внутренних дел или других учреждений, допускается только с согласия руководителей этих органов. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа. В учетных карточках или журналах указывается, когда и сколько экземпляров дополнительно размножены, кто разрешил и где они находятся. Копии секретных документов и выписки из них учитываются за новыми учетными номерами машбюро. При этом на обороте последнего листа документа, с которого производилось размножение, а также в карточках и журналах учета делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято, с каких номеров листов, а также за какими номерами учтены копии или выписки. На копии документа в правом верхнем углу первой страницы пишется слово «Копия», а на выписке – «Выписка». Размножение секретных документов производится в специально оборудованном для этого помещении подразделением, которому предоставлено право ведения секретных работ, лицами, имеющими допуск по соответствующей форме. При этом запрещается использовать для размножения секретных документов электронно-копировальные аппараты, не прошедшие сертификацию. Секретные документы принимаются на размножение по наряду, подписанному начальником соответствующего структурного подразделения и начальником секретариата. Копировальные работы в больших объемах осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду установленной формы. В подразделениях ОВД дел наряд в типографию подписывается руководителем подразделения, а наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник секретариата. Он отвечает за правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие разрешения руководства на размножение. На размножение сдаются первые экземпляры документов или рукописных текстов. Материалы должны располагаться на отдельных листах, печататься на стандартных листах бумаги формата АЗ, А4 или А5. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром документа. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. О выполнении работы на бланке заказа 48 делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов. Дополнительно изготовленные экземпляры документа учитываются за номером оригинала. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа производится от последнего номера учтенного экземпляра. В журналах, карточках учета делается отметка, когда и сколько экземпляров дополнительно размножено и где они находятся. После создания секретного документа с ним необходимо ознакомить сотрудников ОВД. Документ проходит определенные стадии обращения: прием и первоначальную обработку документов (корреспонденции), исполнение документов, отправку корреспонденции, хранение и уничтожение документов. Наибольший объем по реализации этих стадий (документооборот) возлагается на работников секретариатов, однако в их реализации участвуют и сотрудники других подразделений. Прием и первичная обработка секретных документов, поступающих в органы внутренних дел в рабочее время, производятся сотрудниками секретариата, а в нерабочее - оперативным дежурным по ОВД, который регистрирует их в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает в секретариат. Работник секретариата, получив корреспонденцию, проверяет правильность адреса, целостность упаковки и соответствие текста оттисков печатей наименованию отправителя, сверяет номера документов, указанных на пакетах, с номерами в реестре. Документы после вскрытия пакетов регистрируются в специальных журналах или карточках входящих документов, где указываются порядковый регистрационный номер (входящий номер), дата поступления документа в секретариат, его назначение и краткое содержание, данные об отправителе документа. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется за отдельным номером. На документе проставляется штамп, предусмотренный государственным стандартом, в котором отражаются регистрационный входящий номер документа и дата его поступления. Пакет с пометкой «Лично» вскрывается лично адресатом или уполномоченным им лицом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах, регистрируют такие документы со слов лица, вскрывшего пакет. Зарегистрированные документы передаются для рассмотрения руководителям ОВД по карточке учета документов. Руководитель принимает решение, исполнение которого поручает соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Результаты рассмотрения документа руководитель отражает в резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию, о чем делается пометка в регистрационном журнале, где зарегистрирован рассмотренный документ, содержащий резолюцию руководителя. Затем этот 49 документ вручается под расписку в этом журнале исполнителю. На секретариат возлагается контроль за возвратом передаваемых руководителям документов и своевременным вручением их исполнителям. В другие отделы, управления, организации документы передаются только через канцелярию по реестрам или разносным книгам. Категорически запрещается передавать (пересылать) документы, минуя делопроизводственные подразделения (секретариат, канцелярию). На руки сотрудникам документы могут выдаваться под роспись в журналах учета, карточках выдачи. Дела с секретными документами должны формироваться и храниться в секретариатах, за исключением дел с документами, образующимися в оперативно-розыскной и финансовой деятельности. В современных условиях все более актуальным становится вопрос о разработке секретных документов на ПЭВМ. При этом важное значение должно быть уделено обеспечению защиты от несанкционированного доступа. Обеспечение защиты осуществляется системой разграничения доступа субъектов к объектам. Основными функциями системы разграничения доступа являются: - реализация правил разграничения доступа к данным; - реализация правил разграничения доступа к устройствам создания твердых копий; - изоляция программ процесса, выполняемого в интересах субъекта, от других субъектов; - предотвращение записи данных на носители несоответствующего грифа; - реализация правил обмена данными между субъектами по сетям. Для системы разграничения доступа обеспечивающие средства выполняют ряд функций, которые препятствуют несанкционированному доступу. Такими функциями могут быть: - опознание субъекта и поддержание его привязки к процессу, который выполняется только для него; - регистрация действий субъекта; - реакция на попытки несанкционированного доступа ( сигнал, блокировка); - предоставление возможности исключения и включения новых субъектов; - тестирование; - очистка оперативной памяти и рабочих областей на магнитных носителях после завершения работы; - учет выходных графических и печатных форм; - использование криптографических преобразований. Только при выполнении всех этих условий возможно использовать ПЭВМ для создания и работы с документами, имеющими гриф секретности. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности. В органах внутренних дел устанавливается порядок, исключающий 50 ознакомление посторонних лиц с уничтоженными материалами, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также случайное уничтожение документов. Документы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии по акту путем: сжигания; расплавления; дробления; растворения или химического разложения; превращения в мягкую бесформенную массу или порошок. Допускается уничтожение совершенно секретных, секретных документов путем измельчения в кусочки бумаги площадью не более 2, 5 кв. мм. Члены комиссии должны лично удостовериться в полном уничтожении документов. Некоторые материалы (черновики, бракованные экземпляры документов и т. п.) уничтожаются без составления акта, но с отметкой в журналах или карточках учета. Акт подписывается членами комиссии (в составе не менее трех человек) и утверждается начальником органа внутренних дел. В каждом органе внутренних дел, структурном подразделении, имеющем самостоятельное секретное делопроизводство, приказом начальника создается комиссия по проверке секретного делопроизводства. Комиссию возглавляет один из руководителей органа внутренних дел, структурного подразделения. В состав комиссии должно входить не менее трех работников, имеющих непосредственное отношение к проверяемым документам. Комиссия обязана проводить проверки не реже: один раз в месяц - документов особой важности; один раз в полугодие - всех полученных, отпечатанных сов. секретных и секретных документов, учтенных за проверяемый период, не подшитых в дела или не скомплектованных в отдельные папки; по окончании года - всех документов, исключая архив. Кроме того, начальник секретариата и другие уполномоченные на то сотрудники обязаны проводить внеплановые проверки наличия документов у исполнителей и соблюдение режима секретности в работе с ними. Вышестоящие органы внутренних дел осуществляют проверки обеспечения режима секретности в работе с документами в подчиненных органах не реже одного раза в три года. Целями проверки обеспечения режима секретности являются: - изучение и оценка фактического состояния сохранности секретных сведений; - выявление недостатков и нарушений режима секретности в обращении с документами; - установление причин таких недостатков и нарушений; - выработка предложений, направленных на их устранение и предотвращение. |