режим секретности занятия МВД. Департамент образования города москвы государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города москвы
 Скачать 0.65 Mb.
|
|
III. Порядок проведения проверки и рекомендации по ее проведению. 11. В ходе годовой проверки проверяются: - действующие (переходящие) и законченные производством дела; - журналы учета и регистрации, предусмотренные действующими ведомственными нормативными актами и распорядительными документами; - картотеки (карточки); - входящие документы и копии исходящих документов; 71 - документы МБ (МН) и внутреннего обращения; - нормативные документы и специздания; - рабочие тетради, спецблокноты; - печати и штампы органа; - личные печати сотрудников; - сейфы (хранилища) и ключи от них; - обеспеченность сотрудников сейфами для хранения секретных документов, внутренними описями (Ф-55), спецблокнотами и рабочими тетрадями; - соблюдение порядка уничтожения секретных документов; - соответствие режимных помещений органа предъявляемым требованиям; - соблюдение сотрудниками правил обращения с секретными документами; - другие вопросы организации секретного делопроизводства. 11.1. Для проверки используются соответствующие учетные формы. 12. По номенклатуре дел органа для проверки отбираются дела, имеющие гриф секретности. В номенклатуре дел в обязательном порядке проверяется заполнение граф 2-4, 6-12 по каждому тому всех сов. секретных, секретных и несекретных номенклатурных дел. 12.1. При наличии в ОВД, его структурных подразделениях секретных дел наблюдательного или накопительного характера (в том числе, по реализации отдельных планов, других организационно-распорядительных документов, поступивших или подготовленных в проверяемом периоде), не подлежащих включению в номенклатуру, они ставятся на инвентарный учет в соответствующих журналах. 12.2. В делах проверяются: правильность оформления реквизитов обложки (регистрационный номер дела, тома, гриф секретности, сроки хранения, даты начала заведения и окончания и др.), нумерация листов, наличие и правильность ведения описи документов, находящихся в деле. В делах, подготовленных к архивному хранению, кроме этого, проверяются наличие и правильность заверительных записей в описи и на специально подшитом листе в конце дела. 12.3. Комиссия обращает внимание на соответствие наивысшей степени секретности документов, подшитых в дело, грифу секретности, проставленному на обложке дела. 13. Журналы учета и регистрации проверяются на правильность их наименований, соответствие форме, определенной действующими приказами МВД России; соответствие грифа степени секретности содержащихся в них сведений; наличие регистрационного номера по журналу учета журналов и картотек; правильность и полнота заполнения; своевременность и правильность регистрации дополнительно размноженных экземпляров и копий документов; наличие расписок исполнителей за подлинник и каждую копию (экземпляр) документа и дат их получения; наличие расписок исполнителей и дат получения ими в производство заведенных номенклатурных дел, дел А, Р, С ЯП и КК и 72 ДОУ, а также наличие расписок и дат за второй и каждый последующий том дела. 13.1. В журнале учета бланков по оперативной работе обязательной регистрации и проверке подлежат полученные в вышестоящих учѐтных аппаратах незаполненные бланки строгой отчетности, которые в соответствии с приказом МВД России (с последующими изменениями и дополнениями) имеют гриф «Сов. секретно» и «Секретно». Бланки, имеющие гриф «Сов. секретно (по заполнении)» или «Секретно (по заполнении)», подлежат обязательной регистрации в соответствующих учетных формах непосредственно после получения в информационном центре и, после их заполнения, - уже как документ, содержащий сведения, составляющие государственную тайну в журнале учета документов внутреннего обращения (ф. 44 приказа МВД СССР №05-1990г.). 13.2. В каждом проверенном журнале лицо, проводившее проверку, за последней регистрационной записью делает отметку «Проверено, замечаний нет (или отражает выявленные недостатки и срок их устранения)» с указанием своей должности, фамилии и даты проверки. 14. При наличии в ОВД или в оперативном подразделении секретной картотеки проверяется ее регистрация в журнале учѐта журналов и картотек, а также наличие карточек и правильность их регистрации. 15. Подшитые в дела входящие документы и копии исходящих документов сверяются с записями в журналах о регистрации и местонахождении документов, а документы, находящиеся у исполнителей, - с предварительно подготовленными списками секретных документов, числящихся за сотрудниками. 15.1. За документы, проверенные комиссией, в соответствующей графе журналов учета проставляется отметка о проверке и дате ее проведения. Документы, не имеющие в журнале учѐта такой отметки, подлежат предъявлению при проверках до подшития их в дела. 15.2. Документы, учтенные по журналу МБ (МН), но не прошедшие регистрацию по журналу учета исходящих документов, предъявляются членам комиссии их исполнителями. 16. Наличие и правильность хранения нормативных документов проверяются в установленном порядке у начальника ОВД и в секретариате (канцелярии). Запрещается подшивать нормативные документы (приказы, указания и др.) вышестоящих органов (МВД, ГУВД) в номенклатурные или другие дела. В номенклатуру дел ОВД не включаются папки (скоросшиватели) с поступившими документами. 17. Специздания (секретные издания МВД, учебники, пособия ведомственных образовательных учреждениях, методические материалы и др.) проверяются по соответствующим журналам в местах их хранения. 73 17.1. Проверяются списки лиц, допущенных к ознакомлению со специзданиями, раздельно по формам допусков, утвержденных начальником ОВД. 17.2. Проверяется установленный порядок выдачи специзданий для ознакомления. 18. Соблюдение правил обращения с секретными документами проверяется на предмет обнаружения неучтенных или незасекреченных материалов, фактов хранения их в рабочих столах, выявления документов, значащихся по учетам уничтоженными. Проверяется порядок передачи секретных документов от одного сотрудника другому, порядок пользования при этом внутренними описями (Ф-55). В Ф-55 делается запись о проверке (см. п.17.2 настоящей Инструкции). 19. Рабочие тетради, спецблокноты, личные печати проверяются непосредственно у исполнителей, а печати и штампы, хранящиеся в секретариате (канцелярии) или структурных подразделениях ОВД, - у руководителей, сотрудников, ответственных за их хранение. В акте проверки отражается обеспеченность сотрудников, допущенных к государственной тайне, внутренними описями (Ф-55), спецблокнотами и рабочими тетрадями. 20. При проверке сейфов устанавливается: их фактическое наличие, соответствие учѐтных номеров регистрационным записям в журналах; исправность замков; наличие вторых экземпляров ключей; опечатывание сейфов в нерабочее время. Проверяется обеспеченность персональными сейфами сотрудников, работающих с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 20.1. При необходимости комиссия вносит обоснованные предложения о перераспределении сейфов (хранилищ) с учетом приоритетного обеспечения секретариата (канцелярии), архива, оперативных подразделений органа. 20.2. Проверяются наличие вторых экземпляров ключей от сейфов, которые должны находиться в пеналах (конвертах), опечатанных личными печатями сотрудников, в секретариате (канцелярии), а также наличие вторых экземпляров ключей от сейфов руководителей, уполномоченных на осуществление ОРД, и сейфов с документами определенных категорий - у начальника органа. 21. При проверке порядка уничтожения секретных документов устанавливается наличие бумагорезательных машин и специально оборудованных печей для уничтожения черновых материалов, архивных дел и секретных документов. Проверяются полнота уничтожения документов и наличие допуска соответствующей формы к государственной тайне у лиц, назначенных в состав комиссии по режиму секретности. 22. В акте проверки отражается соответствие состояния режимных помещений органа (в том числе - кабинетов сотрудников оперативных подразделений) требованиям по их оборудованию. При этом указываются: 74 - номер и дата приказа ОВД о назначении комиссии по обследованию режимных помещений; - номер и дата акта обследования пригодности каждого помещения для секретных работ; - недостатки, отраженные в акте, и меры, принятые по их устранению; - предполагаемый срок приведения каждого помещения в соответствие с предъявляемыми требованиями. 23. В акте проверки должны быть отражены и другие вопросы организации секретного делопроизводства и обеспечения режима секретности в органе: - номера и даты приказов о назначении сотрудников, уполномоченных для ведения учета и регистрации секретных документов в оперативных подразделениях; - соблюдение требований Инструкции по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел при временном отсутствии сотрудника, ответственного за секретное делопроизводство, а именно - наличие акта передачи секретных документов при уходе сотрудников в отпуск, при смене руководителей структурных подразделений, имеющих самостоятельное секретное делопроизводство, и т.п. 24. По итогам проведения сверки документации, образующейся в процессе оперативно-розыскной деятельности, составляется отдельный акт. Краткая информация, не раскрывающая обобщенные сведения об оперативных источниках, включается в общий акт проверки наличия сов. секретных и секретных документов в органе (подразделении) внутренних дел. Акт составляется с соблюдением требований Инструкции по обеспечению режима секретности (п. 5.18 приказа МВД СССР № 05-1990г.). IV. Права и обязанности комиссии. 25. Председатель и члены комиссии по проверке секретного и специального делопроизводства, наличия секретных документов осуществляют свои полномочия в пределах, определенных приказом МВД России (и последующих изменений и дополнений к ним). 26. При необходимости, членами комиссии в порядке, установленном Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел, утвержденной приказом МВД СССР №05 – 1990г. могут вскрываться сейфы сотрудников, отсутствующих на момент проведения проверки, с составлением акта. 75 ПАМЯТКА по порядку действий при обнаружении подозрительного почтового отправления Сотрудники делопроизводственной службы должны быть предельно внимательны при приеме всех видов почтовых отправлений (писем, конвертов, бандеролей, посылок) и уметь распознавать корреспонденцию, вероятно, используемую террористами как средство распространения болезнетворных биологических препаратов. Характерные признаки подозрительной корреспонденции: - марки и штемпель не соответствуют адресату отправителя; - излишнее количество марок; - нечеткое написание адреса, исполненного от руки, либо смазанный текст на машинке или принтере, а также отсутствие обратного адреса; - несуществующий адрес отправителя, указание адреса без конкретизации получателя, ошибки в простейших словах; - маслянистые пятна, запах, неестественный цвет; - нестандартный конверт, наличие в корреспонденции посторонних вложений (проводов, металлической фольги, округлых и других предметов); - использование защитных материалов (скотча, клейкой ленты); - надписи «Лично». При получении подозрительного конверта: 1. Конверт не вскрывать! 2. Поместить конверт в плотный целлофановый пакет. 3. Доложить непосредственному руководителю. 4. Тщательно вымыть руки с мылом. Если конверт не вызвал подозрений и был Вами вскрыт: 1. Поместить конверт, его содержимое и предметы, бывшие в непосредственном соприкосновении с ними (резиновые перчатки, ножницы, ручки и т.д.), в плотный целлофановый пакет. 2. Тщательно вымыть руки с мылом. 3. Доложить непосредственному руководителю. Действия руководителя после получения доклада от сотрудника: 1. Принять меры к запрещению доступа сотрудников в помещение, где обнаружен (вскрыт) подозрительный конверт. 2. Сообщить о происшедшем вышестоящему руководству и в дежурную часть. 3. Составить пофамильный список сотрудников, контактировавших с данным письмом, с указанием адресов, телефонов. Обеспечить их нахождение на рабочем месте, ограничив их контакт с другими сотрудниками. 4. После прибытия специалистов Центра госсанэпиднадзора обеспечить неукоснительное выполнение всех предложенных противоэпидемических и профилактических мероприятий. 76 УТВЕРЖДАЮ (должность, специальное звание, Ф.И.О. начальника органа внутренних дел) « »___________200_г. Акт несоответствия « »___________200__г. (место составления) Настоящий акт составлен в том, что при вскрытии пакета (посылки, бандероли и т.п.), полученного из __________________________________________ , (дата) (наименование учреждения и его адрес) при проверке соответствия учетных номеров документов номерам, указанным на пакете, было обнаружено отсутствие (расхождение в учетных данных) документа (приложения, листов документа и др.) за номером (регистрационные номера документов). В связи с вышеизложенным просим Вас принять меры к выяснению, установлению и устранению отмеченных в акте расхождений. (должность, специальное звание, (подпись) (Ф.И.О.) сотрудника секретариата (канцелярии) (должность, специальное звание, (подпись) (Ф.И.О.) сотрудника секретариата (канцелярии) Акт составляется: - при несоответствии учетных номеров документов номерам, указанным на пакетах; - при несоответствии номеров и количества экземпляров; - при недостаче листов документов или приложения; - при отсутствии документа (приложения); - при повреждении пакета или несоответствии текста оттисков печатей наименованию отправителя. Акт несоответствия составляется в двух экземплярах. Один экземпляр с сопроводительным письмом и лицевой стороной пакета установленным порядком направляться в адрес отправителя, а второй — хранится в секретариате (канцелярии) подразделения. Рекомендуется акт несоответствия приобщать к номенклатурным делам с реестрам на полученную и отправленную корреспонденцию (ст. 33.21 приказа МВД России №615-1996г.) и установить для него срок хранения 3 г. применительно к ст. 33.1 приказа МВД России №615-1996г. В случаях, когда повреждения пакета дают возможность прочесть содержание вложенного в него секретного документа, об этом сообщается начальнику ОВД, в территориальный орган УФСБ по Москве и Московской области, а в УВД-ОВД Московской области - в дежурную часть ГУ МВД и УДиЗГТ ГУ МВД по МО. Пакет с документами сохраняется в 77 неприкосновенности для проведения служебного расследования и принятия решения. Последовательность работы при уничтожении документов по акту 1. Отбор документов экспертной комиссией, обеспечение их отдельного хранения 2. Составление акта (формы 56, 56а, 566). 3. Проверка соответствия учетных данных фактическим и записанным в акте: документ ——журнал учета —— акт. Подписание акта комиссией и опечатывание председателем комиссии отобранных документов. Председатель комиссии также подписывает каждый лист акта, кроме первого и последнего. 4. Утверждение акта начальником отдела (управления). 5. Сверка документов с актом непосредственно перед уничтожением. 6. Уничтожение документов путем сжигания, растворения, измельчения на кусочки не более 2,5 кв. мм. 7. Подтверждение факта уничтожения всеми членами комиссии в акте. 8. Отметки в книгах и журналах учета об уничтожении и подпись об этом в акте. 9. Все исправления в акте заверяются полным составом комиссии. 10. Копии актов об уничтожении «СС» и «С» нормативных документов МВД и специзданий представляется в секретариат УВД. 78 Контрольные вопросы: 1. Что включает в себя понятие «режим секретности»? 2. Каковы основные положения и принципы режима секретности? 3. Какие сведения отнесены к государственной тайне? 4. Каковы принципы засекречивания и рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну? 5. Кто наделен полномочиями защиты государственной тайны? 6. Как определяется гриф секретности сведений, составляющих государственную тайну? 7. Что относится к конфиденциальным данным? 8. Каков порядок лицензирования деятельности ОВД по проведению работ, связанных с государственной тайной? 9. Какова цель проведения специальной экспертизы ОВД? 10.Что отражается в акте проверки ОВД? 11.Какова цель экспертной комиссии по режиму секретности? 12.Как осуществляется контроль за соблюдением режима секретности? 13.Кто является субъектами контроля и каковы их полномочия? 14.Каковы возможные каналы утечки секретной информации? 15.Каковы способы защиты секретной информации? 16.Каковы требования к помещениям, используемым для секретных работ? 17.Какие мероприятия должны осуществляться при подборе кадров для работы с секретными документами? 18.Какова цель режима секретности в системе делопроизводства? 19.Каковы основные принципы ведения секретного делопроизводства? 20.Каковы правила составления номенклатуры дел? 21.Что представляет из себя система разграничения доступа? 22.Каков порядок уничтожения документов? |