управление стрессом. Дэвид ЛьюисУправление стрессом. Как найтидополнительные 10 часов в неделю
 Скачать 1.78 Mb.
|
|
Глава 1 Самоорганизация: ключ к умению справляться с работой Ибо потерянное вами время нельзя вернуть. Джеффри Чосер. Троил и Хризеида Давайте начнем с признания, что управлять временем невозможно! Ни один руководя- щий работник, каким бы опытным он ни был, никогда не управлял ни единой секундой (если вы сомневаетесь в этом, попытайтесь управлять следующими пятью минутами). Хотя ради удобства я и буду продолжать использовать фразу «организация времени», на самом деле мы будем изучать пути максимально эффективной организации нас самих и – насколько это возможно – нашего окружения. Так как управление временем в действительности является самоорганизацией, то на пути к его осуществлению стоят, главным образом, барьеры пессимистической умственной позиции. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 18 Оценка отношения к организации времени Чтобы определить вашу позицию относительно времени, запишите себе одно очко за каждое из представленных ниже утверждений, если оно соответствует вашим убеждениям. 1. «Я от рождения неорганизованный человек». 2. «Единственный способ сделать больше – работать еще усерднее. 3. «Я могу работать одинаково продуктивно на протяжении всего дня». 4. «Планирование времени лишает жизнь спонтанности». 5. «Чтобы работать максимально продуктивно, мне необходимо испытывать давление крайнего срока». 6. «Я должен добиться полного контроля над расходованием своего времени». 7. «Если вы хотите, чтобы работа была выполнена хорошо, вам надо сделать ее самому». 8. «Делегирование всегда значительно экономит время». 9. «У меня просто не хватает времени для самоорганизации». 10. «Отсутствие пунктуальности – признак плохой подготовки или невоспитанности». Результат 0: У вас довольно положительное отношение к организации времени и не должно воз- никнуть трудностей в выполнении практических приемов, описанных в этой книге. 1–3: Хотя ваш подход к организации времени конструктивен, некоторые отрицатель- ные черты будут мешать вам. Прочтите ниже мои комментарии по каждому из утверждений, принесших вам очко. 4–6: Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления. Прочитайте ниже мои комментарии по каждому из утверждений, принесших вам очко. 7–10: Большое количество очков, набранное вами, предполагает, что вашему умению организовать время значительно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент вы сильно сомневаетесь, что в состоянии сделать жизнь более легкой или менее напряженной. Но использование представленных в данной книге методик поможет вам выработать положительную позицию в отношении организации времени. Мои комментарии по каждому из утверждений, принесших вам очко Убеждение. «Я от рождения неорганизованный человек». Реальность. Если вы не научились самоорганизации в юности, то можете считать себя дезорганизованным человеком от природы. Однако истина заключается в том, что любой человек в любом возрасте может научиться организовывать свое время и управлять им. Все, что для этого нужно, – это готовность пойти на перемены в своей жизни, а также знание того, где, когда и как осуществлять эти перемены. Убеждение. «Единственный способ сделать больше – это работать еще усерднее». Реальность. Некоторые из самых усердных работников – это и наихудшие организа- торы времени. Слишком много работая и обычно перенапрягаясь, люди склонны сочетать низкую производительность с посредственным качеством труда, затрачивая при этом дол- гие часы работы. Путая «занятость» с «работой», они напоминают адвоката из «Кентербе- рийских рассказов» Чосера, который «несмотря на то, что казалось, будто бы не было чело- века более занятого, чем он, не был таким занятым, как казалось!» Научитесь исключать из Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 19 жизни как можно больше «занятости» и заменять ее работой с самым эффективным исполь- зованием времени. Убеждение. «Я могу работать одинаково продуктивно на протяжении всего дня». Реальность. Ваш собственный опыт подтвердит, что это просто невозможно. Даже самые работоспособные люди испытывают пики и падения энергии и активности. Эти есте- ственные колебания связаны с нашими внутренними часами. В определенное время дня – для одних это утро, для других – вторая половина дня или вечер – мы чувствуем, что полны энергии, готовы к действию, можем четко сосредоточиться на проблемах и выполнить зада- ние с наименьшей затратой усилий. В другое время мы умственно и физически опустошены, нам не хватает побудительного мотива, мы не можем сосредоточиться. Один из способов снижения напряжения и более эффективного использования своего времени заключается в планировании заданий, требующих максимальной нагрузки, на свое самое продуктивное время. Как это можно сделать – будет обсуждаться в главе 4. Убеждение. «Планирование времени лишает жизнь спонтанности». Реальность. Четкое определение своих целей и приоритетов не обязательно означает, что вас затянет в скучную и предсказуемую рутину. На самом деле при лучшей организации своего времени вы предоставите себе еще больше возможностей действовать спонтанно. Например, в жаркий летний день вы захотите уйти домой пораньше. Но срочный отчет и необходимость присутствовать на совещании сделает это невозможным. Организация вре- мени может позволить вам с большей легкостью поддаваться такому импульсу, потому что будет выполнено намного больше заданий. Определив в качестве одной из целей в жизни «спонтанность», вы значительно увеличите свои шансы следовать внутреннему побужде- нию всякий раз, когда предоставляется такая возможность. Убеждение. «Чтобы работать максимально продуктивно, мне необходимо испытывать давление крайнего срока». Реальность. Некоторые люди откладывают решение важных задач на последнюю минуту, потому что сопутствующее напряжению повышение уровня адреналина может быть настолько возбуждающим, что это становится пагубной привычкой. Хотя верно, что опреде- ленное количество адреналина необходимо в качестве побудительного толчка и ощущения уверенности, откладывание всего до последней минуты не оставляет времени для исправ- ления ошибки в том случае, если что-то пойдет не так. Если ограниченный уровень адрена- лина обычно возбуждает, повышенное его содержание опасно для здоровья. Убеждение. «Я должен добиться полного контроля над расходованием своего вре- мени». Реальность. Каким бы организованным человек ни был, он не может добиться пол- ного контроля над своим рабочим днем в целом. Просто на работе нас поджидает слишком много Воров Времени. Сюда входят важные, но незапланированные посетители, телефон- ные звонки, просьбы коллег, приоритеты, определенные вышестоящим начальством незави- симо от вас, совещания, время на проезд для встречи с клиентами, ожидание встреч и т. д. Однако это не значит, что бесполезно пытаться значительно полнее контролировать свою работу. Как мы увидим в главах 5–10, обычно можно обуздать даже тех Воров Времени, от которых невозможно избавиться. Убеждение. «Если вы хотите, чтобы работа была выполнена хорошо, вам надо сделать ее самому». Реальность. Если вы будете пытаться делать все сами, то ни к чему хорошему это не приведет. Чтобы выжить в условиях постоянно растущего дефицита времени, необходимо научиться определять, когда необходимо перепоручить, а когда отказаться от какого-нибудь конкретного дела. Убеждение. «Делегирование всегда значительно экономит время». Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 20 Реальность. Это настолько же ошибочно. Делегирование экономит время только при условии, что вы знаете, когда, как, кому и что перепоручить (см. главу 3). Если то, что вы считаете делегированием, просто другое название увиливания, то вы будете попусту тратить не только свое собственное время, но и время того человека, которому не посчастливилось столкнуться с неуместно переданной работой. Убеждение. «У меня просто не хватает времени для самоорганизации». Реальность. Это напоминает мне рассказ о канадском фермере, работавшем до изне- можения, чтобы срубить деревья и построить хижину до того, как выпадет снег. «Наточи топор», – посоветовал ему проходящий мимо лесоруб. «Нет времени, – задыхаясь, ответил измученный фермер. – Я слишком занят валкой деревьев!» Это прекрасное описание дилеммы, стоящей сегодня перед миллионами весьма заня- тых руководителей, менеджеров, профессионалов и предпринимателей. Осознавая, что должны существовать более продуктивные пути, позволяющие справиться с их изнуряю- щими рабочими нагрузками, они никогда не могут выделить время, чтобы хоть что-нибудь для этого сделать. Это одна из причин, почему приемы Десятиминутной программы органи- зации времени оказываются такими полезными. Они дают возможность «наточить топор», не затрачивая на это дело такое количество времени, которого хватило бы, чтобы вас занесло снегом. Убеждение. «Отсутствие пунктуальности – признак плохой подготовки или невоспи- танности». Реальность: Если в некоторых странах, например, в США, Канаде, Австралии и в Западной Европе – люди педантично обращаются со временем, то такое отношение свой- ственно не всем культурам. Об этом никогда не должны забывать те, кто занимается между- народной торговлей. На Среднем Востоке, в Латинской Америке и Китае, например, сове- щание, запланированное на десять часов утра, может не начаться ни в одиннадцать, ни даже в полдень. Такая задержка не подразумевает невоспитанности, неэффективности или незаинте- ресованности, как это расценивалось бы на Западе. Просто в этих культурах смотрят на время менее строго. Там время воспринимается полихронически, когда несколько дел можно делать почти одновременно. Для большинства западных стран, напротив, характерна моно- хроническая позиция, когда определяется приоритетность задач, и они решаются пооче- редно. Переход от монохронического к полихроническому времени может быть дезори- ентирующим и вызывать у неопытного человека ошибочные и нелестные суждения об эффективности и энтузиазме принимающей стороны. Но ввести в заблуждение могут не только различные позиции по отношению к фик- сированному времени. Например, процесс переговоров в Соединенных Штатах занимает меньше времени, чем во многих других странах. Деловые люди Америки тратят, как пра- вило, намного меньше времени на налаживание взаимоотношений и выяснение деталей, чем их коллеги с восточного побережья Тихого океана. Однако намного больше времени ухо- дит у них на дискуссии, обсуждение и принятие переговорных позиций. В Японии и других странах восточного побережья Тихого океана, где высоко ценится единомыслие, весь пере- говорный процесс вместе с принятием решений требует гораздо больше времени. Определение ваших временных зон Кроме отрицательных представлений, ваш общий взгляд на жизнь в значительной мере определяется тем, как вы понимаете время и как пытаетесь его организовать. Исследования доктора Филиппа Зимбардо из Стэнфордского университета говорят о том, что люди могут Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 21 жить в одной (или двух) из четырех различных временных зон. Представленный ниже тест позволит вам определить, в какой из них предпочитаете жить вы. В связи с тем, что людей, к счастью, нельзя рассортировать по отдельным ящичкам, вы можете обнаружить, что в зави- симости от ситуации выбираете различные зоны. Например, на работе вы можете предпо- читать четвертую зону, а дома или во время отдыха – первую. В этом случае читайте мои комментарии под каждым описанием. Зона 1. Я предпочитаю спокойную жизнь, свободную от излишнего напряжения. Я люблю работать в собственном темпе и занимаю расслабленную позицию по отношению к предельным срокам. Я считаю, что если что-то не сделано точно в срок, то это не имеет особого значения. Я не особенно хорошо организован и редко вовремя прихожу на встречи. Зона 2. Наибольшее удовольствие доставляет мне общение с друзьями. Я люблю ужи- нать в компании и посещать вечеринки. Я часто поступаю импульсивно и не всегда доста- точно продумываю последствия своих поступков. Я скорее буду вести себя спонтанно, чем пытаться планировать каждую деталь жизни. Я предпочитаю работу, отличающуюся боль- шим разнообразием, и ту, где можно быстро видеть результаты своего труда. Зона 3. Я стараюсь тщательно организовать свою жизнь и предпочитаю заведенный порядок разнообразию. Я внимателен к своему питанию, регулярно выполняю физические упражнения, имею медицинскую страховку и застраховал свою жизнь. Я тщательно проду- мываю свои действия. Зона 4. Я люблю работать в условиях сжатых конечных сроков и горжусь своей пунк- туальностью. Обычно я хорошо организован и лучше всего работаю в напряженных усло- виях. Я согласен, что мне сложно расслабиться. Мне нравится решать задачи, содержащие вызов. Как правило, я прихожу на встречи вовремя и в последнюю минуту. Что показал ваш выбор Зона 1. Люди этой зоны имеют так называемый сиюминутный фаталистический взгляд на жизнь. Их философию лучше всего можно обобщить испанским словом «маньяна» 1 Они занимают расслабленную позицию отсрочки и предпочитают, насколько это возможно, откладывать свои решения. Если вы отнесли себя к этой зоне, то вашим препятствием к лучшей организации времени может быть неспособность начать новое дело или отсутствие настойчивости в продолжении начатого. Обратите особое внимание на мои замечания в отношении положительной и отрицательной задержки (см. главу 4). Зона 2. Живущие в этой зоне люди называются «гедонистами настоящего» 2 , потому что ими руководит стремление к скорому вознаграждению и удовольствию. Если вы отнесли себя к этой зоне, то возможной преградой к организации времени может стать ваша непри- язнь к планированию и организации. Вы можете отложить срочные, но неприятные задания в пользу менее приоритетных, но более приятных дел. Зона 3. Говорят, что люди, выбирающие эту зону, «ориентированы на будущее», потому что они ставят перед собой долгосрочные личные цели и планируют карьеру намного вперед. Если вы отнесли себя к этой зоне, то вполне вероятно, что вы уже достаточно эффек- тивно организовали себя и свое время. Однако ваше умение можно отточить, а время орга- низовать еще более эффективно. Зона 4. Это выбор людей, которых называют «остро ощущающими время». Они любят работать по строгому графику и требуют пунктуальности как от себя, так и от других. Если 1 «Маньяна» означает «завтра». – Прим. ред. 2 От греч. «наслаждение». Этическое учение, давшее название философской школе, которая целью жизни и высшим благом признает наслаждение. – Прим. ред. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 22 вы отнесли себя к этой зоне, то вам, возможно, трудно иметь дело с менее пунктуальными людьми, не так неукоснительно соблюдающими установленные сроки. Помехой для улуч- шения организации времени может быть упомянутая выше увлеченность пиковым состоя- нием, возникающим с приближением крайнего срока. Три шага в организации времени Чтобы организовать себя и успешно распоряжаться своим временем, необходимо знать три вещи: • цели, которых вы хотите достичь в своей личной и профессиональной жизни; • как вы сейчас расходуете свое время; • пути самого эффективного распределения времени для достижения ваших целей. В следующей главе я опишу практический метод учета того, как проходит ваш рабочий день. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 23 Глава 2 Учет вашего времени Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер, гуру менеджмента Как вы потратили свое рабочее время на прошлой неделе? Каких целей смогли достичь? Чего вам не удалось добиться? Как часто вас прерывали и на какое время? Какого рода перерывы были самыми частыми? После того, как вас прервали, какое время вам потре- бовалось, чтобы вновь сосредоточиться на выполняемой работе? Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 24 Почему память имеет склонность быть ненадежной Если вы обычный человек, то, скорее всего, будете лишь смутно помнить о том, на что ушло ваше время. И даже если вы вспомните большую часть того, что произошло, суще- ствует две причины, почему такие воспоминания скорее всего окажутся неточными. • Наша оценка времени крайне субъективна. Скучный доклад, длящийся всего лишь десять минут, тем не менее кажется нам растянутым на целую вечность. В начале выходных кажется, что время замедляется, а к их концу – пугающе ускоряет ход. • Забывая о потерях времени на общение, поиски затерявшихся документов, затянув- шийся ленч и рассматривание пейзажа за окном, мы пытаемся защитить свое самолюбие. Мы также предпочитаем забывать случаи, когда откладывали неприятные срочные дела в пользу приятных, но второстепенных. Самообман может также вкрасться при оценке количества времени, уходящего на самые неотложные дела. Например, один руководитель торговой компании, посещавший мои семинары, был убежден, что бо́льшую часть недели тратил на инструктаж своих сотрудников, занимающихся сбытом. Учет времени показал, что на самом деле этому существенно важному виду деятельности он уделял менее полутора дней. По этим причинам исходной точкой для организации времени является учет затра- ченного времени с помощью точной письменной фиксации. Это делается с использованием представленной ниже карточки. Дополнительные формы для учета времени вы найдете в Приложении 1. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 25 Учет времени Нет необходимости записывать все, на что уходит ваше время; просто отмечайте каж- дое переключение внимания, как описано ниже. Некоторые люди говорят, что все их рабочие дни очень похожи, поэтому нет необхо- димости вести учет времени на протяжении пяти дней недели. Они считают, что достаточ- ную информацию может дать и один день. Другие часто высказывают возражение, что их работа настолько разнообразна, что даже пятидневное прослеживание затраченного времени не дает точной картины его расходования. Ни одна из этих точек зрения не подтверждается практическим опытом. С одной сто- роны, если вы считаете, что в вашей трудовой жизни день ото дня отличается незначительно, вы будете удивлены, обнаружив, сколько в ней разнообразия. С другой стороны, если вам кажется, что стоящие перед вами проблемы сильно меняются изо дня в день, учет времени выявит привычные вам подходы к работе. При учете времени важно придерживаться следующих указаний. 1. Записывайте каждое переключение внимания, каким бы кратковременным оно ни было. Например, когда вас отвлекают: • телефонные звонки; • незапланированные посетители; • переключение на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотлож- ной работы; • участие в совещаниях; • навязывая работу, менее важную, по вашему мнению, чем та, которой вы занимаетесь в данный момент. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 26 Карточка ежедневного учета времени 2. Записывайте эти переключения внимания в те моменты, когда они происходят. Некоторые люди ошибочно полагают, что будут достаточно хорошо их помнить, чтобы про- вести учет времени в конце дня. Однако память – плохой ориентир в отношении затрат вре- мени, и поэтому такой подход никогда не дает достаточно точной информации. 3. В первый день заполните следующие колонки карточки: • Время дня. • Вид деятельности. • Затраты времени. Я буду объяснять, как определять степень приоритетности, в главе 12, а столбец «При- мечания» следует заполнять после чтения главы 13. К этому времени вы уже заполните от трех до пяти карточек. 4. Делайте все ваши записи кратко, используйте сокращения: Т – телефонные звонки. Для обозначения входящих и исходящих звонков используйте стрелочку, направленную к Т или от Т. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 27 Ч – чтение отчетов и других документов. Н – написание писем, памятных записок и т. д. Д – диктовка. П – посетители. Отмечайте галочкой запланированные встречи, а чтобы обозначить незапланированного посетителя, ставьте крестик. Вы довольно легко найдете другие сокращения для обозначения разных видов дея- тельности и отвлечений. Но не забудьте указать их в верхней части листа, чтобы не тратить попусту время, пытаясь потом вспомнить, что они обозначают. 5. Начинайте учет времени с момента прихода на работу и продолжайте до самого окончания рабочего дня. Если вы берете работу на дом, включите и время, затраченное дома. 6. Держите эту книгу рядом с собой и делайте записи непосредственно в Карточки учета времени в Приложении 1. Если это неудобно, сделайте ксерокопии карточек и носите их с собой. Если вы пользуетесь компьютером, то, возможно, вам будет удобнее ввести Карточку учета времени в компьютер. Некоторые программы автоматически регистрируют время каж- дой записи и подводят итог по каждому виду деятельности в конце дня. Для дальнейшего ускорения регистрации вы можете установить макрокоманды для таких регулярных пере- рывов, как телефонные звонки. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 28 Заполненная Карточка ежедневного учета времени Представленная выше заполненная Карточка учета времени демонстрирует, как нужно вести такие записи. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 29 Об учете времени Хотя для эффективной организации времени точный учет времени существенно необ- ходим, некоторые все же отказываются от него. Участники моих семинаров приводят мно- жество отговорок в оправдание того, почему они так и не начали вести учет времени или бросили это дело всего лишь после нескольких дней. • «Я был слишком занят…» Учет времени займет не более пяти минут в день. Если же на это действительно уходит больше времени, значит вы слишком сильно вдаетесь в детали. Используйте сокращения. • «Это представляется пустой тратой времени…» Являясь далеко не пустой тратой времени, пять минут, затраченные ежедневно на учет времени, представляют собой разумный вклад в более высокую производительность. Мно- гие руководители говорили мне, что почти удвоили свою продуктивность к концу пятиднев- ного контроля за временем. • «Я пропустил один день и бросил…» Значит, начните снова. Помните, поскольку организация времени в действительно- сти является самоорганизацией, существенный компонент успеха – дисциплинированность. Учет времени помогает упорядочить режим работы, который ранее мог казаться неконтро- лируемым. • «Я почувствовал себя виноватым, потому что учет показал мне, как много вре- мени я трачу на доставляющие удовольствия второстепенные дела…» Вы должны определить, почему именно не укладываетесь в сроки. Позже я объясню, каким образом вы можете избежать той работы, выполнение которой вам не нравится или плохо удается, посредством эффективного делегирования. Я также представлю практиче- ские методы, позволяющие с большей легкостью приступить к первоочередным задачам и сосредоточиваться на них вплоть до завершения. Ведите учет времени, начиная с сегодняшнего дня и в течение по меньшей мере трех, а лучше всего – пяти рабочих дней. Помните, вы должны отмечать каждое переключение внимания от одного дела к дру- гому. Даже десятисекундный телефонный разговор следует тщательно зарегистрировать и отметить время, когда он произошел. |