управление стрессом. Дэвид ЛьюисУправление стрессом. Как найтидополнительные 10 часов в неделю
 Скачать 1.78 Mb.
|
|
4. Как часто я меняю приоритеты, перескакивая от одного дела к другому? 0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. Если ваша оценка – 2 или 3 балла, подумайте, не являются ли ответственные за смену приоритетов отвлечения наиболее частыми в определенное время дня или определенные дни недели. В некоторых офисах, например, с девяти часов утра и до полудня непрерывно звонит телефон, а периоды с 12 до 14 часов и ближе к вечеру более спокойные. Если вы обнаружите подобную закономерность, попробуйте реорганизовать график своей работы таким образом, чтобы на это время приходилось выполнение низкоприоритетных задач. Отметьте галочкой на своих Карточках учета времени те пункты, где такая реоргани- зация могла бы сэкономить время, подсчитайте общую сумму потерянного времени и запи- шите ниже: Потенциальная экономия времени_________минут. 5. Как часто то, что меня отвлекало, было не так важно, как то задание, которым я был занят? 0 = никогда; 1 – редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. Если это случается нередко, найдите пути, как не позволить этому ловкому Вору Вре- мени разбить ваш рабочий день. Возьмите на вооружение практические приемы, описанные в этой книге. Суммируйте потерянное в результате отвлечений время и запишите ниже: Потенциальная экономия времени_________минут. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 175 6. Как часто я откладывал неприятную, но очень важную работу в пользу менее срочных или важных, но более интересных занятий? 0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. Если ваша оценка – 2 или 3 балла, подумайте, почему вас прельстило оттягивание. Не потому ли, что задание вас тревожило или перспектива его выполнения доводила вас до слез? В этом случае вы могли соблазниться какой-нибудь «замещающей» деятель- ностью, чтобы отсрочить момент, когда необходимо будет браться за неприятную тяжелую задачу. Замещающие виды деятельности – это приятные, низкоприоритетные дела, использу- емые, чтобы убедить себя или других в своей занятости и продуктивности. И, принимая во внимание человеческий характер, обычно нам легко удается убедить себя, что подобные дела действительно более важны, чем работа, тревожащая нас. Не забывайте оценивать каждое задание, прежде чем посвятить ему свое драгоценное время. Спросите себя: «Зачем я это делаю? Какую цель это поможет мне достичь?» Иногда оттягивание вызывается усталостью. Вам недостает умственной или физиче- ской энергии, чтобы сосредоточиться на работе, требующей напряжения, и в результате ваши мысли отвлекаются – не каждый может работать с максимальной эффективностью в традиционное рабочее время между девятью часами утра и пятью часами дня. Некоторые более производительны, если работают с раннего утра и до середины дня. У других получается лучше, когда они начинают позднее и работают до позднего вечера. Третьи находят, что им нужен перерыв в середине дня, но в другие часы они могут работать одинаково продуктивно. Научившись сверяться со своими внутренними часами, постарайтесь, насколько воз- можно, согласовать эти естественные ритмы со своим рабочим окружением. Если вы «жаво- ронок» и ваша работоспособность максимальна ранним утром, беритесь за самые сложные задачи именно в это время, откладывая менее приоритетные вопросы на более поздние часы. Если вы «сова» и просыпаетесь к жизни через несколько часов после начала нормаль- ного рабочего дня, попытайтесь – там, где возможно, – отвести время для решения своих задач, требующих большего напряжения, во второй половине дня. Если вы точно не знаете, когда у вас наблюдаются такие минимумы и максимумы, заполните форму для определения лучшего времени в Приложении 2. Несомненно, согласование лучшего личного времени с требованиями работы в значи- тельной мере зависит от вашей степени свободы. Некоторым людям посчастливилось работать в компаниях, где предоставляется значи- тельная свобода в определении индивидуальных графиков работы. Другие же компании в этом отношении намного более консервативны. Даже в этом случае в реально допустимых пределах полезно согласовать рабочее расписание с биологическими особенностями. Отметьте галочкой те случаи, когда промедление привело к ненужной отсрочке очень важных задач. Просуммируйте время, которое можно было бы сэкономить, если бы вы были более сосредоточены и самодисциплинированны. Запишите результат внизу: Потенциальная экономия времени_________минут. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 176 7. Как часто задание оказалось бы закончено раньше, если бы выполнялось иначе? 0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. У многих людей и целых отделов выполнение дел неким конкретным образом входит в привычку. И этот заведенный порядок соблюдается изо дня в день, не подвергаясь сомне- ниям и возражениям. Хороший пример этого – внутренняя докладная записка, без которой некоторые менеджеры считают свой рабочий день неполноценным. Написание, прочтение и систематизация этих документов – даже с использованием описанной в главе 10 техники ско- рочтения – требуют значительного времени. Некоторые люди задают себе вопрос: стоит ли тратить на это время. Пол Сакстон, президент и главный управляющий корпорации General Housewares, базирующейся в г. Терре-Хот, штат Индиана, – один из руководителей, сэко- номивший время и увеличивший производительность в результате отказа от большинства докладных записок. Он активно препятствует составлению докладных записок своими служащими, считая, что единственная функция этих записок – оправдание того, что сотрудник только собира- ется сделать, и объяснение того, что уже произошло. Пол Сакстон предпочитает, чтобы его менеджеры представляли свои идеи, дополненные финансовым обоснованием, на коротких совещаниях, где решение может быть быстро принято. Если ваши Карточки учета времени показывают, что значительное количество времени ушло на какое-то конкретное рутинное задание, подумайте: нет ли более эффективных путей достижения тех же результатов. Суммируйте затраченное на эти задания время и запишите результат внизу: Потенциальная экономия времени_________минут. 8. Как часто ваше время было занято общественными, личными или другими не связанными с работой делами? 0 = никогда; I = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. Если определенная доля общения необходима для поддержания дружеских отношений с коллегами, клиентами и поставщиками, то излишних трат времени на любые непосред- ственно не связанные с вашими целями дела следует остерегаться: • Какую часть ваших деловых телефонных разговоров, например, составляли скорее разговоры ни о чем, а не о делах? • Сколько времени ушло на пустые разговоры с посетителями? • Если участие в правлении и членство в торговых ассоциациях могут быть важными для достижения каких-то ваших целей, то работе в комиссиях или личным телефонным звон- кам следует отводить время только во второй половине дня. Это позволит вам сохранить сосредоточенность на основной работе и не даст другим вашим обязанностям отвлечь вас. Просуммируйте затраченное таким образом время и запишите результат внизу. Потенциальная экономия времени_________минут. 9. Как часто вам пришлось оставлять самые важные задачи для того, чтобы спешным образом браться за дела, пока не входящие в ваши планы? 0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 177 Помните, что на все дела уходит больше времени, чем вы планировали, особенно если работа выполняется впервые. Чтобы кривая обучения поднялась выше, нужно время, поэтому вы никогда не будете столь же эффективны в решении незнакомых задач, как при выполнении более знакомых работ. То же самое относится и ко всем членам вашей команды. Один из способов увеличения продуктивности новых видов деятельности заключается в том, чтобы не изобретать колесо заново. По возможности большую часть новой работы закончите, придерживаясь заведенного порядка, оставляя как можно меньше такого, что сле- дует начинать сначала. При составлении писем на компьютере, например, установите стан- дартный формат и параграфы, которые можно вызывать на экран одним нажатием клавиши, чтобы приходилось вносить лишь минимум нового материала. При определении сроков всегда оставляйте допуск на ошибку. Закон Мэрфи говорит нам, что если что-то может разладиться, это обязательно случится, и в самый неподходящий момент. А Льюис пришел к заключению, что Мэрфи был просто оптимистом! Следует ожидать, что что-то пойдет не так, и предпринять шаги, чтобы не допустить этого. Чем раньше вы возьметесь за проблему, тем проще будет ее решить. Как заметил один китайский мудрец: «Даже самые большие проблемы когда-то были очень маленькими». Используйте ОПМА (см. главу 4) при планировании каждой стадии сложных проек- тов и удостоверьтесь, что вы полностью осведомлены о сроках и всех возможных причинах задержки. После кризиса определите, что пошло не так, и предпримите шаги, предотвращающие возникновение аналогичных проблем в будущем. Просуммируйте время, затраченное на ликвидацию кризисов или авральные работы, которые можно было избежать, и запишите результат внизу: Потенциальная экономия времени_________минут. 10. Как часто вы попусту тратили «потерянное время» (то есть время в пути, время ожидания и т. п.)? 0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно. Оценка в 2 или 3 балла показывает, что вы не лучшим образом используете обстоя- тельства, когда от вас не требуется абсолютного внимания. Однако это, конечно же, не озна- чает, что вы совсем не должны смотреть телевизор, читать бестселлеры или занимать время в полете просмотром демонстрирующегося на борту самолета кинофильма. Расслабление, передышка, предоставление себе времени для обдумывания – все это важно для достижения успеха. Но сделайте так, чтобы подобное времяпрепровождение не отнимало драгоценные часы, а дополняло их. Будьте целенаправленны во всем, что вы дела- ете, знайте, зачем вы это делаете и как долго это должно продолжаться. Подумайте, какое количество «потерянного времени» вы могли бы использовать с большей выгодой и запишите результат внизу: Потенциальная экономия времени_________минут. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 178 Потенциальная экономия времени за неделю Теперь суммируйте время, полученное при ответах на десять приведенных выше вопросов. Этот результат представляет немалую часть времени, которое вы можете сэконо- мить за неделю, которую вы можете получить, воспользовавшись Десятиминутной програм- мой организации времени. Большинство занятых бизнесом людей и служащих, в зависимости от того, насколько эффективно они распоряжались своим временем ранее, находят, что эта цифра достигает примерно двух часов в день, иногда больше, что дает десять дополнительных часов каждую неделю. Но прежде чем эта программа сможет работать на вас, необходимо выполнить два условия: 1. Вы должны иметь четкие цели, определяющие вашу направленность в жизни. Поэтому определите свою жизненную цель. Чего вы хотите достичь и что делаете для этого? Помните, что в отсутствие целей все происходящее с вами – скорее дело случая, чем обду- манных намерений. 2. Вы должны знать, как расходуется ваше время изо дня в день. Продолжайте вести Карточки учета времени, чтобы выявлять отвлечения и задержки, которые можно взять под контроль. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 179 Подсказки лучших Розмари Конли «Вы должны находить промежутки времени, которые можно использовать с полной отдачей. Например, когда мне нужно ехать в Лондон для подготовки телевизионной про- граммы, нередко машина приходит за мной в 6 часов утра. Как только становится достаточно светло, я приступаю к работе и продолжаю работать в автомобиле целых три часа, до тех пор пока меня не подвозят к дверям студии. В течение поездки туда и обратно я могу выполнить объем работ полного рабочего дня, а то и более, потому что, хотя у меня и есть мобильный телефон, обычно он звонит намного реже телефона в офисе. Такое потенциально "потерянное время" в действительности оказывается весьма полезным. На протяжении такой поездки я могу выполнить диктовку, требующую двух рабо- чих дней, и когда я знаю, что предстоит подобная поездка, то беру с собой всю входящую корреспонденцию». Три ежедневных шага Отныне ежедневно посвящайте всего лишь десять минут следующим трем задачам: • Учет времени. Он не должен отнимать более пяти минут, разбросанных на протяже- нии всего рабочего дня. Если учет занимает больше времени, вероятно, вы включаете слиш- ком много деталей. Уменьшите их количество и используйте больше сокращений. • Анализ затраченного времени. В конце каждого рабочего дня посвятите несколько минут анализу своих Карточек учета времени и определению путей экономии времени, используя отказ от выполнения, отсрочку или делегирование. • Составляйте список приоритетных действий на следующий день. Вписывайте эти задачи в верхнюю часть карточки учета времени. Этот список поможет вам сосредото- чиваться на приоритетных заданиях и избегать неэффективного использования времени. И это все. Затрачивая на эти задачи десять минут в конце каждого рабочего дня, вы не только подарите себе один дополнительный день в неделю, но и более эффективно и с намного меньшим напряжением будете справляться со своей рабочей нагрузкой. «Я долго время проводил без пользы, зато и время провело меня», – писал Шекспир в исторических хрониках «Ричард II» (действие V, сцена V). Десятиминутная программа орга- низации времени и нагрузки поможет сделать так, чтобы печальные слова короля Ричарда никогда не стали вашей эпитафией! Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 180 Приложение 1. Карточка ежедневного учета времени Сделайте ксерокопии этой формы распределения задач и Карточки учета времени и заполняйте их ежедневно. Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 181 Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 182 Приложение 2. Определение самого продуктивного времени В течение следующих пяти дней, используя представленную ниже сетку, отмечайте уровни своей умственной и физической активности. Каждый день используйте новую форму. Для оценки низких уровней активности и энергии используйте отрицательную шкалу (от –1 до –5), для высоких уровней – положительную (от +1 до +5). Нулевая линия представляет промежуточное состояние: когда вы не ощущаете себя ни особенно активным, ни вялым. Эта оценка чисто субъективна и основывается на ваших ежечасных ощущениях. Запол- няйте сетку, ставя в соответствующем квадрате галочку, как показано на примере. Каждый квадрат представляет один час, начиная с момента вашего пробуждения. Всего имеется 16 квадратов, представляющих 16 часов возможного рабочего времени в день при пятидневной рабочей недели. Этого достаточно для нужд даже полного энтузиазма трудоголика! Может также оказаться полезным, если вы будете отмечать время, имеющее какое-то особенное значение (например, крайний срок) или другие обстоятельства, способные уве- личить или уменьшить ваши энергетические резервы. После нескольких дней подобной регистрации вы, наверное, заметите, что пик вашей физической и умственной активности ежедневно приходится примерно на одно и то же время. Это и есть ваше самое продуктивное. По возможности намечайте выполнение самых сложных работ именно на эти периоды, а более рутинные работы планируйте на время, когда уровень вашей физической и умственной активности выше нулевой линии. Часы бодрствования – начните со времени пробуждения, закончите временем отхода ко сну. День недели: пятница Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 183 Сетка определения продуктивного времени День первый:___________________(впишите день недели). Начните со времени своего пробуждения и каждые 60 секунд отмечайте уровни своей активности, до тех пор, пока не отправитесь спать. Время начала = Сетка определения продуктивного времени День второй:___________________(впишите день недели). Время начала = Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 184 Сетка определения продуктивного времени День третий:___________________(впишите день недели). Время начала = Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 185 Сетка определения продуктивного времени День четвертый:___________________(впишите день недели). Время начала = Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 186 Сетка определения продуктивного времени День пятый:___________________(впишите день недели). Время начала = Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 187 Д. Льюис. «Управление стрессом. Как найти дополнительные 10 часов в неделю» 188 |