тест. вопросы-ответы_Виниченко. Для чего организации нужен таймменеджмент
 Скачать 115.91 Kb.
|
|
Этические аспекты формирования имиджа человека на основе умелого использования тайм-менеджмента. Человек, у которого выстроена четкая система тайм-менеджмента обладает следующими преимуществами: Не опаздывает, уважает свое и чужое время Умеет быстро и четко излагать нужную информацию Умеет воспринимать информацию (умеет слушать) Решает все важные задачи вовремя (исполнительность) Имеет высокий уровень работоспособности Развивает различные аспекты своей личности, в следствие чего интересен другим людям как личность Развивает все стороны своей жизни, в следствие чего успешен и приятен в общении. Человек, имеющий высокую культуру личного тайм-менеджмента, способен выстроить эту культуру и в корпоративном ключе. Дифференциация мотивационных предпочтений в борьбе с поглотителями времени. Поглотители времени: Прерывающие события Вы делаете какую-то работу, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос. Звонит телефон. Приходит по почте срочный вопрос от клиента... И каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Вы тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате то дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня. Что делать? — Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните. — Договаривайтесь о любых личных контактах заранее. — Переложите часть прерывающих событий на подчиненных. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону. — Поставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами, что когда флажок на столе, это означает «я занят, подойдите через 15 минут». Но не злоупотребляйте этим методом и не ставьте флажок без серьезного повода. — Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу. Мероприятия, события и времяпровождение, не отвечающее вашим задачам. К этому типу хронофагов относятся, например, корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать по протоколу, «для галочки». Сюда же относятся ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает и вам приходится его ждать, или бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, просматривание соцсетей. Что делать? — Договоритесь с коллегами или начальством, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо. — Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег. — Отправляясь на встречу, возьмите с собой ноутбук. Тогда, если вам придется ждать, это время не пропадет. — Выделите специальные часы для общения с коллегами. 3. Контролируйте хаос Хаос — это то, что забирает наше время в результате неумения оптимизировать работу, планировать задачи, выстраивать приоритеты и оценивать собственные возможности. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить быстро и эффективно. Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться. Что делать? — Составляйте планы на день, на неделю, на месяц. — Учитывайте в плане время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил. — Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить. — Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой. — Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно. — Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня. — Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования. 4. Не беспокойтесь, или хронофаг №4 Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции — в том числе и такие, которые могут препятствовать быстрому и эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Что делать? — Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему. — Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания. — Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы она начала решаться. — Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу. 5. Разделяйте ответственность Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, мы берем на себя ответственность за чужие дела, нам проще сделать самому, чем кого-то попросить. А если мы просим, то не умеем вовремя проконтролировать результат и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными. Что делать? — Освойте технологию конструктивного отказа. Формулирование конструктивного отказа выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива). — Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь. Позиционирование работников с эффективным тайм-менеджментом. Наша эффективность складывается не только из нашего личного распланированного времени, но и из времени затраченного на взаимодействие с окружающим нас миром. И мы не сможем стать максимально эффективными, если не будем координировать и эту сторону жизни, а применять технику ТМ только в рамках рабочего стола. Окружающий мир состоит из большого количества коммуникаций: общение с коллегами, с начальством, с подчиненными, а также общение с обслуживающим персоналом вне офиса, с семьей, друзьями и прочими сторонами жизни социально активного человека. К сожалению, культура управления своим временем в массовом сознании отсутствует. И если мы сможем скоординироваться с коллегой и затратить меньшее количество времени при наибольшем результате, то вне стен офиса подобное может не произойти. Люди не рассматривают время как материальный ресурс и соответственно не осознают всю проблематику потери времени и его кражи. Работник с эффективным тайм-менеджментом – это человек который, может (умеет) правильно планировать свое время. Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг Достигает поставленных целей. Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями. Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени. Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам. Всегда имеет четкий план действий. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь. Сущность использования самоменеджмента в планировании карьеры работников в организации Карьерный самоменеджмент – это технология успешного планирования карьеры и реализации собственного карьерного потенциала, применение которой способствует достижению успеха в профессиональной сфере и в жизни в целом. Определения личных и профессиональных целей следует обозначить личные ресурсы – средства для достижения целей по следующей схеме: 1. определение собственного положения на «карьерной лестнице» посредством «направляющих» вопросов; 2. составление «личного» баланса успехов и неудач; 3. выявление сильных и слабых сторон; 4. анализ «цель – средство». Так, ответив на ряд вопросов можно проанализировать основные этапы своего жизненного пути, определить своё положение на «карьерной лестнице» и оценить эффективность управления собственной карьерой, сформулировать, какие успехи достигнуты в жизни. Затем определить, какие знания, способности, опыт были необходимы для достижения этих успехов. При этом в качестве ориентира можно рассматривать: интеллектуальные качества; личные качества; рабочие приемы. Далее необходимо сгруппировать выявленные достоинства и недостатки в «блоки качеств» и определить в каждом из них две-три наиболее важные сильные и слабые стороны. Полученный таким образом «срез» качеств и способностей является предпосылкой к планированию дальнейших шагов по достижению целей профессионального роста. Затем необходимо определить цели карьеры и средства для их достижения (финансовые, временные и т.д.), а также оценить реальную ситуацию. Иными словами, карьерный самоменеджмент предполагает адекватную оценку собственных действий. При этом необходимо чётко понимать особенности своего характера и жизненные цели. Причем для осуществления эффективного самоменеджмента необходимо оценить настоящее «положение вещей» и сложившуюся ситуацию. Кроме того, чтобы научиться управлять собой, в первую очередь необходимо стать организованным, в частности: использовать ежедневник для записи всей необходимой информации и полученных заданий; быть аккуратным; хранить в одном месте вещи, которые часто используются; регулярно проводить уборку рабочего места; приводить в порядок свое рабочее место в конце рабочего дня; ежедневно проверять список полученных заданий; всегда «держать под рукой» «набор первой необходимости». Таким образом, организованный человек всегда достигает поставленные цели и задачи, легко адаптируется к изменениям и всегда «владеет ситуацией». При этом важной составляющей успеха является адекватная самооценка. Поэтому необходимо научиться ценить себя. К тому же именно личные достижения могут повысить самооценку. Уверенность в себе появится только с возникновением собственных стандартов. Только научившись управлять собой, можно полностью реализовать свой потенциал, а также достичь поставленных целей и задач. Правильная оценка своих навыков и деловых черт предполагает знание себя, своей силы, слабостей и недостатков. Только при этом условии можно правильно поставить цели карьеры. Целью карьеры нельзя назвать область деятельности, определенную работу, должность, место на служебной лестнице. Она имеет более глубокое содержание. Цели карьеры проявляются в причине, по которой человек хотел бы иметь эту конкретную работу, занимать определенную ступеньку на иерархической лестнице должностей. Цели карьеры меняются с возрастом, а также по мере того, как меняется сам работник, с ростом квалификации, знаний и т.д. Методы оценки эффективности борьбы с поглотителями времени. Тайм-менеджмент – управление временем (организация времени) – комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на необратимости времени. Иногда в конце дня возникает такое ощущение, как будто вы целый день работали и были чем-то заняты, а подводя итог дня, вы понимаете, что очень мало успели сделать или вообще работа стоит на начальном этапе. Почему же так получается? Приведем основные причины потерь большей части времени: 1) Общение. Почти 30% нашего рабочего времени уходит на бесполезное «нерабочее» общение. 2) Медлительность. Медлительные люди работают неэффективно и часто тратят свое время на выполнение второстепенных дел. 3) Неправильно поставленные задачи или нечетко сформулированные цели. 4) Расставляя приоритеты неправильно, вы тратите время на маловажные вещи, в то время, как все важное и значимое так и остается невыполненным. Учитесь справедливо оценивать важность каждой задачи и начинайте работу с дел, имеющих наивысший приоритет. 5) Малоэффективные встречи. К встречам следует готовиться заранее, иначе, вместо желаемого результата они попросту отнимут ваше время. Таким образом, вы видим, что существует немало причин потери рабочего времени, что приводит к снижению эффективности и результативности работы, в связи с чем, с поглотителями рабочего времени нужно бороться. Подходы в тайм-менеджменте: Организация и порядок. Подход основан на том, что большинство проблем управления временем порождаются хаосом или отсутствием порядка в жизни. Необходимо сосредоточить внимание на; организация вещей (наведение порядка во всём: от ключей до компьютеров); организация задач (обеспечение порядка и последовательности планируемых мероприятий с помощью инструментов планирование: от простых списков до компьютерных программ; организация людей (определение того, что вы можете сделать сами, что ваши подчинённые и создание системы контроля). Подход воина (выживание и независимое производство). Этот подход фокусируется на защите личности от всего, что мешает сосредоточить и работать. В течении дня руководитель выполняет ряд незапланированных дел: встречи, телефонные разговоры, внезапные совещания, которые мешают работе и отвлекают от неё. Рекомендуется использовать следующие приёмы: – изоляция (создание защитных барьеров в виде секретарши, запертых дверей, автоответчика и т.д.); – уединение (обеспечение условий, когда нет посторонних людей); – делегирование полномочий (перепоручение второстепенных задач, чтобы самому заняться главным). Подход «А Б В» (расстановка приоритетов и определение ценностей). Вы можете сделать всё, что вы захотите, но не всё сразу. В первую очередь сосредоточьте внимание на самых важных задачах. Основная предпосылка заключается в том, что управленец знает, что хочет достигнуть и сосредотачивает внимание именно на этом. Тенденции и перспективы использования тайм-менеджмента в системе управления. Система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды. Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества. Особенности тайм-менеджмента в системе управления организаций малого бизнеса. Существует множество различных методик тайм-менеджмента (далее — ТМ), но все они имеют одну общую черту: данные методики предназначены для личного пользования и не могут быть интегрированы на предприятии в текущем виде, в то время как внедрение их на корпоративном уровне способно принести существенный результат. В малом бизнесе управленческие проблемы играют не меньшее, а часто и большее значение, чем на крупном предприятии, так как здесь острее конкуренция и меньше запас устойчивости. Успешная реализация целей любого предприятия непосредственно связана с оптимальным использованием ее человеческих ресурсов. Персонал предприятия — это его личный состав, работающий по найму, обладающий качественными характеристиками и имеющий трудовые отношения с работодателем. Особенности малого бизнеса требуют от руководителей высокого профессионализма в области управления персоналом, навыков использования современных технологий оптимизации человеческого потенциала и минимизации его ограничений для повышения конкурентоспособности и развития предприятия В отличие от крупных предприятий, организации малого бизнеса зачастую не могут позволить себе проведение дорогостоящих тренингов и тестов, неизменно сопровождающих процесс интеграции тайм-менеджмента. В связи с этим, целесообразным выглядит разработка унифицированных стандартов оптимизации времени, т.е. создание комплекса мер, внедрение которого на предприятии не потребует существенных материальных и временных затрат, а также позволит вновь нанятым сотрудникам быстро освоить применяемую методику. В своей книге «Корпоративный Тайм-Менеджмент. Энциклопедия Решений» Глеб Архангельский предлагает создание древовидной карты в качестве наглядной иллюстрации влияния тайм-менеджмента на работу организации: Данная схема представляет собой ожидаемый результат от внедрения ТМ-методик, а также позволяет определить предварительный набор инструментов, необходимых на предприятии, как то: • составление распорядка трудового дня, расстановка приоритетов задач • размер и уровень квалификации штата сотрудников и др. В случае с предприятиями малого бизнеса такая задача представляется несколько проще, нежели разработка единых стандартов для крупной организации, т.к. небольшой штат работников не потребует привлечения дополнительных ТМ-инструментов, а также проведения аттестации. Кроме того, на малом предприятии руководство имеет возможность осуществлять прямой контроль выполнения тех или иных стандартов тайм-менеджмента, эффективность использования предоставленных средств оптимизации времени, а также степень интеграции сотрудника в ТМ-культуру. |