Э. Ф. Макаревич охарактеризовал институт Public Relations, как субъект управления, который выступает управляющим звеном, а управляемым звеном является механизм общественных связей 1

• Название: Э. Ф. Макаревич охарактеризовал институт Public Relations, как субъект управления, который выступает управляющим звеном, а управляемым звеном является механизм общественных связей 1
• Дата: 05.11.2021
• Размер: 428.5 Kb.
• Имя файла: PRGovOrg.doc
• Тип: Доклад; #263680
• страница: 8 из 9

2.6.2. Организационная структура ЦОС

В специальной литературе организационная структура и прин­ципы деятельности служб по связям с общественностью рассмат­риваются как исторически конкретное явление, несущее в себе одновременно устойчивые признаки и перманентно изменяющи­еся черты, воспроизводящие особенности диалога конкретного органа власти и общественности в конкретных обстоятельствах, т.е. организационная структура PR-служб в органах госу­дарственного управления, сохраняя функциональное единообра­зие, видоизменяется в соответствии с особенностями конкретно­го органа власти, временной и региональной спецификой поли­тического управления.

Задача руководства PR-службы состоит в том, чтобы исполь­зовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим обра­зом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктив­но и целесообразно распределять и направлять усилия своих со­трудников и, таким образом, удовлетворять потребности управ­ляемого объекта и достигать своих целей наиболее эффективно.

Организационная структура находит свое отражение в схеме управления, в положениях об органах и структурных подразде­лениях, в должностных инструкциях, а также в штатных распи­саниях.

В социальном управлении находят применение четыре основ­ных типа организационных структур управления: линейный, фун­кциональный, линейно-функциональный (линейно-штабной) и матричный (программно-целевой).'В основе различий между ти­пами этих структур лежат содержание и характер взаимоотно­шений между составляющими организационную структуру эле­ментами.

Центр общественных связей, как уже отмечалось выше, явля­ется одним из подразделений центрального аппарата Минюста России, но в своей работе он самостоятелен. Получив общие ус­тановки, он решает, как их реализовать.

В соответствии со штатным расписанием общая численность работающих Центра - 10 человек. Изначально не существовало деления кадрового состава ЦОС на группы. Каждый сотрудник выполнял обозначенные лично для него обязанности и подчи­нялся, получал указания непосредственно от начальника ЦОС,

т.е. имел место линейный тип организационной структуры, ко­торый является наиболее простой формой, выражающей верти­кальные, субординационные отношения руководства и подчине­ния. Управленческие отношения в ЦОС строились на централи­зации всех основных функций управления и приобретали харак­тер прямой связи, непосредственной подчиненности между руко­водителем и остальными сотрудниками. В результате определен­ным образом обеспечивалась оперативность в принятии управ­ленческих решений и их исполнение. Линейный руководитель давал подчиненным работникам указания что и как делать. Ре­зультаты труда во многом определялись личностными особен­ностями руководителя, его знаниями того, как должны выпол­нять обязанности подчиненные ему работники. Такой тип орга­низационной структуры управления подходит для небольших коллективов, решающих сравнительно простые задачи, поэтому он оказался неэффективным для Центра общественных связей.

Руководство ЦОС попыталось разработать новую организа­ционную структуру, наиболее полно отвечающую стоящим пе­ред Центром задачам. В основу структурных преобразований был заложен функциональный принцип. В составе ЦОС были сфор­мированы три внештатные группы, ориентированные на курирование определенных направлений деятельности Центра:

группа обработки входящей информации, PR-сопровожде­ния и рекламы;

- группа накопления, систематизации и передачи информа­ции;

- группа подготовки и редактирования исходящей информа­ции ЦОС.

Таким образом, для нормального функционирования Цент­ра его работники формально были разделены на эти функцио­нальные группы. Наличие в отделе таких групп отражает факт объективно обусловленного функционального разделения тру­да, его специализацию и кооперирование, когда каждая внештат­ная группа ЦОС имеет целевое назначение. Причем назначение их неодинаково. Они различаются в зависимости от их роли в решении задач, возложенных на Центр общественных связей.

Сегодняшняя структура ЦОС строится на сочетании линейно­го и функционального начал (линейно-функциональная органи­зационная структура управления). Суть ее состоит в том, что нижестоящее звено (в данном случае - каждый сотрудник отдела) подчиняется своему линейному (непосредственному) руководителю и одновременно обязано выполнять указания руководителя соответствующего направления деятельности в рамках его полномочий. Линейный руководитель (начальник отдела) имеет помощников в лице трех специалистов отдела, которые, с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее и информационно-методическое воздействие на подчиненных линейному руководителю сотрудников. Чтобы освободить руководителя от­дела от решения второстепенных вопросов, функциональные ру­ководители имеют право давать указания остальным сотрудникам по отдельным функциям Центра. Считается, что переход на такой принцип структурной организации облегчит повседневную рабо­ту Центра общественных связей и будет способствовать более пол­ной и эффективной реализации им своих функций.

Таким образом, исходным основанием для определения орга­низационного «контура» Центра общественных связей является набор функций, которые этот отдел призван осуществлять. Со­ответственно работа сотрудников Центра в новых условиях ста­нет более регламентированной и содержательной, функциональ­ный принцип позволит создать в ЦОС целостную контролируе­мую систему, улучшит подконтрольность деятельности сотруд­ников, позволит лучше ориентироваться и принимать решения в сложных ситуациях. Одновременно данный подход порождает ряд проблем. Одна из них заключается в недопонимании многи­ми сотрудниками ЦОС необходимости проведения этих струк­турных преобразований. Они привыкли выполнять указания только непосредственного (линейного) руководителя, а необхо­димость подчиняться своим же коллегам вызывает некоторое удивление, а иногда даже конфликты.

После рассмотрения организационной структуры Центра пе­рейдем к анализу структурных связей в данном подразделении. Они призваны придавать динамичное состояние отделу, созда­вать условия для постоянного усиления его управленческого воз­действия.

Структурные связи Центра можно подразделить на три груп­пы.

1. Вертикальные. Они реализуются внутри отдела, пронизы­вают Центр сверху донизу и охватывают всех работников. Это свойство вертикальных связей обеспечивает единство управле­ния. Принципиальная схема таких связей внутри Центра «распо­ряжение - исполнение». В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается в отделе с уровня на уровень. Она может перемещаться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о текущих зада­чах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуе­мых процедурах, методах выполнения и т.д. Коммуникации по восходящей выполняют оповещение «верха» о том, что делается в Центре. Так руководство узнает о текущих и назревающих про­блемах и предлагает возможные варианты исправления положе­ния дел.

2. Функциональные связи внутри Центра состоят в реализа­ции одним сотрудником или одной внештатной группой ЦОС пра­ва участвовать в решении вопросов, составляющих функцио­нальную обязанность других групп (сотрудников), или же в обя­занности предоставлять другим группам (сотрудникам) информа­цию, согласовывать решения некоторых вопросов (см. схему).

3. Горизонтальные связи Центра выражены в отношениях между отдельными сотрудниками ЦОС, не находящимися в пря­мой подчиненности по отношению друг к другу или функцио­нальной зависимости.

Таким образом, охватывая все процессы, происходящие внут­ри Центра, система структурных связей обеспечивает условия для реализации полномочий данного структурного подразделения Министерства юстиции РФ.



Схема 3. Функциональные связи между внештатными группами ЦОС

При этом надо отметить, что представленное здесь понятие структуры охватывает только внутренние связи в системе, вне­шние же связи не являются его характеристикой (анализ внешних связей будет предложен ниже). Однако, раскрывая это понятие,

необходимо сделать акцент на том, что структура не является самодовлеющей величиной, что она ценна не сама по себе, а лишь постольку, поскольку обеспечивает надлежащие условия для эффективной реализации именно публичных внешних связей Центра. Социальная ценность структуры, которая связана со всеми сторонами деятельности Центра, определяется тем, что структура выступает необходимым средством осуществления его общественных функций, орудием эффективного решения поставленных перед ним задач. В свою очередь внутрисистемные связи Центра сформировали производные принципы деятельности, определяющие степень эффективности в сфере установления, поддержания и развития контактов с общественностью. К ним относятся:

- системность: деятельность работников ЦОС - не набор (не сумма) механически связанных друг с другом приемов, методов, процедур взаимодействия с общественностью, а именно система как организованная целостность;

- адекватность: речь идет о взаимном соотношении, взаимосоответствии целей, предмета и средств «паблик рилейшнз», о стратегической обусловленности и тактической, ситуативной целесообразности действий, о непротиворечивом соотношении избранных технологий;

- «гибкая технология»: поскольку вероятность изменений во взаимодействии с общественностью весьма высока, в самой структуре Центра должна быть формально заложена возможность технологической переналадки связей с общественностью (кадровый состав, организация и т.д.).

В содержание понятия структуры подразделения органа управления также входит состав должностей. Государственная должность является первичной организационно-структурной единицей государственного аппарата, заключающей в себе часть его I

компетенции. Должность как исходная структурная единица включает четыре формальных элемента: точно обозначенное в штатном расписании служебное место, которое может занимать только одно лицо; обязанности по данной должности; полномочия и ответственность как совокупность поощрений и санкций, назначаемых служащему за его работу

Помимо руководящего состава (начальник ЦОС и его заместитель) в Центр общественных связей на данный момент входят еще 8 сотрудников: консультант, 2 главных специалиста, 3 ведущих специалиста, специалист II категории и специалист I категории. На основании решения руководства ЦОС о структуре, каж­дой должности соответствует ряд задач, которые рассматрива­ются в качестве необходимого вклада в достижение целей как Центра общественных связей, так и Министерства юстиции в це­лом. Распределение функций и обязанностей между структурны­ми элементами (функциональными группами или отдельными сотрудниками) - один из важнейших принципов управления в ЦОС. Цели, задачи и функции, возложенные на Центр, распреде­ляются между его структурными составляющими. Рациональное разделение труда выступает как необходимое условие оптимиза­ции управленческого воздействия и в конечном итоге наиболее полного удовлетворения жизненно важных потребностей управ­ляемого объекта в целом.

Центр общественных связей возглавляет начальник отдела. Он имеет довольно высокий ранг в структуре Минюста, посколь­ку назначается министром юстиции Российской Федерации и на­прямую ему подчиняется. Он отвечает за деятельность системы ЦОС в целом, несет персональную ответственность за решение стоящих перед Центром задач и в связи с этим выполняет следу­ющие функции:

- осуществляет общее (методическое и стратегическое) руко­водство деятельностью ЦОС;

- организует деятельность Центра и выполнение приказов, инструкций, указаний и других решений министра, решений кол­легии Министерства, осуществляет контроль за их исполнением;

- принимает решения, направленные на реализацию функций Центра, обеспечивает их выполнение, контролирует работу со­трудников ЦОС;

- вносит на рассмотрение министра, коллегии Министерства наиболее важные вопросы, связанные с деятельностью Центра;

- организует взаимодействие с российскими и иностранными средствами массовой информации для полного и объективного освещения деятельности Министерства и органов юстиции стра­ны;

- организует подготовку сообщений в средства массовой ин­формации, брифинги, пресс-конференции по вопросам деятель­ности Министерства и органов юстиции субъектов Российской Федерации;

- организует оперативное информирование руководства Ми­нистерства о позиции средств массовой информации, об откли­ках в прессе, на радио и телевидении о деятельности Минюста;

- организует взаимодействие с пресс-службами Администра­ции Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов государственной власти;

- организует проведение совместно с другими подразделени­ями Министерства сравнительно-правового анализа норматив­ных актов субъектов Российской Федерации, регулирующих дея­тельность органов юстиции в сферах правового информирова­ния населения, связей с общественностью, правового просвеще­ния;

- обеспечивает координацию в работе Центра и взаимодей­ствие с другими подразделениями Министерства.

У начальника Центра общественных связей, согласно штат­ному расписанию, имеется один заместитель, назначаемый в ус­тановленном порядке. Его компетенция определяется должност­ной инструкцией, а деятельность включает следующие функции:

- планирование и организация работы сотрудников ЦОС;

- контроль за исполнением сотрудниками ЦОС своих долж­ностных обязанностей;

- составление информационно-аналитической отчетности о деятельности ЦОС и предоставление ее начальнику отдела;

- осуществление постоянной связи с руководителями струк­турных подразделений Министерства (департаментов);

- организация работы по информационной поддержке изда­ний и сайта Минюста в Интернете.

Таким образом, руководство Центра (начальник ЦОС и его заместитель) осуществляет комплексное (по всем вопросам) и линейное (властно-распорядительное) управление всеми группа­ми, то есть объектом (ЦОС) в целом.

Остальные сотрудники Центра общественных связей, как уже отмечалось выше, распределены по функциональным группам. Каждая группа насчитывает 2-3 человека. Основными функция­ми группы обработки входящей информации и PR-сопровожде­ния и рекламы являются:

- мониторинг прессы и электронных СМИ;

- обработка и систематизация входящей информации по те­матике деятельности Минюста Российской Федерации;

- формирование банка текстов (статей, публикуемых в печат­ных СМИ) и их классификация по тематике деятельности Мини­стерства юстиции;

- осуществление взаимодействия и поддержка творческих кон­тактов с представителями СМИ;

- осуществление взаимодействия с общественными органи­зациями и органами государственной власти;

- осуществление взаимодействия со специалистами структур­ных подразделений Минюста (департаментов);

- подготовка пресс-конференций, брифингов, встреч руково­дителей Министерства юстиции с журналистами;

- информационная поддержка сайта Минюста в Интернете. Группа накопления, систематизации и передачи информации осуществляет:

- сбор и каталогизацию информации о деятельности Минюс­та, отраженной в СМИ (видеотека, аудиотека, фототека);

- анализ и подготовку информации, поступающей от инфор­мационных агентств;

- передачу информации в информационные агентства и СМИ через средства электронной и факсимильной связи.

Деятельность группы подготовки и редактирования исходя­щей информации ЦОС направлена на:

- осуществление взаимодействия с редакциями юридических изданий;

- подготовку для публикации материалов, связанных с исто­рией и сегодняшней деятельностью Минюста;

- подготовку пресс-релизов;

- редактирование материалов, поступающих от сотрудников ЦОС для публикации;

- информационную поддержку журнала «Бюллетень Мини­стерства юстиции Российской Федерации» и газеты «Телеграф N».

Каждую функциональную группу возглавляет руководитель. В соответствии с новой организационной структурой они осуще­ствляют комплексный и линейный контроль за своими группа­ми, призваны обеспечить квалифицированное осуществление зак­репленных за группами функций Центра путем разработки планов и мероприятий по их выполнению, непосредственного мето­дического воздействия и контроля за деятельностью подотчет­ных им сотрудников в плане соответствующей функции. По сво­ему положению это прежде всего вспомогательные звенья при руководстве Центра, которые не наделяются самостоятельными властно-распорядительными полномочиями в отношении субъек­та управления (группы) и реализуют свои предложения через ука­зания руководства ЦОС. Если линейный руководитель (началь­ник ЦОС) указывает исполнителям, что делать, то функциональный руководитель указывает, как делать, то есть какими метода­ми, приемами, средствами выполнять задание. Функциональные руководители дают указания по выполнению каждой конкрет­ной функции и, соответственно, несут ответственность за ее вы­полнение. В отдельных случаях эти специалисты дают свои реко­мендации начальнику Центра. Таким образом, в Центре обще­ственных связей формально имеет место делегирование полно­мочий, т.е. передача подчиненному функций или видов деятель­ности из сферы действий руководителя. В делегировании полно­мочий есть ряд положительных факторов:

г оно освобождает руководителя от выполнения несвойствен­ных ему рутинных операций;

- оно является целенаправленной формой повышения квали­фикации сотрудников и способствует использованию их профес­сиональных знаний и опыта;

- положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чув­ствуют себя хозяевами на определенных участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициати­вы и самостоятельности.

Профессиональные обязанности работника PR-сферы весь­ма разнообразны. Внутри образованных в Центре общественных связей функциональных групп сохраняется некоторая специали­зация сотрудников в соответствии с тем или иным направлени­ем, с учетом квалификации, интересов и личных качеств каждо­го. Это создает условия для более эффективного использования квалификации работника. Однако такая специализация не долж­на быть слишком узкой, иначе это затруднит перераспределение служащих внутри отдела и в результате сведет на нет один из глав­ных принципов построения PR-структуры - принцип «гибкой технологии».

Полномочия сотрудников определены должностной инструк­цией.

2.6.3.Основные направления деятельности Центра

Управленческая деятельность, не осознанная обществом и не получившая его положительного отклика, в демократическом государстве обречена на неудачу. Вот почему успех деятельнос­ти любой организации в России сегодня в известной степени за­висит от практического использования механизма «паблик рилейшнз». Успех же деятельности служб по связям с общественно­стью в органах государственной власти определяется тем, на­сколько точно осознаны закономерности «паблик рилейшнз» в сфере управления, как полно «идеальная модель» служб по свя­зям с общественностью воспроизведена в организационной струк­туре и насколько рационально используются механизмы и мето­ды PR.

За три года своего существования Центр общественных свя­зей Минюста окреп, набрался опыта, создал определенную струк­туру, отработал методы своей деятельности. Успешно организо­ванная и проводимая Центром общественных связей работа по­могает более оперативно и своевременно обнаруживать и устра­нять недостатки в организации и осуществлении деятельности Министерства юстиции, устанавливать тесное сотрудничество с общественностью.

В практике PR общественность условно подразделяется на закрытую и открытую системы, поэтому деятельность Центра можно разделить на внутренний и внешний PR. Рамки внешних контактов ЦОС не ограничены. Центр общественных связей -это не что иное, как инструмент вхождения во «внешнюю среду», обеспечивающий Министерству юстиции узнаваемость на феде­ральном и региональном уровне.

Одна из основных задач Центра в системе политического уп­равления - формирование благоприятного имиджа и постоянное поддержание высокого авторитета Министерства юстиции РФ. ЦОС - «продавец» образа Минюста, и от того, насколько гра­мотно он преподнесет свой «товар», будет зависеть положитель­ное или отрицательное восприятие ведомства обществом.

Формированию позитивного имиджа Минюста во многом способствует систематическое взаимодействие со средствами мас­совой информации. Цивилизованные контакты с представителя­ми печати, телевидения и радио - одна из главных задач Центра общественных связей Министерства юстиции РФ.

Критерием успеха информационной деятельности ЦОС мож­но считать наличие материалов в СМИ, понимание проводимой Министерством политики. Если же этого нет, значит отношения, сложившиеся между Центром и журналистами, требуют пересмот­ра. ЦОС должен одинаково реагировать на запросы редакций, независимо от количества подписчиков у газеты или журнала.

Насколько высок коэффициент полезного действия сегодняш­ней работы Центра с прессой, позволяют определить публикуемые статьи. Проведенная Центром аналитическая работа позво­лила выявить, что в 1998 г. подавляющее большинство публика­ций носило доброжелательный характер. Все направления рефор­мирования Минюста объективно поддерживались прессой. В на­чале 1998 г. в прессе было опубликовано несколько статей, нега­тивно оценивающих передачу пенитенциарной системы из МВД в Минюст, однако в процентном отношении (от числа всех пуб­ликаций на эту тему) количество таких статей не превышает 3%. Критических статей, содержащих четко сформулированные не­достатки в деятельности Минюста, в 1998 г. не было.

t Определенные отношения сложились у Центра и с некоторы­ми радиостанциями, телевизионными каналами. Так, в конце 1998 г. при активном участии ЦОС достигнута договоренность между Министерством юстиции и телекомпанией REN-TV об открытии правового канала «Ваше право», призванного решить задачи правового воспитания граждан России. В соответствии с догово­ренностью Центр общественных связей Министерства юстиции РФ призван принимать участие в ежеквартальном составлении тематического плана передач, оказывать помощь творческой группе телекомпании при его разработке, обеспечивать инфор­мационную поддержку авторской группе телеканала в процессе подготовки передач, организовывать участие съемочной группы телекомпании в публичных мероприятиях, проводимых Мини­стерством на территории России и за рубежом.

Заметное<место в деятельности ЦОС занимает информацион­ная и организационная поддержка таких изданий, как «Бюлле­тень Министерства юстиции Российской Федерации», «Российс­кая юстиция», «Человек и закон», «Хозяйство и право», «Пра­во», «Юридический вестник» и некоторых других, одним из уч­редителей которых выступает Минюст России. Почти все эти из­дания создали регулярную рубрику «В Министерстве юстиции Российской Федерации», публикуют материалы совещаний, за­седаний коллегий Министерства.

Своеобразным и постоянно действующим носителем позитив­ной информации стал ежемесячный официальный «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации». В нем в полном объеме (или в извлечениях) публикуются нормативные акты, име­ющие непосредственное отношение к многогранной деятельнос­ти Министерства, приказы, распоряжения и тому подобные акты министра, положения, инструкции, разработанные Министер­ством по направлениям его деятельности, отражаются значимые

кадровые перестановки в центральном аппарате и в территори­альных ведомствах юстиции, даются исторические справки по различным вопросам, а также отражается повседневная деятель­ность Минюста.

Выпуск нового, полностью обновленного «Бюллетеня Мини­стерства юстиции Российской Федерации» позволяет обеспечить координирующую роль Министерства по основным направлени­ям его деятельности, укрепить взаимодействие центральных и территориальных органов юстиции, создать общероссийскую систему правовой информации в части функционирования этих ведомств, сократить сроки получения такой информации и в це­лом - повысить авторитет власти органов и учреждений юсти­ции.

Издание «Бюллетеня...» играет большую роль при налажива­нии внутренних коммуникаций. Формирование единой команды в большой организации весьма трудное дело, «Бюллетень...» же должен помочь в достижении этой цели. С его помощью можно лучше информировать сотрудников, выделять приоритетные на­правления развития, публично поощрять лучших и т.д.

Кроме того, Центр общественных связей принимает актив­ное участие в подготовке к изданию «Справочника общероссий­ских политических общественных объединений», «Справочника общероссийских религиозных организаций и объединений», га­зеты «Судебный пристав».

Для Центра общественных связей СМИ являются одновре­менно и средством, и аудиторией, требующими особого отноше­ния. Необходимо систематически держать их в курсе дел. К наи­более распространенным формам работы со СМИ в Центре об­щественных связей и в Министерстве юстиции относятся:

• подготовка и распространение пресс-релизов. В своей рабо­те Центр широко использует пресс-релизы, содержащие информа­цию о новых событиях; структурных изменениях в Министерстве юстиции, связанных с образованием новых подразделений, сме­ной руководящего состава и т.п.; о публичных выступлениях в СМИ руководства Минюста, его ведущих специалистов. Ежеднев­но сотрудники ЦОС организуют информационные материалы для центральных газет и журналов, радио, телевидения, готовят пресс-релизы и с помощью средств электронной и факсимильной связи рассылают их в информационные агентства, ведущие СМИ;

• встречи с журналистами. Это одна из форм внешней и внутренней жизни Центра. Встречи проходят регулярно в рамках повседневной деятельности ЦОС. Работа с журналистами ведется как руководством Центра общественных связей, так и рядовыми специалистами этого структурного подразделения Министерства;

• организация «круглых столов». Это одна из форм совмест­ного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности. Например, ЦОС совместно с инициативной группой из числа лидеров общественных органи­заций и фондов организовал «круглый стол» на тему: «Роль об­щественных организаций и благотворительных фондов в ре­формировании пенитенциарной системы», получивший широкий резонанс общественности и исключительно позитивное освеще­ние в СМИ;

• пресс-конференции. Может возникнуть необходимость в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. В этом случае ис­пользуют пресс-конференцию с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение рассылается во все СМИ или избирательно;

• брифинги. Брифинг представляет собой непродолжитель­ную инструктивную встречу руководства Министерства с жур­налистами с приглашением представителей органов государствен­ной власти. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Это та же пресс-конференция, но без комментариев. Брифинги, как правило, организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов, чтобы дать объяснения происшедше­му, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преуве­личения по этому поводу;

• организация регулярных выступлений руководящего соста­ва в средствах массовой информации. Из российских и зарубеж­ных СМИ поступает большое количество просьб об интервью. Практически ни одна просьба, ни одно предложение не остаются без внимания;

• информационный обмен.

Одна из главных задач работы Центра - превратить СМИ в естественного союзника. ЦОС строит свою работу со средства­ми массовой информации в режиме диалога, сотрудничества, вза­имной ответственности. Соглашения могут быть документально подтвержденными или носить неформальный характер устных договоренностей, но тем не менее соблюдаться в любом случае. Соблюдение этого принципа значительно повышает действенность PR-службы, результативность ее влияния на общественное мнение.

Коммуникационная политика разрабатывается на основе ана­лиза информационного рынка. Акцент делается на том, что ин­формационные материалы для прессы всегда должны быть со­ставлены так, чтобы они не остались незамеченными. Нужно по­будить журналиста написать интересный материал о том, чем занимается Министерство юстиции. Подготовка информации такого уровня требует мастерства и опыта не только от журна­листов, но и от сотрудников Центра. Специалист PR должен пре­доставлять СМИ точку зрения организации в той форме, в кото­рой она может быть представлена общественности.

Одним из главных принципов работы со средствами массо­вой информации является гибкость и адаптивность к ситуации. Как организация, претендующая на широкую известность, Ми­нистерство юстиции имеет план работы со СМИ - комплексную программу PR-сопровождения, разрабатываемую каждые полго­да Центром общественных связей и утверждаемую министром. Однако в работе с внеплановыми запросами СМИ гибкость за­частую может быть предпочтительнее жестко ограниченной по­литики, и сотрудники Центра это прекрасно понимают.

Формируя отношения со средствами массовой информации, Центр общественных связей выработал общую политику этих отношений. С одной стороны, она определяет правила предос­тавления информации для СМИ, а с другой - правила сбора и анализа информации, уже выпущенной СМИ для общественнос­ти. Специалисты ЦОС постоянно следят за сообщениями в печа­ти, радио и на телевидении, ежедневно готовят обзоры столич­ной прессы для руководства Министерства, дают оценку резуль­татов обратной связи с целевыми аудиториями, отвечают на воп­росы, жалобы и выступления, выступают с опровержениями, со­ставляют аналитические записки.

Одна из функций ЦОС - установление и развитие информа­ционных связей с пресс-службами других федеральных органов исполнительной и представительной власти, информационными службами министерств юстиции государств - членов СНГ и дру­гих стран, сбор и анализ информации об их деятельности. На этом основании Центром общественных связей Министерства юсти­ции РФ установлены достаточно прочные деловые контакты с рядом пресс-служб органов законодательной и исполнительной власти. К их числу относятся Управление Администрации Пре­зидента Российской Федерации по связям с общественностью, Управление правительственной информации аппарата Прави­тельства Российской Федерации, Управление информации МВД РФ, ЦОС ФСБ, пресс-бюро Государственного таможенного ко­митета РФ, пресс-службы Министерства обороны РФ, Министер­ства по антимонопольной политике и поддержке предпринима­тельства РФ, Федеральной службы России по делам о несостоя­тельности и финансовому оздоровлению, Генеральной прокура­туры РФ и др.

3 основе взаимодействия органов власти и их PR-структур лежит принцип коллективной ответственности. Главная цель вза­имодействия - повышение результативности деятельности орга­нов власти и создание условий для повышения качества жизни граждан.

Зачастую Министерство юстиции нуждается в непосредствен­ной поддержке других органов власти. Большой вклад в разви­тие и повышение эффективности деятельности Минюста вносит ЦОС с помощью лоббирования, которое представляет собой спе­циализированную часть «паблик рилейшнз», заключающуюся в формировании и поддержании отношений с органами власти для влияния на законодательство и применение законов. В деятель­ности Центра общественных связей Минюста лоббирование - это механизм воздействия на процесс принятия решений государ­ственными и Законодательными органами путем подготовки, аргументации, консультирования, содействия принятию соответ­ствующих законов.

Конструктивные и цивилизованные формы приобретает лоб­бирование через механизм связей с общественностью, который помогает выявить действительные потребности в поддержке от­дельных сфер общественной жизни, социальных групп населения.

В своей деятельности ЦОС выбирает эффективный и цивили­зованный путь лоббирования - влияние на политические реше­ния при соблюдении закона и правовых норм, что требует про­должительной и кропотливой работы с властными и законода­тельными структурами. Это наиболее характерно при оказании влияния на процесс законотворчества. Работа заключается в до­несении до депутатского корпуса интересов и предложений Ми­нистерства юстиции и отдельных социальных групп. Оказание влияния на решение органов исполнительной власти требует усилий по созданию связей с властными структурами в процессе под­готовки нормативных документов.

В Центре общественных связей понимают, что решение ком­плекса проблем со всей очевидностью не может ограничиваться отдельными разовыми приемами. Это систематическая, целе­направленная организационная работа, в которой немалую роль могут играть личное обаяние при неформальных личных контак­тах, умение убеждать и, конечно же, доскональное знание пред­мета обсуждения. Все это требует продолжительного времени, знаний деловой среды, конкретных контактов с людьми.

Не менее важной задачей Центра является осуществление свя­зей с общественными объединениями, партиями, движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению мероприятий в сфере правового просвещения, разъяснения зако­нодательства. Работа с общественными организациями ведется руководством Центра по определенному плану.

Особое внимание и поддержку представителей общественно­сти и СМИ получили предложения о создании при Минюсте Рос­сии Общественного совета, деятельность которого позволит ре­шить ряд принципиально важных для Минюста PR-проблем и вопросов по координации деятельности общественных правоза­щитных организаций и объединений.

Публичная деятельность Совета должна явиться одной из важ­нейших его функций, обеспечивающей постоянное взаимополез­ное сотрудничество с различными общественными объединения­ми. Это позволит сформировать блок союзников по поддержке реформаторских начинаний Минюста России.

Таким образом, представляя власть и будучи ее инструмен­том, Центр общественных связей Министерства юстиции вместе с тем представляет граждан, общественные формирования, т.е. выступает посредником во взаимоотношениях органов власти и населения. При этом, с одной стороны, Центр общественных свя­зей обогащает средства административного воздействия «внеадминистративным влиянием», а с другой - позволяет обществен­ным организациям достигать своих целей не столько прямым лоббированием, сколько путем формирования общественного мнения.

Основой деятельности Центра является поиск взаимопонима­ния с целевыми аудиториями. Но общественные связи в послед­нее время все ближе смыкаются с внутренней коммуникацией.

Поэтому ЦОС направляет свои усилия не только на сотрудниче­ство с представителями властных структур, средствами массовой информации и широкой общественностью, но и на развитие эф­фективных коммуникаций внутри Министерства. Они должны быть ориентированы на целевую субгруппу сотрудников Мини­стерства юстиции и Центра общественных связей.

Участвуя в выработке информационной политики, общей стратегии Министерства юстиции, Центр общественных связей работает во взаимодействии с другими структурными подразде­лениями Минюста в соответствии с распределением прав и обя­занностей между ними. Это взаимодействие заключается прежде всего в том, что ЦОС организует работу департаментов и управ­лений Министерства с общественностью и средствами массовой информации, привлекает их к участию в освещении их деятель­ности.

Руководство Центра общественных связей поддерживает лич­ные контакты с заместителями министра юстиции, курирующи­ми то или иное направление деятельности Минюста, и руководи­телями структурных подразделений (личные встречи дают пре­красную возможность для обмена взглядами и мнениями) и сис­тематически знакомит их с разрабатываемой раз в полгода ком­плексной программой PR-сопровождения. Многие относят­ся к этому с большим пониманием и выражают готовность к со­трудничеству, внося свои коррективы и предложения. Они пони­мают, что имиджМинюста зависит не только от первых лиц ве­домства, но и от своевременного и качественного освещения в средствах массовой информации работы самих департаментов. В свою очередь для своевременного информирования обществен­ности о деятельности Министерства, руководители структурных подразделений должны заблаговременно информировать Центр общественных связей о предстоящих событиях, требующих осве­щения в СМИ, с предоставлением максимально подробной ин­формации о них. К сожалению, информационный поток от неко­торых департаментов крайне нестабилен, и это значительно сни­жает эффективность PR-сопровождения деятельности Минюста, которая могла бы быть более высокой в условиях оперативного обеспечения Центра информацией от всех департаментов. Кро­ме того, еще одним недостатком организации деятельности ЦОС является некоторая хаотичность в работе с другими структурны­ми подразделениями. Для преодоления этого было бы целесооб­разным решить вопрос о курировании сотрудниками Центра той

или иной группы департаментов. Необходимо также усилить ин­формационное взаимодействие с органами и учреждениями юс­тиции субъектов Российской Федерации для более полного осве­щения в центральных СМИ деятельности всей системы юстиции России в целом.

Как уже отмечалось, Центр общественных связей системати­чески взаимодействует и с руководством Минюста по основным направлениям своей деятельности. Обязательным для ЦОС яв­ляются ежедневная обработка публикаций и сообщений в СМИ с подготовкой дайджеста для министра и его заместителей, со­ставление ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов, со­держащих аналитические материалы о работе ЦОС, о складыва­ющемся общественном мнении, тенденциях его развития. Отче­ты несут информационную функцию, отражая деятельность и значительные события как ЦОС, так и Минюста в течение опре­деленного промежутка времени. При этом они несут и мотивационную функцию.

Как правило, отчет Центра общественных связей, предостав­ляемый руководству Минюста, содержит 4 раздела:

1. Аналитический обзор прессы, статистические данные. Ста­тистическая обработка материалов по публикациям о Минюсте включает в себя данные по общему количеству публикаций о Министерстве, по распределению публикаций (позитив, крити­ка, информация или ссылка). Формулируется итоговое резюме. К разделу прилагается список публикаций.

2. Информация о количестве и тематике интервью, пресс-кон­ференций, выступлений руководства Министерства (приводятся фамилии выступающих, место проведения пресс-конференций, какому изданию или электронному СМИ давалось интервью и т.д.).

3. Пресс-релизы (к отчету прилагаются в хронологическом порядке все пресс-релизы, подготовленные ЦОС за отчетный месяц).

4. Работа с общественностью (дается информация по контак­там, принятым совместным решениям и результатам совместной деятельности).

Отчеты - это средство признания достижений ЦОС. Сотруд­ники отдела должны быть с ними ознакомлены, поскольку это повышает для них наглядность результатов проводимых PR-кам­паний, делает коммуникации персонифицированными, т.е. более личными, открытыми,

Сотрудники Центра являются одной из наиболее важных кон­тактных аудиторий, которой ЦОС должен уделять внимание. Каждый работник Центра выступает в роли передатчика инфор­мации во внешний мир, т.е. формирует имидж своего отдела и Министерства юстиции в целом. Следовательно, объясняя сотруд­никам, как важной части ведомства, значение их работы для сво­ей организации, ЦОС воспитывает определенный тип поведения. Организация, которая добивается, чтобы ее служащие отожде­ствляли себя с нею, добивается цели своей деятельности гораздо эффективнее.

Внутренний PR Центра общественных связей призван способ­ствовать совершенствованию способов мышления сотрудников и руководства ЦОС, стиля работы каждого из них, использова­ния своего рабочего времени.

Работа специалиста ЦОС должна протекать в атмосфере, рас­полагающей к инициативе и высокой творческой отдаче. Улуч­шение творческой атмосферы внутри отдела, мотивированности работы, человеческих отношений, доверия, терпимого отноше­ния к критике и готовности ее использовать для совершенствова­ния самого Центра, в конечном счете, будет способствовать по­вышению эффективности управленческого процесса.

Многое в деятельности Центра общественных связей зависит от того, на каком уровне автоматизации обработки информаци­онных потоков осуществляется деятельность. Рационализация информационных потоков, автоматизация сбора, хранения, об­работки и передачи информации являются важными задачами в повышении эффективности и качества работы ЦОС. В последнее время объемы перерабатываемой информации достигают огром­ных размеров, и обработать их, а также провести необходимый анализ вручную практически невозможно. Внедрение средств автоматизации дает положительные результаты и повышает эф­фективность работы специалистов Центра.

Оперативная информация, поступая в Центр общественных связей, должна быть соответствующим образом обработана и сохранена. Поэтому руководство отдела посчитало необходимым установить и адаптировать к стоящим перед ЦОС задачам три базы данных:

• банк текстов, интервью, стенограмм и публикаций, относя­щихся тематически к деятельности Министерства. Его наполне­ние должно осуществляться по разработанному в ЦОС класси­фикатору;

• база данных по результатам информационного взаимодей­ствия с издательствами, редакциями, теле- и радиокомпаниями и конкретными журналистами;

• база данных по каналам связи (адреса, телефоны, фамилии) с руководством изданий СМИ, электронных СМИ и журналис­тами.

Еще одной формой накопления и сохранения информации в Центре общественных связей Минюста является формирование аудио- и видеофонда передач радио и телевидения по тематике, относящейся к ведению Министерства. Требует реализации идея осуществления фото- и видеосъемки проводимых Минюстом и ЦОС мероприятий.

Одним из направлений совершенствования деятельности Цен­тра общественных связей на данный момент является активная работа по созданию и эксплуатации локальной сети «ЦОС - ми­нистр юстиции - заместитель министра юстиции» для обеспече­ния оперативного прямого информационного доступа руковод­ства Министерства к базам данных, информационным подбор­кам и дайджестам, формируемым в Центре общественных свя­зей.

Реализация указанных выше направлений потребует опреде­ленных материальных затрат. Вместе с тем эффект от правильно спланированной и реализованной политики информатизации дает значительный выигрыш, что открывает не только принци­пиально новые возможности для решения задач, стоящих перед Центром, но вносит изменения в характер труда специалистов, делая его более интеллектуальным, свободным от рутинных опе­раций.

Центр общественных связей не только старается использовать все имеющиеся возможности, но и стремится заглянуть в завтра. Ближайшая перспектива - активная работа в Интернете.

Образование ЦОС ознаменовало для Министерства юстиции качественный переход от разрозненной информационной рабо­ты к реализации целостной информационной политики, созда­ние инструмента постоянного информирования и воспитания населения для их стимулирования к деятельному и продуктивно­му участию в решении проблемы.

Принципиально важно уже то, что в таком органе государ­ственного управления, как Минюст России, связи с обществен­ностью институционализированы, то есть обрели статус функ­циональной управленческой структуры. Информационная деятельность ЦОС носит не подсобный, сугубо вспомогательный характер, а является частью политики, способствует открытости власти.

Вместе с тем анализ нормативно-правовых актов и основных аспектов работы Центра общественных связей (его кадрового потенциала, организационной структуры, материально-техничес­кого обеспечения, Основных методов деятельности) выявил ряд проблем его функционирования и дальнейшего развития. Рас­смотрим их и возможные пути их решения, ибо велика вероят­ность того, что с подобными проблемами сталкиваются и другие организации:

• отсутствие утвержденного документа (Положения), опреде­ляющего (фиксирующего) правовой статус Центра в системе Министерства юстиции Российской Федерации;

• реструктуризация ЦОС ведется недостаточно системно. Ко­ординация работы образованных внештатных групп осуществ­ляется не за счет развития системности в работе, а с помощью прямых директив из высшего звена по любому поводу;

• отсутствие четкого распределения обязанностей и ответ­ственности между сотрудниками Центра:

• недостаточная укомплектованность ЦОС квалифицирован­ными кадрами;

• информационный поток в ЦОС от других департаментов Министерства крайне нестабилен, что значительно снижает эф­фективность PR-сопровождения деятельности Минюста;

• техническое (аппаратное) оснащение отдела в значительной степени не соответствует поставленным задачам и направлениям деятельности Центра.

Для разрешения этих проблем можно дать некоторые реко­мендации по совершенствованию работы Центра общественных связей Министерства юстиции Российской Федерации.

1. Необходимо ускорить разработку, утвердить типовое по­ложение о Центре общественных связей Минюста России. Наи­более адекватным был бы рамочный документ, который, с од­ной стороны, оставлял бы широкий простор для инициативы и новаторства, а с другой - фиксировал бы некий обязательный минимум, гарантирующий качественное обеспечение информа­ционной открытости. Принятие Положения в определенной сте­пени обеспечило бы условия для законного и эффективного функционирования Центра, послужив основой для динамичного со­вершенствования деятельности ЦОС.

2. Правовая регламентация структуры отдела должна охва­тывать все ее элементы. Важное значение при этом имеет более четкое правовое оформление порядка распределения между со­трудниками полномочий и ответственности. Для фиксации ста­туса сотрудников необходимо определить их место и роль в Цен­тре общественных связей. Руководители функциональных групп должны уточнить должностные обязанности подчиненных и пред­ставить руководству ЦОС свои предложения для обобщения и разработки должностных инструкций по категориям. Разработ­ка должностных инструкций с определением круга должностных обязанностей и границ полномочий каждого сотрудника Центра позволит им сосредоточится на специфике своей работы. Кроме того, руководству отдела следует установить и четко закрепить ответственность структурных подразделений (групп) и должнос­тных лиц за конкретные результаты выполнения возложенных на них задач.

3. Сформированные функциональные группы не должны впос­ледствии превратиться в изолированные части отдела. Структу­ра должна быть мобильной, легко адаптируемой к изменениям, исключающей параллелизм в работе. Нужно добиться такой вза­имозаменяемости, при которой ни один из проектов не будет пре­рван или отложен из-за чьей-то болезни или отпуска.

4. Руководителям функциональных групп целесообразно на­править внимание на повышение исполнительской дисциплины, соблюдение распорядка рабочего дня, повышение профессиональ­ного уровня работников (целевые стажировки, повышение ква­лификации, компьютерные курсы и другие формы).

5. Для оперативного информирования других подразделений Министерства юстиции и налаживания информационного пото­ка от них следует решить вопрос о конкретном распределении между сотрудниками Центра полномочий по курированию той или иной группы департаментов.

6. Представляется возможным усилить информационное вза­имодействие (возможно, с использованием электронных средств связи) с органами и учреждениями юстиции субъектов Российс­кой Федерации для более полного освещения в центральных СМИ деятельности системы юстиции России в целом.

7. Оснащение Центра современной компьютерной и оргтех­никой, связь с действующими национальными сетями, установка

соответствующего программного обеспечения, создание баз дан­ных позволит избавить сотрудников отдела от рутинной рабо­ты, снизит трудоемкость их работы, повысит производительность труда, существенно облегчит информационный обмен.

8. Учитывая цели и задачи Центра общественных связей Ми­нистерства юстиции, целесообразно организовать доступ в Ин­тернет в самом ЦОС.

9. Следует усилить плановую основу взаимодействия ЦОС с общественными организациями, службами по связям с обществен­ностью органов законодательной и исполнительной власти.

10. В этом же блоке вопросов необходимо рассматривать про­блему информационного сближения с российскими регионами.

Все перечисленные меры должны проводиться комплексно и системно. Только в этом случае можно добиться повышения эф­фективности деятельности Центра общественных связей. ¹²