госы. Ответы на вопросы к госам. Экономика и социология труда Труд как социальноэкономическая категория и основа жизнедеятельности человека и общества
 Скачать 0.89 Mb.
|
|
7. Бумажный и электронный документооборот: различия и сходство Бумажная книга содержит последовательный текст, в котором для облегчения поиска применяются оглавление и нумерация страниц; иногда имеется алфавитный указатель Электронный документ может быть гипертекстом, в котором с помощью гиперссылок легко перейти к интересующей тематике. Многие системы просмотра электронных документов обеспечивают возможность поиска нужного материала по ключевым словам √ бумажный документ трудно скопировать и ещё труднее внести в него изменения. Пересылка бумажного документа - медленное и дорогостоящее перемещение материального объекта в пространстве, подобное пересылке письма или бандероли по обыкновенной почте √ электронный документ легко копируется, изменяется и передается на большие расстояния почти мгновенно по электронной почте √ электронные документы занимают меньше места 8. Документы, которые должны храниться в личном деле Как правило, в личное дело включают следующие документы: внутренняя опись документов дела; личный листок по учету кадров; анкета; дополнение к личному листку по учету кадров; автобиография; заявление о приеме на работу; копия документа, удостоверяющего личность; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия ИНН; должностная инструкция; копии документов об образовании; характеристики и рекомендательные письма; личные заявления работника; трудовой договор; копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о работнике; справки о состоянии здоровья; фотографии; лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив). 9. Делопроизводство. Нормативная база Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики. Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные его особенности: точность, исключающая возмозможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей и языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т. д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, по ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории); нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения. Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами: 1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми. 2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства. 3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. 4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства. 5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела. 6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД). 10. Хранение кадровых документов. Требования и правила. Создание архива Все внутренние документы компании по окончании работы с ними подлежат хранению. Особое значение следует уделять хранению кадровых документов, поскольку от этого могут зависеть крайне важные для работников вопросы, такие, например, как начисление пенсионных выплат. Требования к условиям хранения кадровых документов Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов). Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью. Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. Работу по определению сроков хранения документов, подготовке их к хранению и отбору для уничтожения выполняет специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем. Она состоит из председателя и помощников. Решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем компании. Комплектование архива кадровых документов Целесообразно принять в компании внутреннюю инструкцию по организации хранения документов. Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях. Их уничтожают по истечении срока хранения. Сроки хранения Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В перечне установлены такие сроки хранения: один год, три года, пять лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов. Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ. Читайте также «Сколько лет хранить кадровые документы» Виды хранения В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения: текущее; архивное. Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Например, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении, как правило, в течение двух лет. По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия может принять решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным. Приказ Минкультуры России № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы: с ограниченным сроком хранения (текущего хранения); постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников); хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников); хранения до замены новыми; хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.). Документы также могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив. Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания. Некоторые документы могут быть истребованы из архива спустя 20, 50 лет после их постановки на хранение. Известны случаи, когда бывшие работники предприятий не смогли осуществить свое право на пенсию, потому что не сумели подтвердить свой трудовой стаж: документы, подлежащие архивному хранению, были уничтожены. |