Фгбоу во дальневосточный государственный университет путей сообщения
 Скачать 0.63 Mb.
|
1.4 Цели и задачи отдела конфиденциального документооборотаДля конфиденциального делопроизводства необходимо создать отдельное подразделение, в обязанности которого будут входить изготовление, учет, хранение и обработка документов. Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть обособленным подразделением, подчиненное руководителю компании, или быть в составе других подразделений, смежных по обязанностям, например, служба безопасности, служба защиты информации. Если предприятие имеет небольшой штат и организация целого отдела не целесообразно и не экономически выгодно, то допускается назначение ведения основного документооборота на одного сотрудника. Так же у него должен быть помощник на время отпуска или нетрудоспособности. Это обязательно должно быть закреплено в организационно-распорядительной документации. Наименование, структуру и статус отдела конфиденциального делопроизводства устанавливает руководитель предприятия. На определение этого влияет объем конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводства – это составная часть системы защиты коммерческой и служебной тайны, орган, осуществляющий, координирующий и контролирующий работу с конфиденциальными документами. Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, права и ответственность его руководителя должны быть зарегламентированны в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц – в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях устанавливаются и квалификационные требования к сотрудникам – образование и стаж работы на аналогичной должности. Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, определяющими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников. При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и способствовать предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства: участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией; внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ; привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов; участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ. В соответствии с Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ О коммерческой тайне сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную либо гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации. Все сотрудники, принимаемые на работу в отделы по работе с конфиденциальной информацией, дают письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих на предприятии нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем. Отдел конфиденциального делопроизводства должен иметь служебное помещение для хранения конфиденциальных документов. Помещение должно быть оснащено оборудование и техническими средствами, в которые водит ЭВМ. Для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Помещение должно быть оснащено противопожарной и охранной сигнализацией. Технология выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах. Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно-методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть: разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну; разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов; снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов; разработка положения о системе доступа к конфиденциальным документам; экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения; проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации. Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав должны входить высококвалифицированные сотрудники: руководители подразделений, имеющие доступ к конфиденциальной информации. Кроме того комиссия должна включать руководитель службы безопасности компании и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия, если такой имеется. Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, который имеет допуск ко всем конфиденциальным документам. ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется с их согласия и предусматривает: принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или дополнительном соглашении; ознакомление сотрудников с положениями законодательства, предусматривающими ответственность за нарушение конфиденциальности; ознакомление сотрудников с перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право доступа. Порядок изготовления конфиденциальных документов и правила обращения с ними требуют определенных знаний, которые сотрудник должны приобрести до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для повышения квалификации сотрудников следует привлекать не только специалистов подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях. |