Фгбоу во дальневосточный государственный университет путей сообщения
 Скачать 0.63 Mb.
|
Организация конфиденциального документооборотаВсе документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих конфиденциальную для фирмы коммерческую информацию. Составляется список конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок, который указывается на титульном листе документа. Срок конфиденциальности может быть увеличен или уменьшен по решению комиссии, которая формируется из руководителей предприятия. Специальная инструкция по ведению конфиденциального документооборота регламентирует и организует правильный порядок работы с документами. Она включает следующие разделы: общие положения – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайн – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; организация работы с документами – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Основные этапы конфиденциального делопроизводства: определение перечня конфиденциальной информации; закрепление утвержденного перечня в организационно-правовой документации; устанавливание грифа конфиденциальности (для коммерческих предприятий обычно используют «Конфиденциально»); определение конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается; оформление и учет носителя для конфиденциальной информации; составление вариантов и черновика; получение разрешения полномочного руководителя на изготовление документов; учет подготовленного черновика конфиденциального документа; издание конфиденциального документа. Самые распространенные носители документированной конфиденциальной информации на коммерческих предприятиях являются текстовые документы (отдельные листы, типовые формы документов). Перед взятием на учет носитель должен быть оформлен следующим образом. На каждом листе носителя проставляется гриф конфиденциальности, нумерация и наименование документа. Бумажные носители учитываются в журналах учета. Пример заполнения смотреть в приложении А. На первом листе носителя проставляется штамп с указанием учетного номера и количества листов, на остальных листах на левом поле ставится штамп «К Уч. №» с указанием номера. После взятия на учет носитель передается сотруднику (исполнителю) и делается отметка в журнале учета. При необходимости принятия на учет дополнительных листов носителя, они нумеруются от последнего листа ранее учтенного по этому номеру носителя, регистрируются в журнале учета за тем же номером, что и раннее взятые листы. На левом поле каждого листа проставляется штамп «К Уч. №» с указанием номера, а на первом листе всего носителя прежнее количество листов зачеркивается и проставляется новое с учетом дополнительных листов. Листы журналов учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и проштампованы печатью предприятия. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. После приема носителей производится присвоение учетного номера проекту документа, этот номер совпадает с номером уже готового документа. Учет введется в форме, предложенной в приложении Б. Проекты конфиденциальных документов печатаются с черновиков, или с текста, который находится на ином носителе , или без использования того и другого. Часто на предприятиях пренебрегают черновиками конфиденциальных документов, они выбрасываются бесконтрольно, без каких либо отметок в учетных документах. Это может привести и приводит к тому, что безучетные, а потому и бесконтрольные черновики попадают в чужие руки. Но эти черновики содержат конфиденциальную информацию, и в результате такого обращения с ними, происходит утечка информации. Проект документа должен иметь правильно оформленные реквизиты. Если документ печатается с черновика, на первом его листе должно быть проставлено количество необходимых экземпляров проекта и фамилия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза-разрешение руководителей подразделения, которое издает документ. При приеме черновика сотрудником отдела конфиденциального документооборота от исполнителя, необходимо просчитать количество его листов и указать учетный номер. И выдать разовую расписку о получении. Образец расписки, смотреть в приложении В. При печатании проекта документа на каждом листе экземпляра документа указывается учетный номер, присвоенный проекту по журналу учета изданных документов. После отработки проекта документа исполнитель должен утвердить проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документов вместе с черновиками в отдел конфиденциального документооборота. Следующее наиболее существенное документирование конфиденциальной информации – это присвоении учетного номера проекту будущего документу. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно учитываются черновики подготовленных конфиденциальных документов. Ответным документам присваивается новый учетный номер. В случаи, когда сотрудник фирмы имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнении этого этапа он обязан передать черновик для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись. Как видно, черновик и проект будущего документа постоянно находиться под контролем. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителя, то конфиденциальные документы до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной основной частью в структуру системы защиты информации от санкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Целью этапа изготовления конфиденциального документа является перепечатывание черновика документа и создания оформленного оригинала проекта документа, предназначенного по окончанию этапа издания стать подлинником документа. Конфиденциальные документы могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей техники и с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда санкционируется первым руководителем фирмы с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и основных документов. Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации: предупреждения ознакомления с документов руководителей и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу; предупреждения утраты документа и его частей, элементов текста в процессе передачи документов при издании; перекрытия визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с руководителями и сотрудниками содержания документа. Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры: заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию; итоговое внутреннее согласование документа; внешнее согласование документа; подписание документа руководителем; утверждение документа при необходимости. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимаются решения об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик, редакции документа, учетные формы и описи. Изготовление конфиденциальных документов сопровождается рядом специфических технологических этапов, необходимых для решения задач обеспечения сохранностей всех носителей и конфиденциальности документированной информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к утрате секретов фирмы. Уничтожение документов, их черновиков и испорченных листов происходят в отделе. Сначала вся макулатура помещается в урну и делается запись в журнале учета «уничтожен». Содержимое урны в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания ил при помощи бумагорезательной машины. Уничтожение, как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал, что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры следует составлять акт по следующей форме, смотреть приложение Г. Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Типовой бланк смотреть в приложении Д. Следующий важный этап после издания документа – это учет и его хранение. Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов и документов выделенного хранения. Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии. Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий. Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Пример журнала в приложении Е. Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. При учете поступивших конфиденциальных документов, следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета. Журнал имеет следующие графы, смотреть в приложении Ж. Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале, имеющих следующие графы, смотреть в приложении З. Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы помещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. На текстовых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются в верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра. |