Фгбоу во дальневосточный государственный университет путей сообщения
 Скачать 0.63 Mb.
|
Задачи и особенности конфиденциального документооборотаДля документирования конфиденциальной информации и организации работы с ними должны быть созданы условия обеспечения их защиты. Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач: документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности; защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности. Цель первой задачи: организовать циклическое функционирование конфиденциальной работы в сфере любой направленности. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов. Полноту документной информации характеризует ее объем. Он должен быть полным и понятным для принятия управленческих решений и выполнения производственных задач, но так же важно, что бы информация была необходимой, не содержащей избыточной и не нужной для функционирования предприятия. Достоверность документированной информации определяется по ее соответствию объективному состоянию вопросов и юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления необходимых реквизитов. Обработка информации должна быть своевременной, она должна быть актуальна на протяжении решения вопросов, к которому она относится. Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов. Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего использования документной информации. Цель второй задачи: обеспечить сохранность и конфиденциальность документированной информации. Это требует создание и поддержание особенных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту их и информации, содержащейся в них. Сущностью конфиденциального делопроизводства является организационные и технологические аспекты, к которым можно отнести: письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты; жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов; обязательный поэкземплярный и полистный учет всех документов, проектов и черновиков; максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе; фиксация прохождения и местонахождения каждого документа; проведение систематических проверок наличия документов; разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними; жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации; регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите; персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними. Конфиденциальное делопроизводство должно включать в себя минимальное количество документов, но сохранять полноту и достоверность информации, предоставлять пользователям все необходимые документы, но только в строго разграниченном формате и только те, которые действительно требуются для выполнения поставленных задач. Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя: определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана; регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров; нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна». Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне; ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну; ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну; использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны; осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны. |