Фгбоу во дальневосточный государственный университет путей сообщения
 Скачать 0.63 Mb.
|
3.2 Внедрение электронного документооборотаПосле внедрения бумажного документооборота, руководству предприятия предлагается рассмотреть вариант внедрения электронного конфиденциального документооборота, который можно ввести не сразу, а через год функционирования бумажного конфиденциального документооборота. Внедрение системы электронного документооборота позволяет избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также значительно ускорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы предприятия. Кроме того, автоматизация электронного документооборота дает следующие тактические преимущества: физическое освобождение места; уменьшение затрат на копирование; уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде; уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование; уменьшение затрат на бумагу; повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными и записями (документами, имеющими юридические обязательства). Проведем обзор нескольких программных продуктов, которые могут быть приняты для работы на предприятии. Рассмотри три варианта: Microsoft Office SharePoint Server 2007, система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот», IBM Lotus Domino Document Manager 7. Microsoft Office SharePoint Server 2007 – это новая серверная программа, которая входит в состав выпуска Microsoft Office 2007. Office SharePoint Server 2007 позволяет компаниям упростить совместную работу, предоставить возможности управления информацией, реализовать бизнес-процессы и обеспечить доступ к данным, критически важным для задач предприятия. Microsoft Office SharePoint Server 2007 обеспечивает единую интегрированную платформу, благодаря которой сотрудники могут эффективно взаимодействовать с другими участниками группы, находить ресурсы, искать экспертов и корпоративные данные, управлять информацией и рабочими процессами, а также анализировать данные для принятия более обоснованных решений. Основные преимущества Microsoft Office SharePoint Server: совместная работа. Группы могут эффективно сотрудничать, совместно разрабатывать и публиковать документы, вести списки задач, реализовывать рабочие процессы; порталы. Личные порталы «Мой узел» позволяют обмениваться информацией с другими пользователями, а также настраивать интерфейс и содержимое корпоративного веб-узла для отдельных профилей пользователей; корпоративный поиск. Поиск людей, сведений, опубликованных другими людьми, и содержимого в бизнес-приложениях; управление корпоративной информацией. Создание документов, записей; бизнес-процессы и формы. Создание рабочих процессов и электронных форм для автоматизации и рационализации бизнес-процессов; бизнес-анализ. Информационные работники могут получать доступ к различным данным, просматривать и анализировать данные, а также публиковать отчеты для принятия более обоснованных решений. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии. IBM Lotus Domino Document Manager 7 управляет всем жизненным циклом деловых документов от совместной разработки до архивации. Управление документами в среде совместной работы повышает эффективность сотрудничества рабочих групп. Lotus Domino Document Manager позволяет повысить продуктивность пользователя и снизить затраты на оборудование и пользование сетью, облегчая поиск, хранение и управление для важных документов, в том числе электронных таблиц, презентаций, чертежей, мгновенных сообщений и электронной почты. Domino Document Manager обеспечивает управление всем жизненным циклом документа – от разработки до рецензирования, утверждения и архивации – для каждого пользователя и каждого документа организации, от узко специализированных прикладных программ для малочисленных групп специалистов до широкомасштабных приложений для всех пользователей целой организации Основные возможности СЭД на базе платформы IBM Lotus и продуктов по управлению электронным документооборотом: произвольная маршрутизация документов; управление сроками и контроль выполнения этапов; стандартные механизмы работы с документами; поддержка ролей, рабочих групп, механизма замещения; интеграция и расширяемость; визуальный контроль прохождения документов; формирование отчетов по входящим, исходящим и распорядительным документам системы; настройка автоматического заполнения ряда атрибутов в зависимости от типа подшивки; настройка автоматического создания иерархии в зависимости от типа документации (финансовая, маркетинговая и т.д.); создание справочников для построения иерархии хранилища. определение ролей, групп и т.п.; ввод типов документов. Решения на базе IBM Lotus Domino обеспечивают регистрацию электронных документов на предприятии, в том числе, выполнение следующих операций: подписание документа; присвоение документу регистрационного номера; внесение резолюций; закрытие документов; прохождение процесса визирования. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами. Электронная цифровая подпись используется при аутентификации сервером пользователя или сервера, при определении уровня доверия выполняемому коду, при проверке достоверности почтовых сообщений, документов (записей в БД) и отдельных полей. Шифрование применяется для почтовых сообщений, целиком баз данных, отдельных документов (записей в БД), отдельных полей и сетевого трафика между двумя серверами IBM Domino, а также между сервером и клиентом IBM Notes. В таблице 3.1 произведено сравнение краткое сравнение продуктов. Таблица 3.1 – Сравнение систем электронного документооборота
Проанализировав три продукта, можно остановиться на IBM Lotus Domino, так как функционал программного продукта, более обширный, чем у остальных. Система электронного конфиденциального документооборота, должна состоять из: системы электронного конфиденциального документооборота и системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота. Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков: блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства; блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок; блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов; блок организационных методов защиты электронного делопроизводства. Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть много этапный. Наиболее эффективной является система, состоящая из трех этапов. Первый этап – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.). Второй этап – системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства. Третий этап – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя. Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать: криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных пользователей на сервере; защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети; защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте; защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа; защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме); Организовать мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя: контроль и защиту электронного документа от просмотра; контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования; контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах; разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи; защиту от вредоносных программ (вирусов); парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей. |