Фгбоу во дальневосточный государственный университет путей сообщения
 Скачать 0.63 Mb.
|
Приложение ЖЖурнал учета поступивших конфиденциальных документов Журнал учета поступивших конфиденциальных документов представлен в таблице Ж.1. Таблица Ж.1 - Журнал учета поступивших конфиденциальных документов
Приложение ЗЖурнал учета документов выделенного хранения Журнал учета документов выделенного хранения представлен в таблице З.1. Таблица З.1 - Журнал учета документов выделенного хранения
Приложение ИИнструкция по ведению конфиденциального документооборота на предприятии УТВЕРЖДЕНО Приказом от «___» __________ 2017 г. № ___ ИНСТРУКЦИЯ по конфиденциальному документообороту на предприятии Общие положения Инструкция устанавливает общие требования, предъявляемые к регистрации, учёту, оформлению, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников предприятия, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа. Генеральный директор предприятия назначает ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства и закрепляет в их должностных инструкциях. Должностные лица, допущенные к работе с конфиденциальной информацией и другими сведениями ограниченного доступа, несут персональную ответственность за правильный учёт, хранение, копирование и использование конфиденциальных документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется помощником руководителя (секретарем), на которого возложено ведение конфиденциального делопроизводства. Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с учётом требований настоящей Инструкции. Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных носителях. На документы, содержащие конфиденциальную информацию предприятия, исполнителем документа, руководителем подразделения - исполнителя документа или должностным лицом, утверждающим документ, в правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности «Конфиденциально» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации предприятия (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 1. Соответствующий гриф конфиденциальности проставляется на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию. Бумажные носители, содержащие проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических), до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу подлежат учёту в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2) помощником руководителя (секретарем), ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Учётный номер бумажного носителя конфиденциальной информации состоит из буквенного обозначения «К» (для конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учёта проектов документов на бумажных носителях, записываемых через косую черту (например, К-Б/24, К – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 24 – порядковый номер носителя по Журналу). 2.6. Гриф без кавычек проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например: Конфиденциально Экз. № Адресат На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учётный номер носителя информации по Журналу учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например: Уч. № Отп. 3 экз., на 6 л. каждый Экз. № 1 – в адрес Экз. № 2– в адрес Экз. № 3 – в дело Н.Н.Николаев 87-12-11 21.02.2017 Учётный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом Times New Roman - 12). 2.7. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например: Приложение: 1. Выписка из дела № 124 ..., конфиденциально, № ___, экз. № 1, на 2 л. 2. Справка ..., экз. № 1, на 3 л. Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам). 2.8. Разработанные проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям на подпись, а также направляются для согласования по реестру (приложение № 4). 2.9. Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня возлагается на экспертную комиссии, создаваемую по приказу генерального директора (далее по тексту – Комиссия). Заключение Комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «Гриф снят. Акт № ___ от _____», заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства на предприятии, и печатью. Аналогичные отметки вносятся в описи дел. Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией 3.1. Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией организуется в соответствии с учётом требований настоящей Инструкции. 3.2. Особенности при работе с конфиденциальной корреспонденцией: 3.2.1. Каждый поступающий документ регистрируется в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 4). 3.2.2. Поступившие конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности вскрываются (кроме указанных в п.3.2.5), с проверкой правильности адресации и целостности упаковки документов. 3.2.3. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 3.2.4. При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в трёх экземплярах, один из которых остается на предприятии, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Акт подписывается сотрудником и назначенным помощником, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. 3.2.5. Конверты (пакеты) с грифом «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», не вскрываются, регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта (пакета). Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по письменному поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. 3.2.6. Отправляемые документы, содержащие конфиденциальную информацию, подписанные генеральным директором, регистрируются в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 5). 3.2.7. В правом верхнем углу конверта проставляется гриф «Конфиденциально» (отступив 3-4 см от верхней кромки). В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа (номера документов), вложенного в конверт. 3.2.8. Конфиденциальные документы, подлежащие отправке адресатам ценными или заказными почтовыми отправлениями, отправляются с простановкой отметки в Журналах регистрации исходящих конфиденциальных документов. 3.2.9. Конфиденциальные документы, разработанные на предприятии и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 3.3. Все виды журналов, предназначенные для учёта документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все страницы в них пронумерованы. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается количество содержащихся в нём листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью (приложение № 6). Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись. В журналах учёта отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. Исправления в журналах заверяются подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью. Группировка конфиденциальных документов в дела В номенклатуры дел предприятия в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учёта конфиденциальных документов. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера. 4.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К». 4.4. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ. 4.5. Все подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом нижнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется внутренняя опись (приложение № 7), которая заполняется по мере подшивки в дело документов. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с распорядительными конфиденциальными документами (приложение № 7, примечание) подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются. По окончании дел в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. 4.6. Законченное дело с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Опечатывание дел производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати, которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела. 4.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года. 4.8. Приём дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение № 8). Дела передаются с обязательной полистной проверкой включенных в них документов. Хранение конфиденциальных документов 5.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в сейфах или запираемых шкафах. 5.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку. 5.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому производится с обязательной отметкой в журнале (приложение № 2), или по реестру (приложение № 3). 5.4. При замене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый генеральным директором (приложение № 8). 5.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д. В необходимых случаях генеральный директор может в письменной форме разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. 5.6. Командированным работникам под их личную ответственность, с письменного разрешения генерального директора разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы. 5.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность генеральный директор. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется генеральному директору для принятия решения. Тиражирование конфиденциальных документов Тиражирование документов, содержащих конфиденциальную информацию, большого объёма или требующих снятия значительного числа копий, производится на основании письменной заявки руководителя отдела, в интересах которого будет производиться тиражирование, с письменного разрешения генерального директора. В заявке указывается полное наименование документа, гриф конфиденциальности, количество листов и тираж. 6.2. Заявка, с письменным разрешением генерального директора, и документы, предназначенные для тиражирования, представляются сотруднику, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства (передача осуществляется по реестру – приложение № 3). 6.3. Работы по тиражированию конфиденциальных материалов, а также уничтожению пробных и бракованных копий документов проводятся в присутствии сотрудника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. 6.4. Копирование конфиденциальных документов осуществляется только лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя отдела, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. 6.5. После размножения документов в Журналы регистрации конфиденциальных документов вносится соответствующая отметка о количестве полученных копий «Дополнительно размножено ___ экз.», в соответствующей графе (приложения № 4 – отметка о тиражировании). Дополнительно размноженные документы учитываются за номером основного документа. При этом запись о дополнительно отпечатанных экземплярах производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 4/1, где «4» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии. На оборотной стороне документа проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий. Пересылка конфиденциальных документов 7.1. Пересылка печатных материалов с конфиденциальной информацией в другие организации производится курьерской службой, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется. 7.2. В случае доставки адресатам пакетов с конфиденциальными документами курьерами документы им выдают под роспись в Журнале выдачи конвертов (пакетов) с грифом конфиденциальности (приложение № 10). Доставка конфиденциальных конвертов (пакетов) осуществляется на служебном транспорте. Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру (приложение № 11), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя. Конфиденциальные документы запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет и другим без использования мер защиты. 7.3. При направлении конфиденциальных документов на несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов (приложение № 12). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем отдела - исполнителя документа. Уничтожение конфиденциальных документов Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится Комиссией, на основании докладной записки руководителя подразделения. В докладной записке указывается обоснование уничтожения конфиденциальных документов. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется Комиссией соответствующим актом, утверждаемым генеральным директором (приложение № 13). После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)». 9. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства 9.1. По окончании календарного года Комиссией проводятся внутренние проверки наличия конфиденциальных документов на предприятии. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путём сверки журналов учёта с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами. В журналах учёта, переходящих из года в год, все произведённые отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии. 9.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам, неисполненные конфиденциальные документы подлежат перерегистрации в журналах учёта нового года, а в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учётных номеров. 9.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки (приложение № 14), который утверждается генеральным директором. В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации. 10. Учёт лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана 10.1. На предприятии ведётся учёт: работников отделов, получивших доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа (далее – конфиденциальная информация), а также его контрагентов, и информации, к которой они получили доступ; должностных лиц органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления, получивших доступ к находящейся в ведении структурного подразделения конфиденциальной информации, в период проведения ими проверок либо иных мероприятий, проводимых в рамках полномочий данных органов власти, а также информации, к которой они получили доступ; органов государственной власти, иных государственных органов и органов местного самоуправления, которым была предоставлена в соответствии с их мотивированными требованиями (запросами) находящаяся в ведении отдела конфиденциальная информация, и переданных им материалов; 10.2. Контроль и учет за соблюдением порядка учёта лиц вышеуказанных категорий осуществляет сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, в Журнале учёта лиц, получивших доступ к конфиденциальной информации, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана (приложение № 15). 10.3. О лицах, получивших доступ к конфиденциальной информации, и лицах, которым такая информация была предоставлена или передана, отделы ежеквартально уведомляют в письменном виде генерального директора. 11. Ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящей Инструкции 11.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных настоящей Инструкцией, несет сотрудник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, а также работники предприятия, назначенные ответственными за конфиденциальное делопроизводство, и допущенные к работе с конфиденциальными документами в соответствии с настоящей Инструкцией. Приложение № 1 Предприятие 
Краткое содержание документа Т е к с т Приложение: План …, конфиденциально, № …, экз. № 1, на 12 л. (если приложение не остается у исполнителя, после количества листов указываются слова «только адресату»). Генеральный директор ________ ___________ ______________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) Уч. № … (№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации) (оборотная сторона) Уч. № Отп. 3 экз., на 6 л. каждый Экз. № 1 – в адрес Экз. № 2– в адрес Экз. № 3 – в дело Н.Н.Николаев 87-12-11 21.02.2017 Приложение № 2 Журнал учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации
Приложение № 3 Реестр передачи конфиденциальных документов между сотрудниками отделов
Приложение № 4 Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов
Приложение № 5 Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов
Приложение № 6 О ДЛЯ ПАКЕТОВ К вх. от _________ № ______________ Дополнительно размножено ______ экз. Разрешаю снять ______ копий Подпись _________ ____________________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||