PR фирмы технология и эффективность - Тульчинский Г. Л.. Г. Л. Тульчинский pr фирмы технология и эффективность
 Скачать 3.19 Mb.
|
|
Средства внутриорганизационных коммуникаций В любой организации, даже самой небольшой, используются как минимум два коммуникативных средства -- устные коммуникации и письменные (заметки-записки). В более крупных организациях используют также внутренние газеты -- листки новостей, публикации для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео. Интернет (электронная почта), встречи с руководителями, слухи. Все эти виды внутренних коммуникаций (их наличие или отсутствие) являются показателем культуры внутриорганизационных отношений и формируют образ организации в глазах ее сотрудников. ЛИСТКИ НОВОСТЕЙ. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике ("новости рынка", "новые проекты", "персонал") может окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет выяснить заинтересованность занятых (упомянутых?) в информации, содержащейся в листках. Листки могут также распространяться по принципу "прочитал -- передай другому", или адресно руководителям подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, -- на первом этаже у лифтов, у переходов в другие корпуса, -- где занятые/?/ могут их свободно разбирать. Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Занятые должны его ждать с нетерпением. Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Важно также, чтобы он обеспечивал двусторонюю коммуникацию, выражая не только позицию руководства фирмы, но и мнения других сотрудников. Редактору листка приходится решать ряд проблем. Отбор историй, например, должен фокусироваться на организационных стратегиях и и управленческих целях. Необходимо освещать организационные изменения -- реструктуризацию, поглощения и доказывать их причины. Статьи должны отражать события во всех месторасположениях и отделениях организации, так же как и показывать различные типы людей, занятых в организации. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ПУБЛИКАЦИИ. Менеджеры среднего звена фирмы должны быть хорошо информированы о том, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров -- один из путей обеспечения этого. Многие компании часто публикуют бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компаний или других событий, выпускаются специальные бюллетени. Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих работников. Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться в топ-менеджменте для создания и поддержки корпоративного духа. ЕЖЕГОДНЫЕ ОТЧЕТЫ ДЛЯ ПЕРСОНАЛА. Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для персонала, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен нести и мотивационную функцию, неявно подспудно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма занятых. Годовой отчет для работников фирмы может быть столь же сложен, как и отчет для акционеров, или столь же прост, как краткое освещение событий года в компании. Типичный ежегодный отчет для персонала включает: 1. Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность занятым за их помощь в достижении результатов. 2. Описание компании. простое графическое объяснение того, что организация представляет собой и где расположены ее отделения, филиалы. 3. Организационная политика. Объяснение текущих задач, по поводу которых менеджмент имеет серьезное мнение и в решении которых он ищет поддержки занятых. 4. Отчет об использовании фондов. Часто здесь прикладывается график, описывающий как компания использовала каждый рубль или доллар, который она привлекла. 5. Финансовое положение компании с описанием активов, задолженностей компании и собственности акционеров в динамике. 6. Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества – финансовая поддержка и участие занятых в течение года. 7. Освещение финансовых аспектов оплаты штата – общее описание, нередко в графической форме, зарплат, пособий-льгот и других затрат, имевших отношение к штату. 8. Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие профили конкретных работников, комментарии специалистов об их работе и зарисовки, эссе о людях на работе. Введение внутреннего телевидения и изготовление видеофильмов должно быть предварено проработкой специалистами ПР следующих вопросов: 1. Зачем нам это видео? 2. Чего мы стремимся достичь этим видео? 3. В чем идея видео? 4. Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев это видео? 5. Насколько хорош сценарий? 6. Достаточно ли высоко качество нашего вещания? 7. Дотягивает ли ведение вещания до уровня обычного телевидения? 8. Насколько профессиональна команда телевидения? 9. Где наши зрители увидят видео? 10 Какими средствами коммуникации мы поддержим видео? 11. Как много денег можем мы истратить? Эффективным средством внутрифирменных коммуникаций является Интранет – электронная коммуникация на базе объединенных в сеть используемых в фирме компьютеров. С помощью Интранета легко и просто наладить оперативный выпуск новостей, приветствия и обращения руководства, поздравления с праздниками, вплоть до дней рождения работников. Кроме того, межличностное общение работников во внуренней электронной сети весьма способствует развитию корпоративной культуры. Непосредственые коммуникации с руководством Большинство занятых рассматривает коммуникации с непосредственным начальником как предпочитаемый источник информации. Однако гораздо меньшая часть считает, что их начальник -- хороший источник информации. Поэтому занятые больше полагаются на слухи, хотя предпочли бы им сообщения своего шефа. Возможность прямых коммуникаций представляют конференции, проводимые раз в год или раз в полгода. Конференции собирают вместе людей, которые обычно редко встречаются вместе. В сравнении с видео, на конференции возможен более личный контакт. Здесь может проводится обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия. Собрания и брифинги в организации могут проводится по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Задачей подразделения PR является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджмента с занятыми, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается "перемешивание" менеджмента и штата в различных формах встреч -- от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования. Практикуются также встречи "перепрыгивания уровня" -- менеджеров высшего уровня с подчиненными нескольких уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч -- в их регулярности, содержательности, значительности. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает несколько минут. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих. Стол с угощением ставится так, чтобы не мешать свободному перемещению людей и максимально возможному числу контактов. Поэтому за столом, с которого берут угощение никто не сидит, он стоит отдельно, а небольшие столики располагаются в отдалении, где могут расположиться собеседники. СЛУХИ. В некоторых организациях слухи -- наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции. Поэтому слухи могут быть разрушительными. Слухи трудно остановить. Организация должна корректировать слухи так быстро, как это возможно, потому что занятые склонны искажать будущий ход событий во имя подтверждения слухов, особенно если они подтверждают их личные догадки. Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и не стоит времени. Однако опровержение слухов о плохих новостях -- увольнениях, закрытиях часто необходимо и достигается прямым официальным заявлением. Слухи не всегда враги в коммуникациях с персоналом. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи занятых. Они могут быть еще ценнее, потому что им верят, и каждый может внести свою лепту в их создание и распространение. Интернет -- один из самых мощных и масштабных каналов распространения слухов, однако источник здесь идентифицируем. Как PR начинается и заканчивается организационной культурой и фирменным стилем, так и рассмотрение направлений, форм и методов PR естественно закончить на вопросах культуры общения, управления и внутрифирменной жизни. Многое на эту тему уже было сказано в разделе, посвященном фирменному стилю и организационной культуре как предпосылке и результату PR. Теперь в дополнение к сказанному можно сказать главное - с точки зрения технологии PR фирма предстает культурой - в буквальном смысле, всерьез и по большому счету, со всеми вытекающими последствиями. А это значит, что к фирме применимы все характеристики любой культуры. Как и в любой национальной, этнической, профессиональной, возрастной и т.д. культуре, в фирме должны быть и всегда имеются (в том числе - стихийно складываются): нормы и ценности, традиции, эпос (герои и легенды), фольклор, субкультуры. Нормы и ценности могут быть как писанные (осознанные, отрефлектированные), так и неписанные, складывающиеся в практической деятельности как проявление ориентаций руководства и других лидеров мнения. В любом коллективе обязательно складываются свои традиции и ритуалы (прием на работу и увольнение, уход на пенсию, отношение к больным, новое назначение, серьезные личные события, подведение итогов, празднование серьезного успеха и т.п.). Такие традиции устанавливаются сами, даже без вмешательства руководства. Но, с очевидностью, лучше, чтобы этот процесс контролировался и направлялся. На любой фирме обязательно складываются свои легенды. Имеются даже обязательные сюжеты, изустно передающиеся в коллективе. Например, сюжеты типа "Как рядовой сотрудник дорос до...", "Как и за что у нас увольняют", "Шеф тоже человек" (со своими слабостями и ничто человеческое ему не чуждо), "Как у нас умеют прощать", "Какие у нас бывали ЧП" и т.п. И этот процесс тоже может направляться и контролироваться. Ярким примером сознательного и целенаправленного формирования мифов, легенд и слухов о себе является деятельность шоу-группы "На-на". Она включает в себя, например, регулярное издание газеты, носящей название группы, большую часть материалов в которой составляют интервью, откровения, слухи, сплетни, анекдоты о жизни группы в целом и каждого ее участника. Для этого перелицовываются старые анекдоты, провоцируются письма почитательниц, но достигается главное - формируется желанный потребителями - а это преимущественно девочки-подростки- образ участников группы, удовлетворяется потребность поклонниц в информации о своих любимцах. Менеджер группы Б.Алибасов постоянно подчеркивает, что "На-на" - это не просто шоу-группа, она носитель и сердцевина "на-найской культуры". Эти слова - не просто удачная метафора, а свидетельство профессионального понимания существа дела и отношения к нему. В любой фирме, как любой живой культуре формируются и развиваются субкультуры (группировки по возрасту, по интересам6 по образованию, по профилю деятельности и т.д.), задающие сложные неформальные отношения, выдвигающие своих неформальных лидеров. Такие субкультуры впоследствии могут стать доминирующими, отлиться в формальные организационные структуры. И опять-таки, плох тот менеджмент, который пассивно воспринимает этот естественный процесс или воспринимает его как зло и пытается искоренить. Этот естественный процесс также может быть обращен на пользу делу, придать новые импульсы развитию фирмы как социального института. Вопросы и задания для контроля
Литература по теме
2.12. Обеспечивающие средства PR До сих пор речь шла об основных направлениях PR, решение задач на каждом из них предполагает подготовку и проведение конкретных действий, подготовку и использование конкретных материалов. Некоторые из них уже рассматривались (прием, пресс-конференция, текущая информация и т.п.), некоторые лишь упоминались. В данном разделе речь пойдет именно о второй группе действий и материалов, которые используются при решении различных задач PR. Фотография Роль хорошей фотографии в PR велика. Фотоматериалы резко повышают привлекательность и эффективность печатной продукции (в качестве иллюстраций, оформления и т.п.), отчетных материалов, рекламы, подготовки заявок, проектов и программ. Без фотографий немыслим архив фирмы, оформление истории (летописи) фирмы. Однако, это относится именно к хорошей фотографии. Лучше обходится совсем без фотоматериалов, чем использовать плохие - они столь же резко снижают уровень и эффективность действий и материалов, в которых используются. Добротный фотоархив - забота именно организаторов PR фирмы. И очень важно, чтобы фотоматериалы были такого качества и уровня, чтобы их можно было использовать многофункционально: для материалов, готовящихся в типографии, для демонстрации по ТВ, рассылки, передачи в органы печати, органы власти, зарубежным партнерам, в качестве памятных подарков и т.д., и т.п. Короче говоря, фотографии должны быть выполнены профессионально, желательно, чтобы это были цветные фотоматериалы. Еще лучше иметь фотоматериалы в виде цветных слайдов. Их можно использовать в различных акциях (от пресс-конференций до праздников и приемов), подготавливать тематические слайд-фильмы, использовать в работе с персоналом, в повышении квалификации. В этом случае значительно упрощаются проблемы подготовки высококачественной печатной продукции (вам не надо заказывать и оплачивать дополнительную дорогостоящую съемку и изготовление тех же слайдов). Новые фототехнологии открывают дополнительные возможности применения фотоматериалов. Так, использование 24-миллиметрового формата и технологии APS (усовершенствованной фотосистемы) в целом дает возможность выводить снимки на компьютерный дисплей без сканера. А использование "цифровой" фото-технологии, оставляющей от традиционного фотодела только оптику, обеспечивает не только высококачественную съемку, но и непосредственное введение снимков в компьютер, хранение их там и передачу снимков по компьютерным сетям без ущерба для качества, быструю подготовку рекламных, буклеточных и других материалов с использованием изображений, подготовки интерактивных мульти-медиа. Цифровая фотография стремительно вытесняет традиционную аналоговую, за которой, очевидно останется некоторая ниша художественной фотографии, но из деловой и бытовой сферы она, по-видимому, будет вытеснена весьма быстро. По крайней мере, в 2000 году продажа цифровых фотокамер в Японии превысила объем продаж обычных фотоаппаратов. Фотосъемка, в принципе, должна сопровождать все сколь-нибудь значительные события в жизни фирмы: освоение нового оборудования, новых видов продукции, товаров и услуг, развитие материальной базы, приемы и праздники, официальные встречи и переговоры, поездки делегаций, пресс-конференции и выставки, благотворительные акции и т.д., и т.п. Обязательным условием современного менеджмента является использование в ряде материалов (вплоть до заявок и бизнес-планов) личных фотопортретов руководства и ответственных работников. Само собой разумеется, что необходимо иметь фотоматериалы по образцам продукции фирмы, видов ее деятельности, фотографии производственных помещений, зданий. офиса фирмы. Однако не всегда фирма может содержать в постоянном штате квалифицированного фотографа (стоит еще раз напомнить, что любительская съемка - дилетантизм - скорее во вред, чем на пользу), приобрести все необходимое оборудование и инвентарь. Да наверное, в этом и нет необходимости, потому что имеется достаточно много организаций, ателье, агентств, кооперативов, готовых оказывать подобные услуги - помимо прочего, это позволяет заказчику выбрать мастера в зависимости от особенностей ситуации, предмета съемки. Заключая договор с организацией или мастером на подобные услуги, не следует жестко навязывать свое видение. Профессионалу съемки объектов, фоторепортажей стоит доверять. Другое дело, что заказчик должен четко и ясно изложить задачу, создать фотографу все необходимые условия (вплоть до выделения сопровождающего, построения мизансцен для съемки и предоставления полной свободы во время съемок), а потом уже вести жесткий отбор по сделанным пробным отпечаткам - тут уже можно ставить условия дополнительного кадрирования, ретуши и т.д. Важно, чтобы по условиям договора распоряжаться фотоматериалами, в том числе - негативами, можно было только с ведома заказчика. На получении готовых фотоматериалов дело, однако, не заканчивается. Необходимо подготовить их к хранению в фототеке (фотоархиве, слайдотеке). Каждый материал должен сопровождаться его описанием: тема отснятого материала, кто и что изображено на снимке, дата, место съемки и т.д. Без такого описания фотоматериалы утрачивают свою ценность, а то и смысл. |