отчет отправка. График (план) Производственная (Преддипломная) практика обучающегося группы ххх Шифр и группы Фамилия, имя, отчество обучающегося Содержание практики

• Название: График (план) Производственная (Преддипломная) практика обучающегося группы ххх Шифр и группы Фамилия, имя, отчество обучающегося Содержание практики
• Дата: 15.10.2022
• Размер: 0.98 Mb.
• Имя файла: отчет отправка.docx
• Тип: Диплом; #734834
• страница: 2 из 4

3. Предпроектное и информационное обследование как этап оптимизации делопроизводства

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД.

В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Предпроектное обследование

С точки зрения консалтинговой компании, предлагающей на рынке свои услуги по консалтингу и внедрению СЭД, т.е. внедрение СЭД для аналитика является внешним проектом, предпроектное обследование рассматривается как часть методологии продаж (как одна из фаз «пред-продажи»). Однако большинство работ этой стадии выполняется аналитиком, также как и на стадии анализа, предусмотренной методологией внедрений. По этой причине, предпроектное обследование рассматривается и как часть методологии внедрения.

Проведение предпроектного обследования может быть полезно и для аналитиков, выполняющих работы по внедрению СЭД в качестве внутреннего проекта предприятия (организации), т.е. аналитик является сотрудником компании, где проводится внедрение СЭД.



Cхема результатов проведения предпроектного обследования

Целями предпроектного обследования являются:

• 
  получение общей информации об объекте внедрения СЭД;
  
• 
  определение целей внедрения;
  
• 
  определение общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
  
• 
  определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
  
• 
  определение основных пользователей (делопроизводителей, руководителей и т.п.);
  
• 
  определение общего уровня сложности потенциального проекта;
  
• 
  оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
  
• 
  сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения [если работу проводит внешняя по отношению к объекту внедрения компания] .
  

С целью получения необходимой информации о проекте проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей).

Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить первичную информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

В результате проведения предпроектного обследования осуществляется:

• 
  оценка объема работ, необходимых для внедрения СЭД;
  
• 
  подготовка отчета о проведенном предпроектном обследовании;
  
• 
  подготовка и демонстрация прототипа решения (если необходимо);
  
• 
  подготовка Коммерческого предложения.
  

Итоговый документ должен содержать:

1. 
   Цели и задачи внедрения СЭД;
   
2. 
   Границы проекта по внедрению СЭД;
   
3. 
   Другая полученная информация.
   

После проведения предпроектного обследования становится возможным оценить объем аналитической и технической работ, которые потребуется провести, а также то, какие результаты должны быть достигнуты.

В результате разрабатывается документ, содержащий описание основных требований к СЭД, границы проекта и другую выявленную информацию. Если информационное обследование проводит внешняя по отношению к Заказчику организация, также подготавливается прототип решения для демонстрации Заказчику (если необходимо) и коммерческое предложение.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, Руководитель проекта (РП) составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта. На данном этапе также может проходить выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

Информационное обследование и анализ

Используя результаты Предпроектного обследования в качестве отправной точки, в ходе Информационного обследования уточняется полученная ранее информация, исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»), предлагаются будущие, оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), а также описываются все необходимые модификации в системе для поддержки этих бизнес-процессов и интерфейсы СЭД.



Cхема результатов проведения информационного обследования

Целями информационного обследования являются:

• 
  изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
  
• 
  определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
  
• 
  разработка технического задания (ТЗ);
  
• 
  разработка рекомендаций по реинженирингу (оптимизации) документопотоков и организации документооборота и делопроизводства.
  

Целью этого этапа является выявление требований Заказчика к результатам внедрения, поэтому необходима тесная совместная работа Заказчика, основных пользователей и Аналитика на протяжении всей фазы информационного обследования и анализа. Обычно Информационное обследование является следующим шагом после Предпроектного обследования, и предполагает подробное изучение всех областей бизнеса, которые будут затронуты в ходе проекта, а не просто идентифицирует основные функциональные области и жизненно необходимые приложения ("killer applications"), как это делается на этапе Предпроектного обследования.

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне. Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

Результаты работы находят отражение в документе "Функциональные требования" (ФТ) или Отчете, или техническом задании (в зависимости от сложности проекта).

Итоговый документ должен содержать:

1. 
   Функциональные требования к СЭД;
   
2. 
   Описание интерфейсов СЭД;
   
3. 
   Описание бизнес-процессов;
   
4. 
   Рекомендации по реинженирингу (оптимизации) документооборота;
   
5. 
   Другая информация, полученная в ходе обследования и анализа.
   

В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.

После определения целей, задач, границ проекта по внедрению СЭД начинаются работы по разработке и внедрению автоматизированной системы электронного документооборота.