Главная страница
Навигация по странице:

  • Организационные вопросы

  • Вопросы по ДОУ

  • Вопросы по архивному хранению

  • Описание структуры организации

  • Требования к СЭД

    		•

    отчет отправка. График (план) Производственная (Преддипломная) практика обучающегося группы ххх Шифр и группы Фамилия, имя, отчество обучающегося Содержание практики


    Скачать 0.98 Mb.
    НазваниеГрафик (план) Производственная (Преддипломная) практика обучающегося группы ххх Шифр и группы Фамилия, имя, отчество обучающегося Содержание практики
    Дата15.10.2022
    Размер0.98 Mb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаотчет отправка.docx
    ТипДиплом
    #734834
    страница3 из 4
    1   2   3   4

    Рекомендации по анализу документооборота


    С целью эффективной автоматизации работы с документами рекомендуется:

    1. Составить список существующих видов документов в организации

    2. Сделать обследование каждого вида документа (см. ниже)*

    3. Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто, какие виды документов создает)

    4. Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто, какие виды документов; условия, при которых необходима виза, подпись)

    5. На основе этих списков составить общий маршрут прохождения документов с условиями прохождения – алгоритм (Оперограмма или Схема графического документооборота)

    6. Определить необходимые отчетные документы (отчеты): условия создания отчетов и их формы

    7. Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить сроки, формы уведомления, форму контрольной карточки, условия снятия с контроля)

    8. На основе обследований составить Инструкцию по ДОУ при необходимости

    9. Составить Номенклатуру дел (с указанием сроков хранения и принципов формирования дел) при необходимости

    10. Составить список, где отражен механизм доступов к различным видам документов (в зависимости от должности)

    Обследование каждого вида документа:

    • описать технологию документирования (составления): совокупность реквизитов, их расположение, способы заполнения (при необходимости);

    • описать формы регистрационно-контрольных карточек (РКК): набор и расположение полей в карточке;

    • показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.);

    • показать схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.;

    • описать способ регистрации, коды, которые присваиваются различным видам документов

    Вопросы для анкет и интервью

    Здесь перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервью пользователей при проведении обследования объекта внедрения СЭД. Вопросы являются рекомендательными. Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому Аналитик должен проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

    Потребности в автоматизации процесса управления документами:

    1. Каковы долгосрочные и краткосрочные цели внедрения системы?
    2. Каковые основные критерии успеха проекта внедрения системы документооборота?
    3. В какие сроки желательно выполнить внедрение системы? Чем обусловлены данные сроки?
    4. Кто является основным инициатором проекта: в интересах какого подразделения или руководителя (руководителей) планируется провести внедрение системы?
    5. Кто является основными заказчиками СЭД (какие подразделения) и основными участниками СЭД?
    6. При внедрении системы планируется полный или частичный переход на безбумажную технологию делопроизводства и документооборота? Опишите, как Вы это видите.
    7. Планируется ли использование систем криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (СКЗИ и ЭЦП)? Если ДА, то укажите название или тип приоритетных систем.
    8. Обработку, каких типов документов, форматов и видов планируется автоматизировать средствами системы?
    8.1. Кратко опишите основные параметры каждого из них, укажите отличия.
    8.2. Укажите приоритеты
    9. Сколько рабочих мест планируется установить сразу?
    10. Сколько рабочих мест планируется подключить к системе в итоге (вообще)?
    11. В каких подразделениях планируется внедрение СЭД?
    12. Опишите основные функциональные обязанности подразделений – основных участников СЭД.

    Организационные вопросы:

    13. Есть ли технические специалисты, которые будут вести проект от Заказчика?
    14. Есть ли специалисты по ДОУ, которые будут вести проект от Заказчика?

    Вопросы по ДОУ:

    15. Существуют ли утвержденные положения, инструкции, регламенты или иные нормативные документы, регламентирующие работу с документами (описания правил делопроизводства и документооборота)?
    15.1. Насколько они проработаны и актуальны?
    15.2. Планируется ли их изменение?
    15.3. Если существуют такие документы, просим их предоставить для анализа
    16. Если таких правил (положений, инструкций, методик) нет или они не являются актуальными, необходимо ли провести обследование, описание и оптимизацию существующих процессов?
    16.1. Есть ли понимание о необходимости и своевременности таких действий?
    16.2. Или планируется провести автоматизацию процессов «как есть»?
    16.3. Если будет проводиться обследование и оптимизация, то определите области обследования, цели и критерии оптимизации.
    17. Каким образом ведется делопроизводство?
    17.1. Централизованно;
    17.2. Децентрализованно;
    17.3. Смешанно.
    18. Какое подразделение или кто из сотрудников несет ответственность за работу с документами?
    19. Кто в компании организует работу с документами (какое подразделение)?
    20. Какие функции (процессы, работы) необходимо автоматизировать для указанных видов документов? Опишите их (кратко)
    21. Какой примерный объем документооборота в год/месяц по каждому указанному виду документов?
    22. Перечислите виды документов, по которым используются бланки и шаблоны, работу с которыми планируется автоматизировать?
    23. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов? Опишите их структуру, правила заполнения, правила формирования регистрационных номеров.
    24. Какие документы требуют дополнительного контроля? Опишите их характеристики и требования по контролю.
    25. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
    26. Виды работ, производимые над каждым типом документа. Изменения, происходящие с документом в ходе бизнес-процесса.
    27. Опишите должностные обязанности по обработке документов сотрудников – участников документооборота.
    28. Опишите существующую технологию работы с документами в организации, подразделении:
    28.1. порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов;
    28.2. порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюции;
    28.3. структура резолюции;
    28.4. порядок постановки документов на контроль;
    28.5. виды контроля;
    28.6. сроки исполнения;
    28.7. перечень документов, ход исполнения которых подлежит контролю;
    28.8. технология контроля исполнения документов;
    28.9. порядок учета документов, поступивших на исполнение, в структурных подразделениях;
    28.10. порядок снятия документов с контроля;
    28.11. порядок рассмотрения проектов документов руководством, их согласования различными подразделениями и утверждения ;
    28.12. порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов;
    28.13. порядок разработки внутренних документов;
    28.14. организация хранения документов в структурных подразделениях и в центральном архиве организации.
    29. Что требуется изменить в работе с документами?
    30. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов?
    30.1. Опишите их структуру и правила заполнения (если есть).
    30.2. Правила формирования регистрационного номера
    31. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
    31.1. текущие делопроизводственные отчеты;
    31.2. итоговые делопроизводственные отчеты;
    31.3. статистические делопроизводственные отчеты;
    32. Возможность установки и отслеживания связей между документами

    Вопросы по архивному хранению:

    33. Есть ли архив как структурное подразделение?
    34. Кто несет ответственность за оперативное хранение документов?
    35. Есть ли инструкция по хранению документов? При наличии нормативных документов, просим предоставить их.
    36. Разрабатывается ли Номенклатура дел (каждый год)?
    37. Какое подразделение (должностное лицо) несет ответственность за составление и утверждение сводной Номенклатуры дел.
    38. Проводится ли экспертиза ценности документов и уничтожение документов?
    39. Есть ли научно-справочный аппарат? Кто его ведет? Опишите его структуру.
    40. Разработана ли политика доступа к документам, особенно конфиденциальным?
    41. Планируется ли осуществлять перенос архива «бумажных» документов в систему?
    41.1. Укажите ориентировочное количество, формат и типы документов.
    41.2. Является ли архив документов территориально распределенным? Если ДА, то где расположены места хранения документов?
    41.3. Укажите требуемые сроки осуществления переноса информации в систему.
    42. Какие правила применяются для списания документов в дела, передачи в архив, какие нормы хранения?
    43. Правила работы с Номенклатурой дел подразделения, ее структура и организация хранения документов в подразделении, работа с которыми подлежит автоматизации.

    Описание структуры организации:

    Для осуществления первичной оценки требований необходима информация об организационной структуре компании. Описание оргструктуры должно представлять собой схему (в формате Visio, ARIS либо в другом аналогичном формате). Возможно и текстовое описание. Схема (либо текстовое описание) оргструктуры должна отражать:

    44. Список организаций верхнего уровня (управляющая компания, список комплексов, филиалов, отдельных юр. лиц (например, офисы компании) и т.д.), включающий:
    44.1. название организаций;
    44.2. географическое расположение организаций;
    44.3. взаимосвязи между организациями (иерархия);
    44.4. сферы деятельности организаций.
    45. Организационные структуры организаций верхнего уровня, которые должны содержать:
    45.1. структуру подразделений;
    45.2. взаимосвязи подразделений;
    45.3. функции подразделений;
    45.4. сферы ответственности подразделений.

    В первую очередь интересует информация о структурных единицах, которые будут задействованы в ходе внедрения системы электронного документооборота.

    IT-инфраструктура организации:

    46. Какое техническое обеспечение есть в наличии: характеристики сервера, клиентских мест?
    47. На сегодняшний день используется ли для автоматизации текущих задач информационная система (системы)?
    47.1. Если ДА, то, какие функции в ней реализованы?
    47.2. Что не устраивает / текущие проблемы?
    47.3. Планируется ли ее заменить полностью или частично?
    47.4. Миграция данных: как планируется осуществить перенос накопленной информации:
    - не переносить,
    - переносить вручную,
    - переносить автоматизировано.
    47.5. Если планируется автоматизированный перенос «старых» данных в новую систему, необходимо предоставить информацию о структуре и форматах хранения, сформулировать требования к конвертации данных.
    48. Требуется ли интеграция с другими системами?
    49. Какова типичная конфигурация клиентских рабочих станций (процессор, оперативная память, операционная система и т.д.)?
    50. Определен ли перечень стандартного программного обеспечения, устанавливаемого на офисных ПК? Если ДА, то приведите этот список.
    51. Каковы характеристики базового серверного оборудования?
    52. Используется ли сотрудниками предприятия в повседневной работе корпоративная электронная почта? Какой почтовый сервер и клиент используются?
    53. Укажите версию и разработчика серверного ПО корпоративной электронной почты.
    54. Какова топология вашей сети:
    1.1. Построена ли локальная сеть на базе домена Windows NT?
    1.2. Сколько рабочих станций в вашей локальной сети?
    1.3. Есть ли территориальная распределенность сети? Если есть:
    1.3.1. Каково распределение рабочих станций по филиалам (офисам)?
    1.3.2. Какова пропускная способность каналов связи между сегментами сети?
    55. Если ли выделенный файл-сервер, предназначенный для хранения документов? Каков ориентировочный объем документов, хранящихся на этом сервере?
    56. Существует ли стратегия хранения неструктурированной информации (ПК, выделенные файл-сервера, подсистемы хранения и пр.)
    57. Каков средний объем документов, хранящихся на клиентских рабочих станциях?
    58. Какие корпоративные информационные системы (КИС) используются на предприятии?
    59. Есть ли лицензированные СУБД и как они используются? Укажите разработчиков и версии используемых на предприятии СУБД.
    60. Используются ли службы каталогов для идентификации пользователей? Если ДА, то укажите, какие.
    61. Существует ли служба технической поддержки пользователей (helpdesk)? Есть ли регламент работы данной службы?
    62. Сколько сотрудников насчитывает отдел (департамент, управление) информационных технологий? Какие основные задачи решает данное подразделение?
    63. Укажите системы, с которыми должна быть интегрирована система документооборота.
    64. Укажите примерное соотношение сотрудников, имеющих доступ к документам только для ознакомления к количеству сотрудников, имеющих право на модификацию и выполнение определенных действий.

    Требования к СЭД:

    65. Какие функциональные требования к новой системе Вы считаете наиболее важными, перечислите и опишите.
    66. Состав атрибутов каждой карточки документа:
    - Название
    - Описание
    - Метка на форме (название на форме)
    - Тип данных
    - Способ заполнения (вручную, из справочника, …)
    67. Поиск документов по атрибутам регистрационных карточек Перечень реквизитов поисковой карточки
    68. Необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования и др.
    69. Необходимые фильтры в системе
    70. Информационные запросы, которым должна удовлетворять система

    Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы или в виде алгоритма. В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.
    1   2   3   4

    написать администратору сайта