Инструкция по делопроизводству и работе с электронными документами, имеющими доказательственное значение для представления в арбитражных судах Российской Федерации 86
 Скачать 0.72 Mb.
|
ПРИЛОЖЕНИЕ А(рекомендуемое) Инструкция по делопроизводству и работе с электронными документами, имеющими доказательственное значение для представления в арбитражных судах Российской ФедерацииОбщие положения Инструкция по делопроизводству и работе с электронными документами, имеющими доказательственное значение для представления в арбитражных судах Российской Федерации разработана на основе Федерального конституционного закона «Об арбитражных судах в российской Федерации» и Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Настоящая инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с электронными документами, имеющими особое значение, единые правила организации приема, регистрации, учета таких документов, а так же их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а так же осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арбитражных судов. Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями судов. Методическое руководство работой с документами возлагается на отдел делопроизводства. Исходя из штатной численности, компьютерной оснащенности и сложившейся практики в судах допускаются различия в решениях некоторых организационных вопросов делопроизводства. Правила и порядок работы с такими документами, предусмотренные инструкцией, обязательны для работников суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации. Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах и других подразделениях суда требований настоящей инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагаются на начальника отдела делопроизводства труда. Ответственные за соблюдение контроля за установленными правилами работы с такими документами несут руководители судебных составов и подразделений. Ответственный за делопроизводство (начальник отдела делопроизводства), назначенный приказом председателя суда, знакомит работников аппарата суда с правовыми и методическими документами по делопроизводству и контролирует их исполнение. На специалиста по делопроизводству возлагаются следующие обязанности: прием, регистрация, учет и передача права пользования и допуска к электронным документам имеющим особое значение, исполнителям по указанию руководителя. оформление этих документов, подразделение, составление на них реестра и передача в экспедицию под расписку в реестре. периодическая проверка документов судебных дел, и документов находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделений. обеспечение сохранности и правильности использования компьютерной техники. При уходе в отпуск специалистов делопроизводства, при перемещении по должности, увольнении или при других обстоятельствах, имеющиеся у них права на допуск к документам особого значения, передаются другим работникам, на которых руководитель судебной коллегии возложил обязанности ведения делопроизводства. Предварительно работники должны подписать обязательство о сохранении конфиденциальности информации. Судьи и работники подразделений, увольняясь или уезжая в долговременную командировку, передают через отдел делопроизводства находящиеся у них на исполнении дела, вместе с правом допуска к особым сведениям. Допуск к особым сведениям осуществляется только под расписку принимающего их в журнале реестра. Передача документов особого значения осуществляется только через отдел делопроизводства, где производится необходимое регистрационно-учетное оформление. На всех стадиях работы с документами особого значения, лица допущенные к этим документам, обязаны выполнять следующие правила: поступающие документы особого значения обязательно регистрируются в этот же день и передаются по назначению в соответствующие судебные составы или непосредственно судьям; в судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы; ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел, документов и принятых по ним решений несут руководители суда, судебных коллегий и составов, помощники судей, консультанты и специалисты делопроизводства; сведения, содержащиеся в документах особого назначения, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами; передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства арбитражного суда. Судьи и работники арбитражного суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов особого значения. В случаях утраты документов особого значения начальник отдела делопроизводства немедленно докладывает об этом в письменной форме председателю суда или его заместителю, курирующему отдел делопроизводства, а также председателю судебного состава, начальнику структурного подразделения, в котором произошла утрата. По факту утраты документов проводится служебное расследование. По результатам расследования принимается решение. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне" и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в системе арбитражных судов. Прием, регистрация и распределение документов особого значения Поступающие в арбитражный суд документы, имеющие доказательственное значение, принимаются экспедицией и регистрируются в группе регистрации документов особого значения и дел отдела делопроизводства. При поступлении документов имеющих доказательственное значение, специалисты экспедиции сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях. В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле. Конверты прилагаются к документам. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости и сложившейся практики работы с документами в суде. Регистрация документов имеющих особое значение, ведется отдельно от других документов. Поступившая корреспонденция, как правило, передается из экспедиции в группу регистрации в день поступления. На полученном документе специалисты экспедиции проставляют регистрационный штамп арбитражного суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля - на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты канцелярии проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку. Прием, учет и хранение электронных документов имеющих доказательственное значение С целью сохранения электронных документов имеющих доказательственное значение в неизменном состоянии они хранятся по месту их нахождения, а если суд признает это необходимым, - в помещении суда, отведенном для хранения вещественных доказательств, или в канцелярии судебного состава, в котором находится на рассмотрении судебное дело. При этом на документах проставляется ЭЦП арбитражного суда и лица, ответственного за сохранность документов. Специалист, ответственный за обеспечение хранения таких документов, принимает их на хранение на основании определения суда о приобщении к материалам дела. В журнале учета вещественных доказательств указывается порядковый номер принятого документа особого значения, номер судебного дела, по которому он принят, дата принятия, кем оно представлено или откуда поступило. Носитель электронного документа имеющего доказательственное значение и имеющее ЭЦП арбитражного суда и лица, ответственного за сохранность этого документа, по возможности упаковываются и опечатываются печатью отдела делопроизводства. На упаковке проставляется номер судебного дела, наименование документа, порядковый номер записей в журнале учета вещественных доказательств. Журнал учета вещественных доказательств должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью начальника отдела делопроизводства. Передача документов имеющих доказательственное значение судье для осмотра в судебном заседании и возвращение на хранение отмечаются в журнале. После осмотра они вновь упаковываются и опечатываются. Носители электронных документов, имеющих доказательственное значение, хранятся в судебном составе до вступления в законную силу решения или определения суда, которым закончено производство по делу. После этого специалист судебного состава в журнале учета делает отметку о решении суда, принятом в отношении электронных документов, указывает дату и существо решения. Электронные документы особого значения, которые подлежат возврату лицу, представившему их, или лицу, определенному судом, выдаются секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) под расписку, в которой проставляются паспортные данные, адрес; при получении электронного документа представителем указываются также данные доверенности. За сохранность электронных носителей документов особого значения, находящихся непосредственно в деле, ответственность несет судья, председательствующий в судебном заседании. За сохранность электронных носителей документов особого значения, которые хранятся отдельно от дела в канцелярии судебного состава, несет ответственность специалист судебного состава, на которого возложена обязанность по учету и хранению вещественных доказательств. Носители электронных документов имеющих доказательственное значение, должны храниться в запирающихся и опечатываемых шкафах или в изолированном опечатываемом помещении. При проверке состояния делопроизводства в судебном составе отделом делопроизводства проверяется правильность учета, хранения выдачи носителей электронных документов особого значения, что отражается в справке по результатам проверки. Осмотр и исследование электронных документов имеющих доказательственное значение в месте их нахождения в пределах территории субъекта Российской Федерации и расположения арбитражного суда, рассматривающего дело, производится этим судом. После осмотра и исследования секретарем судебного заседания составляется протокол, в котором отражаются все процессуальные действия, производимые судом. Если во время осмотра проводилось копирование, то все копии прилагаются к протоколу, вносятся в опись дела. Передача электронных документов особого значения на реализацию производится по акту или путем оформления протокола, в который вносятся сведения о переданных документах, их индивидуальных особенностях, номинальной стоимости. Контроль за ведением делопроизводства Осуществление оперативного контроля за прохождением электронных документов особого значения, их регистрация и учет в судебных составах и подразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно-регистрационных карточках, а в необходимых случаях - также в журналах установленной формы. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства при привлечении специалистов других судебных составов и подразделений не реже одного - двух раз в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях. Справки по итогам проверки представляются руководству арбитражного суда. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения судебных дел и документов. О результатах проверки докладывается руководству суда, руководителям судебных составов и подразделений. Экспертиза ценности электронных документов особого значения Экспертиза ценности электронных документов документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия, а в арбитражном суде создается постоянная экспертная комиссия, председателем которой является один из заместителей председателя суда. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает экспертная комиссия (ЭК). На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "До минования надобности" и т.п. По результатам экспертизы ценности документов архивариусом составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве судебных дел и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения. Дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта. |