Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района
 Скачать 1.33 Mb.
|
|
14. Должностные инструкции работников и инструкции по охране труда 14.1. Должностные инструкции, инструкции по охране труда разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании Учреждения. 14.2. Должностная инструкция, инструкция по охране труда оформляется на общем бланке формата А4. 14.3. Текст должностной инструкции, инструкции по охране труда должен содержать следующие обязательные реквизиты: 14.3.1 .Наименование Учреждения, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Под наименованием организации или за ним указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). 14.3.2. Наименование документа. Наименование «Должностная инструкция» или «Инструкция по охране труда» пишется в центре бланка. 14.3.3. Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. 14.3.4. Заголовок к тексту (наименование должности). Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: кого? Например, должностная инструкция специалиста по кадрам или инструкция по охране труда специалиста по кадрам. 14.3.5. Гриф утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования документа, его номера и даты. Например: УТВЕРЖДЕН приказом от 01.01.2016 № 035 14.3.6. Подпись разработчиков документа. Сразу после текста идет подпись разработчика, а за ней - визы согласования. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, составившего и подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи - инициалы, фамилия. Например: Специалист по кадрам личная подпись (инициалы имени и отчества, фамилия) 14.3.7. Согласование. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например, СОГЛАСОВАНО Заместитель директора ГАУ «КЦСОН Пригородного района» Личная подпись (инициалы имени и отчества, фамилия) Дата И подпись разработчика и визы согласования ставятся на должностной инструкции до ее утверждения. 14.3.8. Отметка об ознакомлении работника с документом. Отметка об ознакомлении работника с документом завершает процедуру составления должностной инструкции. В состав этого реквизита входят: личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата. Например: С должностной инструкцией ознакомлен: личная подпись И.М. Иванов 01 февраля 2010г. 14.5. Утвержденную должностную инструкцию, инструкцию по охране труда (вместе с листом ознакомления, если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью Учреждения. На обороте последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции (или инструкции по охране труда) пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов — прописью). Лицо, утверждавшее должностную инструкцию или инструкцию по охране труда, заверяет своей подписью 27 данную запись, ставит расшифровку подписи и дату, ставится печать учреждения. 14.6. Должностные инструкции работников, инструкции по охране труда утверждаются директором Учреждения, путем издания соответствующего приказа. 14.7. Утвержденные директором Учреждения должностные инструкции, инструкции по охране труда хранятся в отдельной папке у специалиста по кадрам. Утвержденные должностные инструкции регистрируются специалистом по кадрам в Журнале регистрации должностных инструкций. 14.8. До подписания трудового договора работник знакомится с должностной инструкцией и инструкцией по охране труда по соответствующей должности. 14.8.1. С утвержденного подлинника должностной инструкции, инструкции по охране труда снимаются две копии, которые заверяются соответствующим образом (в том числе печатью Учреждения). 14.8.2. На последних страницах копий должностной инструкции, инструкции по охране труда работник вносит запись об ознакомлении (см. п. 12.3.8). 14.8.3. Одна копия должностной инструкции и инструкции по охране труда выдается работнику на руки, вторая - приобщается к его личному делу в раздел «Должностная инструкция, инструкция по ОТ». О получении работником экземпляра его должностной инструкции и инструкции по охране труда делается специальная отметка на экземпляре должностной инструкции и инструкции по охране труда, хранящихся у Работодателя в личном деле работника и в Журнале учета и выдачи инструкций. 14.8.4. Специалист по кадрам проводит вводный инструктаж с работником по должностным обязанностям, о чем в журнале инструктажей по должностным обязанностям делается ютветствующая запись с подписью работника. 14.9. Должностная инструкция является приложением к трудовому договору, внесение изменений в нее будет означать изменение определенных сторонами условий трудового договора. Изменение определенных сторонами условий трудового договора должно осуществляться в порядке, предусмотренном статьей 72 Трудового кодекса Российской Федерации. При изменении должностных обязанностей и иных условий трудовой деятельности по определенной должности: - разрабатывается новая редакция должностной инструкции по этой должности или отдельные изменения к должностной инструкции; новая редакция должностной инструкции либо изменения к ней согласовываются с непосредственным руководителем структурного подразделения, заместителем директора (по правовым вопросам) и специалистом по кадрам; - специалист по кадрам подготавливает проект приказа на утверждение новой редакции должностной инструкции либо изменений в нее и передает на подписание и утверждение директору Учреждения; - специалист по карам знакомит работника под роспись с новой редакцией должностной тструкции либо с изменениями к ней (часть вторая ст. 22 ТК РФ); - специалист по кадрам составляет в двух экземплярах (часть первая ст. 67 ТК РФ) дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что обязанности работника теперь определены должностной инструкцией, действующей в новой редакции или с изменениями; - дополнительное соглашение подписывается директором Учреждения и работником; - специалист по кадрам передает работнику один экземпляр соглашения на руки, с проставлением на втором экземпляре отметки о получении с подписью работника (часть первая ст. 67 ТК РФ). Дополнительное соглашение подшивается в личное дело работника в раздел «Трудовой договор и дополнительные соглашения». Работник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, определенной дополнительным соглашением, а если такая дата не определена, то на следующий день после подписания соглашения (часть третья ст. 57, части первая-третья ст. 61 ТК РФ). 15. Порядок оформления и ведения личных карточек работников 15.1. На каждого работника Учреждения ведется личная карточка по форме № Т-2 (Приложение 20 ). 15.2. Личная карточка работника хранится в личном деле работника. 15.3. Личная карточка по форме № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о 28 приеме на работу на работников всех категорий. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 15.4. Первичное заполнение личной карточки производит специалист по кадрам, путем внесения в программу «1С: Предприятие - Зарплата и кадры бюджетного учреждения» данных работника при приеме на работу на основании его личных документов. Заполнение личной карточки Т-2 производится на основании следующих документов работника: 1) паспорт (или иной документ удостоверения личности); 2) трудовая книжка; 3) военный билет; 4) документ об окончании учебного заведения: 5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; 7) приказ о приеме на работу 8) трудовой договор. Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. 15.5. На протяжении трудовой деятельности работника специалист по кадрам своевременно вносит изменения сведений о работнике в его личную карточку (в случае перевода, изменения личных данных, при предоставлении отпусков, награждениях, прохождении аттестации и курсов повышения .алификации и др.), которые заверяются подписью специалиста по кадрам, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника. При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными специалисту по кадрам документами. 15.6. Заполнение раздела о воинском учете Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются: - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе; - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Специалист по кадрам ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных кументов. 15.7. Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др. При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений. В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1 а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист по кадрам при заполнении этого раздела знакомит работника с внесенными записями под роспись. 15.8. При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются: - дата прохождения аттестации; - решение комиссии, например: «перевести на должность», «направить на повышение квалификации» и т. д.; - ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты. Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации. 15.9. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, 29 представляемых работником. В разделе V «Повышение квалификации» указываются: - даты начала и окончания обучения; - вид повышения квалификации; - наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах); - вид документа (свидетельство, удостоверение); - графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации. Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. 15.10. При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» указывают виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне Учреждения, так и на уровне Министерства социальной политики Свердловской области), а также перечислятся государственные награды. 15.11. В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в .фиод работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу. В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. 15.12. В разделе IX «Социальные льготы» указываются льготы и их основания, предоставляемые работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами Учреждения. 15.13. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях азываются: - сведения об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания); - сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭ, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности; - заключение экспертной комиссии о специальной оценке условий труда. 15.14. После увольнения сотрудника из Учреждения вносятся записи в раздел XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 специалист по кадрам ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку. 16. Порядок оформления и ведения личных дел работников и доступ к ним 16.1. Личные дела работников оформляются и ведутся специалистом по кадрам, ответственным за кадровое делопроизводство, на всех работников по установленной форме. 16.2. Персональные данные для личного дела следует получать у работника лично. зо 16.3. В личное дело работника подшиваются следующие документы: а) заверенные специалистом по кадрам копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; б) заверенная специалистом по кадрам копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; в) заверенные специалистом по кадрам копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются); г) заверенные специалистом по кадрам копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются); д) приказ о приеме на работу; е) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор; ж) приказы о переводе работника на другую работу; з) заверенные специалистом по кадрам копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); и) приказ об увольнении работника; к) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; л) протокол прохождения работником аттестации; м) заверенные специалистом по кадрам копии приказа о присвоении/подтверждении работнику категории; н) приказы о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены; о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений; п) заверенная специалистом по кадрам копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; р) заверенное специалистом по кадрам свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; с) паспорт здоровья работника; т) медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу; у) бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника (Приложение 21); 16.4. Личные дела работников хранятся в закрываемых на ключ металлических шкафах. 16.5. Личные дела работников хранятся 75 лет. 16.6. Ознакомление с личным делом работника осуществляется только в помещении, где хранятся личные дела. 16.7. Передача персональных данных работника третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом. 16.8. Директор Учреждения приказом определяет лицо или лиц, уполномоченных на ведение и хранение личных дел работников, а также лиц, имеющих доступ к указанным личным делам. 16.9. Специалист по кадрам, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, может привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников. 16.10. В обязанности специалиста по кадрам, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят: - приобщение документов к личным делам работников; - обеспечение сохранности личных дел работников; - обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников, защиты от несанкционированного доступа и копирования; - ведение, хранение и учет трудовых книжек работников; - ознакомление работников с документами своих личных дел не реже одного раза в год, а также по 31 |