Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района

• Название: Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района
• Дата: 05.12.2022
• Размер: 1.33 Mb.
• Имя файла: instrukciya-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-gau-kcson-prigorodnogo.pdf
• Тип: Инструкция; #829194
• страница: 7 из 7

17. Порядок оформления и ведения трудовых книжек работников
17.1. В Учреждении осуществляются ведение, хранение и учет трудовых книжек.
17.2. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его приема на работу.
17.3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (например, если работник принят на работу 3 декабря
2011 г., в трудовой книжке делается запись: "03.12.2011").
17.4. Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких- либо сокращений.
17.5. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем
^офессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
17.6. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает таюке сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, после чего ставится печать компании.
17.7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью владельца трудовой книжки и лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
17.8. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными тисей не допускается.
17.9. При внесении неправильной или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: "Запись за номером недействительна" и ниже вносится правильная запись.
17.10. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее специалистом по кадрам учреждения возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.
17.11. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.
17.12. Специалист по кадрам, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, заверяет запись об увольнении и записи в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" своей подписью и ставит печать учреждения.
17.13. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.
17.14. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
17.15. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.
17.16. В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, работник может написать заявление о выдаче ему трудовой книжки для представления в Пенсионный фонд Российской
32

Федерации в связи с оформлением страховой пенсии по старости (Приложение 36). Директор учреждения проставляет соответствующую резолюцию на заявлении работника и на этом основании специалист по кадрам выдает работнику трудовую книжку на руки.
17.16. Трудовые книжки хранятся в сейфе (металлическом шкафу, закрывающемся на ключ), расположенном в кабинете специалиста по кадрам. Ключ от металлического шкафа хранится у специалиста по кадрам, ответственного за ведение трудовых книжек.
17.17. Учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
18. Порядок оформления и ведения табеля учета использования рабочего времени
и расчета заработной платы.
18.1. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (далее - Табель) оформляется по унифицированной форме ОКУД 0504421, с использованием условных обозначений данной формы (Приложение 37).
18.2. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы на работников аппарата центра и отделения срочного социального обслуживания оформляется специалистом по кадрам аппарата центра, а на работников отделений - заведующими соответствующих отделений.
18.3. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу и об особенностях режима рабочего
«оемени производятся на основании, надлежащим образом оформленных документов (личного
.явления работника, листка нетрудоспособности, служебной записки заведующей отделением, приказов).
18.4. Заведующая отделением или работник лично обязаны своевременно информировать специалиста по кадрам или директора Учреждения о причинах и периодах отсутствия работников на своих рабочих местах.
18.5. Работники обязаны представлять непосредственному руководителю структурного подразделения либо специалисту по кадрам листки временной нетрудоспособности в первый день выхода на работу после болезни. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно предоставлять сданные им листки нетрудоспособности работников специалисту по кадрам.
18.6. Ежемесячно Табель составляется в двух экземплярах, с приложением графиков работы социальных работников, работников со сменным графиком работы.
18.7. Табель проверяется и визируется специалистом по кадрам и заведующими отделениями, бухгалтером Учреждения. Один экземпляр передается в бухгалтерию для расчета заработной платы работникам Учреждения, второй экземпляр - хранится у специалиста по кадрам.
19. Порядок оформления служебных удостоверений
{
19.1. Оформление и выдача служебных удостоверений работникам Учреждения производятся специалистом по кадрам.
19.2. Бланки служебных удостоверений хранятся в металлическом шкафу, закрывающемся на ключ.
19.3. Записи на бланках служебного удостоверения производятся ручкой. На бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая работником с указанием структурного подразделения, дата выдачи служебного удостоверения. На бланк наклеивается цветная фотография работника размером 3 x 4 см.
19.4. Основанием для выдачи нового служебного удостоверения является приказ о приеме на работу, личное заявление работника о выдаче ему удостоверения, завизированное непосредственным руководителем структурного подразделения и подписанное директором Учреждения.
19.5. Выдача служебных удостоверений работникам осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений.
19.6. Работник несет персональную ответственность за хранение и использование служебного удостоверения.
19.7. Служебное удостоверение подлежит замене: при общей замене служебных удостоверений; при изменении должности, фамилии, имени или отчества работника, по решению директора
Учреждения; в случае утраты или порчи служебного удостоверения.
19.8. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит зз

сдаче специалисту по кадрам в день получения нового служебного удостоверения.
19.9. Служебное удостоверение подлежит возврату под роспись специалисту по кадрам в день увольнения.
19.10. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссии, утвержденному директором Учреждения. В состав комиссии входит не менее трех сотрудников, с обязательным включением в состав лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
19.11. В случае утраты или порчи служебного удостоверения работник обязан в письменной форме сообщить директору Учреждения о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения.
19.12. В соответствии с актом уничтожения служебных удостоверений в журнале учета служебных удостоверений производится соответствующая запись об уничтожении служебных удостоверений с указанием даты и номера акта.
20. Порядок оформления и выдачи выписок, копий документов,
справок по кадровым вопросам.
20.1. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
20.2. Заверительная надпись проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает следующие реквизиты:
- заверительную надпись - «Верно» или «Копия верна»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его личную подпись с расшифровкой;
- дату заверения.
При выдаче копии документа для представления за пределами Учреждения заверительная надпись удостоверяется печатью учреждения.
20.3. По письменному заявлению работника, завизированного директором учреждения, ему выдаются заверенные:
- специалистом по кадрам - копии или выписки из документов, связанных с работой (копии трудовой книжки, приказов, распоряжений), справки о стаже и месте работы;
- бухгалтером - справки о заработной плате, о суммах перечислений (индивидуальных сведений) в
Пенсионный Фонд по конкретному работнику.
20.4. В необходимых случаях специалист по кадрам оформляет выписки из кадровых документов. Выписка готовится, когда копирование всего содержания документа представляется
^целесообразным, либо документ содержит конфиденциальную информацию, не подлежащую распространению.
21. Порядок составления номенклатуры дел специалиста по кадрам
и формирования архивных дел
21.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и архиве Учреждения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими рекомендациями по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
21.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения.
21.2.1. Номенклатура дел Учреждения оформляется на общем бланке.
34

21.2.2.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается директором учреждения и вводится в действие с 1 января следующего года.
21.3. Дело — совокупность кадровых документов, объединенных по номинальному или функциональному признаку и подшитых в хронологическом порядке.
Оформление, формирование и ведение дел осуществляется специалистом по кадрам в соответствии с установленными правилами.
21.3.1. Формирование дел происходит следующим образом:
1. помещение документов (только исполненных документов) в дело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
2. расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту).
21.3.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.
- Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
- Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
- В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
- Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке . Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами.
- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
- Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
- Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления (в соответствующие разделы личного дела).
21.4. Обязательными реквизитами обложки законченного номенклатурного дела являются:
- наименование учреждения;
- заголовок дела;
- номер дела;
- дата начала и окончания дела;
- указание о сроках хранения дела.
21.5. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.
Полное оформление дел предусматривает:
■
подшивку или переплет дела;
■
нумерацию листов дела;
■
составление листа-заверителя;
■
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
21.5.1.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
35

21.5.2. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
21.5.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
21.6. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя (Приложение 38), а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела
(Приложение 39).
Лист - заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа.
Лист - заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной
«Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
В заверительной записи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела
(наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
21.6.1. Лист - заверитель дела подписывается специалистом по кадрам. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
21.6.2. Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
21.7. На обложке дела (Приложение 40.1; 40.2) указываются:
- наименование учреждения;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
аголовок дела;
- крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).
21.7.1.При изменении наименования учреждения (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
21.7.2. Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).
21.7.3. Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
36

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
22. Хранение кадровой документации.
22.1. По окончании работы с кадровой документацией, она подлежит текущему хранению.
Специалист по кадрам осуществляет и несет ответственность за текущее хранение кадровой документации.
Документы кадрового делопроизводства Учреждения состоят на текущем хранении в течение 10 лет. По документам, для которых срок истек, специально уполномоченной комиссией, назначенной приказом по Учреждению, принимается решение о порядке их последующего хранения или на уничтожение, надобность в текущем хранении которых отпала (в соответствии с требованиями действующего законодательства).
22.2. Система хранения кадровой документации подразумевает текущее (оперативное) и архивное хранение.
22.2.1. Текущее хранение дел и отдельных документов осуществляется по месту их формирования и создания, то есть у специалиста по кадрам.
22.2.2. Дела постоянного хранения передаются в архив не позднее, чем через три года после завершения их производства, а дела временного хранения находятся у специалиста по кадрам до истечения определенного законом срока, после чего подлежат уничтожению
22.3.
Чтобы обеспечить сохранность кадровых документов, в кабинете специалиста по кадрам устанавливается режим безопасного хранения. Помещение, в котором хранятся дела, оборудовано специальными запирающимися металлическими шкафами.
22.3.1. Самые ценные документы и предметы (трудовые книжки работников, бланки трудовых книжек и вкладышей в них, печати и штампы, ключи от шкафов с кадровой документацией) находятся исключительно в металлическом запирающемся шкафу.
22.3.2. Место для приема посетителей отделено от зоны хранения документов, а все испорченные бланки, черновики и варианты приказов перед окончанием рабочего дня уничтожаются.
22.3.3. По окончании каждого делопроизводственного года осуществляется экспертиза ценности кадровых документов, после которой они уничтожаются либо передаются на архивное хранение.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.
22.3.4. Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:
- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
- личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
22.3.5. Специалист по кадрам при выходе из служебного кабинета, независимо от продолжительности выхода, не должен оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.
22.3.6. В конце рабочего дня специалист по кадрам должен поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, и закрыть его.
22.3.7. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
22.4. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
22.5. Выдача архивных справок производится специалистом по кадрам с разрешения директора
Учреждения, на основании письменного запроса, заявления.
Разработчик:
Специалист по кадрам
ГАУ «КЦСОН Пригородного района»
О.И. Койчева
37