Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района

• Название: Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района
• Дата: 05.12.2022
• Размер: 1.33 Mb.
• Имя файла: instrukciya-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-gau-kcson-prigorodnogo.pdf
• Тип: Инструкция; #829194
• страница: 5 из 7

11.
Порядок оформления документов
о наложении дисциплинарного взыскания
11.1. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником, по его вине, возложенных на него трудовых обязанностей, в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации директор Учреждения применяет следующие дисциплинарные взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
11.1.1. Документы, характеризующие дисциплинарный проступок:
- докладная записка руководителя структурного подразделения или специалиста учреждения, обнаружившего нарушение;
документы, подтверждающие нарушение
(приказ/распоряжение директора
Учреждения, должностная инструкция работника, Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения, пункт которых нарушен, акты ревизии или проверок, уведомления и т.д.);
- объяснительная записка работника, допустившего нарушение (на основании статьи 193 Трудового кодекса РФ для составления письменного объяснения работнику предоставляется два рабочих дня) или акт об отказе дать объяснения;
- приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности (об объявлении замечания, выговора или об увольнении), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
При необходимости, для выяснения обстоятельств и объективных причин, с целью документационного подтверждения материалов расследования факта неисполнения или ненадлежащего исполнения работников возложенных на него трудовых обязанностей - приказом по
Учреждению создается временная комиссия для служебного расследования данного обстоятельства.
Проект приказа подготавливает специалист по кадрам, подписывает приказ директор Учреждения. С иным приказом специалист по кадрам знакомит работника под роспись.
11.2. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске.
11.3. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово - хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения.
11.4. За каждый дисциплинарный проступок к работнику может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
11.5. До применения дисциплинарного взыскания, специалист по кадрам подготавливает проект распоряжения о необходимости предоставления работником письменного объяснения о случившемся проступке работника, при необходимости визирует данный проект распоряжения у заместителя директора (по правовым вопросам) и передает на подпись директору Учреждения (Приложение 27).
11.5.1. В случае отсутствия работника на рабочем месте по неизвестным причинам, специалист по кадрам направляет в адрес работника по почте (ценным письмом с описью вложения и почтовым уведомлением) распоряжение о необходимости предоставления объяснений о случившемся проступке.
После получения почтового уведомления о вручении корреспонденции работнику, необходимо подождать 2 рабочих дня (ст. 193 ТК ПФ). После их истечения и непредставления работником письменных объяснений о причине проступка - специалист по кадрам оформляет акт о непредставлении работником объяснений в определенный законом срок. При этом в нем следует указать способ затребования объяснений, а также отразить даты направления, доставки требования и
22

получения соответствующего уведомления.
Если работник отказывается от предоставления объяснения, специалист по кадрам составляет соответствующий акт, в котором указывается дата, место и причина составления, а также свидетели, присутствующие при предложении работнику предоставить объяснение и его отказе сделать это. Акт подписывается должностным лицом, составившим акт и свидетелями (Приложение 28).
11.5.2. На основании документов, характеризующих дисциплинарный проступок работника, и соответствующей резолюции директора Учреждения, специалист по кадрам составляет проект приказа о применении дисциплинарного взыскания к работнику, в трех экземплярах. Приказ визируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером, при необходимости заместителем директора (по правовым вопросам), подписывается директором Учреждения. Затем приказ регистрируется в книге приказов по отпускам, командировкам и взысканиям (индекс приказа «о», срок хранения 5 лет).
Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня его издания (Приложение 29). Один экземпляр приказа передается бухгалтеру
Учреждения, второй экземпляр - хранится у специалиста по кадрам, третий - подшивается в личное дело работника.
11.5.3. В случае отказа работника от подписи приказа составляется соответствующий акт
(Приложение 30).
11.6. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не подвергался новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
11.6.1. Директор Учреждения до истечения года со дня применения к работнику дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника или ходатайству его непосредственного руководителя.
11.6.2. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания (замечания или выговора) составляется специалистом по кадрам в трех экземплярах, визируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером и подписывается директором Учреждения. После подписания приказ регистрируется в книге приказов по отпускам, командировкам и взысканиям (индекс приказа «о», срок хранения 5 лет).
Приказ о снятии дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись. Один экземпляр приказа передается бухгалтеру Учреждения, второй экземпляр - хранится у специалиста по кадрам, третий - подшивается в личное дело работника в раздел «Приказы».
11.7. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
12.
Порядок оформления документов
о поощрении и награждении работников
12.1. В соответствии со ст. 191 Трудового кодекса РФ работник поощряется за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу, другие достижения в работе, в соответствии с Положением о Почетной грамоте Министерства социальной политики
Свердловской области (утв. Приказом Министерства социальной политики Свердловской области от
13.07.2016 № 396), Положением о Благодарственном письме Министерства социальной политики
Свердловской области (утв. Приказом Министерства социальной политики Свердловской области от
13.07.2016 № 396), Положением о премировании работников Учреждения.
В Учреждении действуют следующие виды поощрений:
- объявление благодарности;
- вручение благодарственного письма;
- выплата единовременного денежного поощрения в пределах экономии по фонду оплаты труда по
Учреждению;
- награждение почетной грамотой;
- представление к званию “лучшего по профессии”;
- награждение Почетной грамотой или Благодарственным письмом Министерства социальной политики Свердловской области;
- за особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники Учреждения могут быть представлены к государственным наградам.
12.2. Поощрение работникам Учреждения оформляется приказом, в свободной форме, на основании служебной записки, ходатайства, предоставленной директору Учреждения от руководителя
23

структурного подразделения с обоснованием причин поощрения работника. В резолюции директора об издании приказа о поощрении на служебной записке указывается вид и мотив поощрения.
В соответствии с резолюцией директора специалист по кадрам готовит приказ о поощрении работника. Приказ о поощрении работника визируется главным бухгалтером, и подписывается директором Учреждения. После подписания, приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по оплате труда (в случае единовременного денежного поощрения) либо в журнале регистрации приказов по личному составу (в случае объявления благодарности и т.д.). Приказ объявляется работнику под роспись и доводится до сведения коллектива на собраниях работников в отделениях.
Первый экземпляр приказа хранится у специалиста по кадрам, второй экземпляр передается бухгалтеру Учреждения и третий экземпляр приказа о поощрении работника подшивается в личное дело работника в раздел «Приказы».
12.3.
На основании приказа сведения о поощрении специалистом по кадрам заносятся в трудовую книжку, личную карточку работника (раздел VII “Награды (поощрения), почетные звания»),
13. Порядок оформления расторжения трудового договора
13.1. Основаниями прекращения трудового договора с работниками Учреждения
являются:
1) соглашение сторон (статья 78 ТК РФ);
2) истечение срока трудового договора (статья 79 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовые ношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 ТК РФ);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 ТК РФ);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией, с изменением типа государственного или муниципального учреждения (статья 75 ТК РФ);
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 ТК РФ);
8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы
(части третья и четвертая статьи 73 ТК РФ);
9) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть первая статьи 72.1 ТК РФ);
’") обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК РФ); и ) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы
(статья 84 ТК РФ).
13.2. Документы, создаваемые при оформлении увольнения.
13.2.1. Перечень документов, создаваемых специалистом по кадрам:
- соглашение о прекращении трудового договора;
- уведомление об увольнении (в случаях, предусмотренных ТК РФ);
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ);
- предложение о переводе на другую постоянную работу (в случаях, предусмотренных ТК РФ);
- уведомление об отсутствии вакансий (в случаях, предусмотренных ТК РФ);
- письмо-уведомление органов службы занятости
(в случаях, предусмотренных трудовым законодательством);
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- акт о нарушении трудовой дисциплины;
- уведомление о необходимости дать письменное объяснение по факту нарушения трудовой дисциплины;
- приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
- обходной лист (Приложение 31)
24

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
- личная карточка работника (раздел 11);
- личное дело;
- трудовая книжка;
- сведения об увольнении работника, подлежащего воинскому учету (для лиц, подлежащих воинскому учету);
- акт об отказе работника дать письменные объяснения по факту нарушения трудовой дисциплины;
- уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
- уведомление в Службу субсидий и льгот о прекращении трудовых отношений с работником, получающим определенные субсидии и льготы как работник Учреждения.
13.2.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации приказов по личному составу;
- журнал регистрации уведомлений;
- журнал регистрации заявлений работников на увольнение;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
13.2.3. Перечень документов, составляемых работником:
- заявление об увольнении;
- заявление об отпуске с последующим увольнением;
- объяснительная записка;
- заявление о выдаче документов, связанных с работой;
уведомление о неразглашении служебной информации после прекращения трудовых отношений.
13.3. Порядок и сроки оформления документов при увольнении.
13.3.1. Если трудовой договор прекращается по соглашению сторон, оформляется соглашение о прекращении трудового договора. Типовая форма соглашения содержится в Альбоме форм кадровых документов (Приложение 32). Соглашение о прекращении трудового договора составляется специалистом по кадрам в письменной форме в двух экземплярах. Текст соглашения подписывается работником и директором Учреждения. Получение работником экземпляра соглашения о расторжении трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре соглашения, который хранится в личном деле работника у специалиста по кадрам. Один экземпляр соглашения подшивается в личное дело работника в раздел «Трудовой договор и дополнительные соглашения», другой выдается работнику на руки.
13.3.2.
Трудовой договор прекращается по инициативе работника на основании соответствующего заявления, в том числе заявления об отпуске с последующим увольнением
(Приложение 33, 23.5). Работник предупреждает работодателя о своем увольнении не позднее, чем за две недели, течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении (ст. 80 ТК РФ).
Заявление работника визируется руководителем структурного подразделения и регистрируется специалистом по кадрам в день поступления в журнале регистрации заявлений на увольнение, с последующей передачей на рассмотрение директору
Учреждения.
До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать в письменной форме свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник (ст. 80 ТК РФ).
Если работник является материально ответственным лицом, руководитель структурного подразделения готовит служебную записку о передаче материальных ценностей с подотчетного лица.
На основании служебной записки специалист по кадрам подготавливает соответствующий приказ.
Приказ визируется главным бухгалтером и подписывается директором Учреждения.
По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы специалист по кадрам обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой по письменному заявлению работника.
13.3.3. Если увольнение производится по инициативе работодателя и не связано с виновным поведением работника, работнику направляется уведомление о прекращении трудового договора.
При неудовлетворительном результате испытания, работодатель предупреждает работника в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без выплаты выходного пособия (ст. 71 ТК
РФ).
25

При сокращении штатов работодатель не менее, чем за два месяца, под роспись персонально предупреждает работника о предстоящем увольнении (ч.2 ст. 180 ТК РФ).
В случаях, когда работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу, работнику направляется предложение, составленное в письменной форме и содержащее основные характеристики труда на новом рабочем месте. Если в Учреждении отсутствует работа, перевод на которую можно предложить работнику, ему направляется уведомление об отсутствии вакансий (ст. 81
ТК РФ).
При наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения должна быть соблюдена процедура привлечения работника к дисциплинарной ответственности, предусмотренная ст. 193 ТК
РФ.
До издания приказа о прекращении трудового договора, специалист по кадрам выдает работнику обходной лист, где руководитель структурного подразделения совместно с бухгалтерией Учреждения проставляют отметки о наличии/отсутствии несданных имущественно-материальных и других ценностей, а работник при необходимости пишет соответствующее заявление.
Руководитель структурного подразделения подготавливает и передает специалисту по кадрам на визирование табель учета использования рабочего времени в двух экземплярах, заполненный на работника, который увольняется. Специалист по кадрам проверяет правильность составления и оформления данного табеля, визирует табель, один экземпляр табеля передается бухгалтеру, второй - подшивается и хранится у специалиста по кадрам.
13.3.4. Прекращение трудового договора оформляется специалистом по кадрам приказом по
.ифицированной форме № Т-8 или № Т-8а для увольнения нескольких работников (Приложение
34.1, 34.2), в трех экземплярах, с помощью программы 1С:Предприятие «Зарплата и кадры бюджетного учреждения». Приказ об увольнении визируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером и подписывается директором Учреждения, регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу с индексом «лс».
С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись. По письменному заявлению работника специалист по кадрам обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию приказа и другие запрашиваемые копии документов в день увольнения.
В случае, когда приказ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается от ознакомления с ним под роспись, специалист по кадрам делает на приказе соответствующую запись.
В случае, когда работник отказывается ознакомиться под роспись с приказом о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, составляется соответствующий акт, ссылка на который делается в записи на приказе.
13.3.5.
Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при увольнении применяется записка-расчет (форма 0504425) при прекращении трудового договора с работником, лицевую сторону которой заполняет специалист по кадрам в программе 1С:Предприятие "'арплата и кадры бюджетного учреждения».
13.3.6. На основании приказа об увольнении специалист по кадрам вносит в трудовую книжку запись об увольнении. Все записи, сделанные за время работы в Учреждении в трудовой книжке работника, заверяются подписью специалиста по кадрам и печатью Учреждения. Работник должен быть ознакомлен с записями в трудовой книжке под роспись.
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора. О получении трудовой книжки работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием, либо отказом от ее получения, составляется соответствующий акт. Специалист по кадрам оформляет уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Уведомление направляется по месту проживания работника заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
13.3.7. Специалист по кадрам вносит сведения об увольнении в раздел 11 «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки работника (Форма № Т-2). Личная карточка подписывается специалистом по кадрам и работником и оформляется для хранения в личное дело работника.
13.3.8. В день прекращения трудовых отношений с работником, специалист по кадрам подписывает у работника в двух экземплярах уведомление о неразглашении служебной информации после прекращения трудовых отношений (увольнения) (Приложение 35). На экземпляре, хранящемся в
26

личном деле уволенного работника, делается отметка о получении одного экземпляра уведомления работником на руки.
13.3.9. В двухнедельный срок со дня увольнения специалист по кадрам направляет в военный комиссариат сведения об уволенном гражданине, подлежащем воинскому учету.
13.3.10. В течение 5 дней со дня увольнения специалист по кадрам направляет в «Службу субсидий и льгот» уведомление о прекращении трудовых отношений с работником, получавшим данные субсидии и льготы как работник Учреждения.