Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района
 Скачать 1.33 Mb.
|
|
государственное автономное учреждение социального обслуживания населения Свердловской области «КОМ ПЛЕКСНЫ Й ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖ ИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ ПРИГОРОДНОГО РАЙОНА» УТВЕРЖДЕНА приказом № 113 от «06» октября 2016г. ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ГАУ «КЦСОН Пригородного района» г. Нижний Тагил 2016г. С О Д Е Р Ж А Н И Е : Наименование раздела № стр. 1 Общие положения 3-4 2 Документирование кадрового делопроизводства 4-5 3 Основные требования к оформлению кадровых документов 5-8 4 Документы по установлению трудовых отношений и порядок оформления их при приеме на работу 8-13 5 Особенности оформления приема на работу по совместительству 13-14 6 Порядок оформления изменений условий трудового договора (за исключением изменения трудовой функции работника) 14-15 7 Порядок оформления перевода на другую постоянную работу 15-17 8 Порядок оформления временного перевода на другую работу 17-18 9 Порядок оформления совмещения и выполнения дополнительного объема работы 18-19 Г 10 Порядок оформления предоставления отпуска работнику 19-22 11 Порядок оформления документов о наложении дисциплинарного взыскания 22-23 12 Порядок оформления документов о поощрении и награждении работников 23-24 13 Порядок оформления расторжения трудового договора 24-27 14 Должностные инструкции работников и инструкции по охране труда 27-28 15 Порядок оформления и ведения личных карточек работников 28-30 16 Порядок оформления и ведения личных дел работников 30-32 17 Порядок оформления и ведения трудовых книжек работников 32-33 18 Порядок оформления и ведения табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы 33 19 Порядок оформления служебных удостоверений 33-34 20 Порядок оформления и выдачи выписок, копий документов, справок по кадровым вопросам 34 21 ( Порядок составления номенклатуры дел специалиста по кадрам и формирование архивных дел 34-37 22 Хранение кадровой документации 37-38 2 1. Общ ие положения 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию кадровой деятельности ГАУ «КЦСОН Пригородного района» (далее - Учреждение). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства: "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ; • Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"; • Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; • Федеральный закон от 28.12.2013 № 421-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О специальной оценке условий труда»; • Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»; • Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-Ф3 «О воинской обязанности и военной службе»; • Федеральный закон от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; Федеральный закон от 31.05.1996 № 61-ФЗ «Об обороне»; Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; • "Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002); Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380); • Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н «Об утверждении перечня вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»; • Приказ Министерства социальной политики Свердловской области от 13.07.2016 № 396 «О ведомственных наградах Министерства социальной политики Свердловской области»; • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей"); • Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219); • Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"; • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"; • Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 "Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации"; • Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов); • Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете». з 1.3. Инструкция устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в Учреждении и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, учета, поиска, контроля исполнения и хранения кадровых документов внутри Учреждения. Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой документацией. 1.4. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил, сроков и порядка работы с кадровыми документами в Учреждении возлагаются на специалиста по кадрам, в соответствии с его должностной инструкцией. 1.5. Заведующие отделениями, оформляющие кадровую документацию в пределах своей компетентности, несут персональную ответственность за выполнение требований данной Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. 1.6. Обработка и подготовка кадровых документов Учреждения осуществляется с использованием программы «1С: Предприятие - Зарплата и кадры бюджетного учреждения» и компьютерной техники. 1.7. Права и обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Учреждения определяются должностной инструкцией специалиста по кадрам. 2. Документирование кадрового делопроизводства 2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и . лформационно-справочных документов и документов, подтверждающих трудовую деятельность. 2.2. Организационные кадровые документы регламентируют структуру, задачи и функции Учреждения и его структурных подразделений, права, обязанности и ответственность работников. 2.2.1. К основным организационным кадровым документам Учреждения относятся: - штатное расписание; - Правила внутреннего трудового распорядка; - Положение о Совете трудового коллектива; - Положение о порядке работы квалификационной комиссии Учреждения; - Положение об оплате труда работников Учреждения; - Положение о премировании работников Учреждения; - Положение о порядке и условиях применения выплат стимулирующего характера работникам Учреждения; - Положение о порядке и условиях применения выплат компенсационного характера работникам Учреждения; - Положение о порядке выплаты материальной помощи работникам Учреждения; - Положение о порядке предоставления отпусков работникам Учреждения; Толожение об организации работы с персональными данными работников и клиентов в Учреждении; - Положение о порядке аттестации специалистов по социальной работе и социальных работников; - Положение об организации работы по противодействию коррупции в Учреждении; - Положение об организации работы в области охраны труда и техники безопасности в Учреждении; - Кодекс этики и служебного поведения работников ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Положение об информировании работниками работодателя о случаях склонения их к совершению коррупционных нарушений и порядке рассмотрения таких сообщений в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Положение о конфликте интересов работников ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Перечень коррупционных рисков в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Перечень должностей, выполнение обязанностей по которым связано с коррупциогенными рисками в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - План по минимизации установленных коррупционных рисков в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Правила обмена деловыми подарками и знаками делового гостеприимства в ГАУ «КЦСОН Пригородного района». -должностные инструкции работников Учреждения. 2.3. К распорядительным кадровым документам, отражающим конкретные ситуации процессов движения кадров, их учета и оценки относятся: приказы или распоряжения по личному составу, журналы учета и регистрации, приказы по основной деятельности учреждения. 4 2.4. К информационно-справочным кадровым документам относятся: акты, справки, служебные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии, заявления работника, графики ежегодных отпусков, личные карточки работников, личные дела работников, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. Данная группа документов ведется для учета персональных данных работников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. 2.5. К документам, подтверждающим трудовую деятельность, относятся: трудовые книжки, трудовые договоры и изменения к ним (дополнительные соглашения), справка о трудовой деятельности. Назначение данной группы документов в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. 3. Основные требования к оформлению кадровых документов 3.1. Кадровые документы, которые создаются в Учреждении, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. 3.2. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов. Все виды организационно - распорядительных документов печатаются на бланках установленного образца: - общий бланк (Приложение 1 Альбома форм кадровых документов) (далее Приложение 1); ^ а н к приказа (Приложение 2); - бланк распоряжения (Приложение 3). 3.3. Приказы по личному составу хранятся и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. 3.4. Документы должны быть выполнены с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа белой бумаги формата А4. Цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков 12 шрифтом Т1тезТч>[е'УуКотап. 3.5. Текст документа следует делить на разделы, подразделы и пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. При делении текста на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную информацию. Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или нкта, разделенные точкой. Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой. Если раздел имеет только один пункт или пункт имеет только один подпункт, то нумеровать его не следует. 3.6. Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Выше и ниже каждого заголовка должен быть добавлен интервальный отступ. 3.7. Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждым перечислением следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву (за исключением ё, з, о, ь, й, ы, ъ), после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа. 3.8. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 15 мм — правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 3.9. Страницы документа следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту, включая приложения. Номер проставляют в верхнем колонтитуле каждой страницы. В документах, структура которых не предусматривает наличие колонтитула, номера страниц 5 проставляются посредине нижнего поля страницы. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц документа. 3.10. Таблицы применяют для большей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы включает содержание, и должно быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире. При переносе части таблицы название помещают только над первой частью таблицы. При переносе таблицы на следующую страницу следует делать нумерацию граф. Таблицу следует располагать в документе непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице таким образом, чтобы ее можно было читать без поворота документа или с поворотом по часовой стрелке. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. 3.11.Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, компьютерные распечатки, диаграммы, фотоснимки) следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте. Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложения, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. 3.12. Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должен быть добавлен интервал. 3.13. Приказы по личному составу издаются по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России (Росстатом): №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». В тех случаях, когда указанными органами унифицированная форма приказа не утверждена, используется свободная форма с соблюдением следующих правил оформления документа. 3.14. Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. 3.15. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии...», «В целях...», «Во исполнение...» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристики рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить. Констатирующая часть в приказе заканчивается словом «приказываю». Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. 6 При необходимости детализации предписываемых действий, распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указанием исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.). Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемым приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу...». В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа. 3.16.Для учета и хранения все приказы делятся на группы: - приказы по основной деятельности; - кадровые приказы, срок хранения которых составляет 75 лет (прием, увольнение, перемещение, перевод, совмещение, оплата труда, прохождение аттестации, повышения квалификации, изменение фамилии и др.); - кадровые приказы с ограниченным сроком хранения 5 лет (предоставление ежегодного ллачиваемого отпуска, применение дисциплинарного взыскания, командировки). Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках. Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв (например, № 153). 3.16.1. При регистрации кадровых приказов используется |