Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района
 Скачать 1.33 Mb.
|
|
приказ о приеме работника на работу. Приказ оформляется специалистом по кадрам в программе 1С: Предприятие «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», по унифицированной форме № Т-1, № Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты», в трех экземплярах и визируется главным бухгалтером и специалистом по кадрам (Приложение 19.1, 19.2). риказ о приеме работника на работу подписывается директором Учреждения и регистрируется специалистом по кадрам в журнале регистрации приказов по личному составу, с регистрационным индексом «лс». С приказом о приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Один экземпляр приказа передается бухгалтеру Учреждения, второй экземпляр приказа подшивается специалистом по кадрам в папку «Приказы по личному составу» и третий экземпляр приказа подшивается в личное дело работника в раздел «Прием на работу». 4.6.9. На основании приказа о приеме работника на работу в его трудовую книжку вносится запись о приеме на работу. Работникам, поступающим на работу впервые, а также работникам, у которых трудовая книжка отсутствует и которые обратились с заявлением об оформлении новой трудовой книжки, в течение недели со дня приема на работу оформляется трудовая книжка действующего образца. Трудовая книжка, предъявленная работником при приеме на работу, регистрируются специалистом по кадрам в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Хранится трудовая книжка в закрываемом на ключ металлическом шкафу специалиста по кадрам и выдается 5отнику при увольнении, либо по личному заявлению для представления в Пенсионный фонд РФ в связи с оформлением страховой пенсии по старости (ст.62 ТК РФ). 4.6.10. Специалист по кадрам оформляет личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2 (Приложение 20). Личная карточка заполняется в одном экземпляре в соответствии с паспортными данными и документами, предъявленными работником, из программы 1С: Предприятие - «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», подписывается специалистом по кадрам и работником, вкладывается в личное дело работника. 4.6.11. В течение трех рабочих дней со дня приема на работу специалист по кадрам оформляет личное дело работника. В состав личного дела входят следующие разделы и документы: - раздел «Личные данные», включающий личный листок по учету кадров, заверенные специалистом по кадрам копии паспорта, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, документа об образовании, свидетельства ИНН и другие копии различных документов, содержащих личные данные работника, в том числе характеристики, анкеты, резюме, предоставляемые работником при приеме на работу; - раздел «Прием на работу», содержит личное заявление работника о приеме на работу, представление в квалификационную комиссию Учреждения, протокол заседания квалификационной комиссии и приказ о приеме на работу; - раздел «Заявления, прочее», содержит заявления и приказы об отпуске работника, планы и графики работы, отчеты; 12 - раздел «Обучение, аттестация», содержит заверенные специалистом по кадрам копии удостоверений, протоколов проверки знаний, документы по аттестации работника, соглашения с работником о направлении на курсы повышения квалификации и т.д.; - раздел «Инструкции», содержит направление работника на первичный вводный инструктаж при приеме на работу, должностную инструкцию, инструкцию по ОТ и ТБ; - раздел «Персональные данные, обязательства», содержит добровольное согласие работника на обработку персональных данных, лист ознакомления с Положением об организации работы с персональными данными работников и клиентов Учреждения, обязательство о неразглашении сведений конфиденциального характера - раздел «Приказы», содержит копии различных приказов по личному составу, касающиеся данного работника, служебные записки и другие документы, являющиеся документами-основаниями для данных приказов; - раздел «Трудовой договор и дополнительные соглашения», содержит трудовой договор и все дополнительные соглашения к трудовому договору с личными согласиями и заявлениями работника, договор о материальной ответственности работника; - опись документов личного дела (Приложение 21); - личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2). - обложка личного дела (Приложение 40.2) Все документы каждого раздела располагаются в хронологическом порядке. В течение всего периода работы в личное дело работника вносятся заверенные специалистом по драм копии приказов о переводах, перемещениях, копии документов о смене фамилии, о повышении квалификации и прочие документы, касающиеся трудовой деятельности работника. 4.7. В двухнедельный срок со дня приема на работу специалист по кадрам, ответственный за ведение воинского учета в Учреждении, направляет в Отдел военного комиссариата сведения о принятом на работу гражданине, подлежащем воинскому учету. Сведения подписываются директором Учреждения, регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов и лично предоставляются в военкомат специалистом по кадрам. 4.8. Сведения о работнике вносятся в Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме 0504421 (для бюджетных учреждений) в первый рабочий день работника. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы заполняется ответственным лицом структурного подразделения ежедневно. 5. Особенности оформления приема на работу по совместительству 5.1. Совместительством согласно ст. 282 ТК РФ является выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы "!МЯ. 5.2. Особенности оформления на работу по совместительству. 5.2.1. В трудовом договоре обязательно должно быть указание на то, что работа является совместительством. В соответствии со ст. 59 ТК РФ с лицами, работающими по совместительству, может быть заключен и срочный трудовой договор. 5.2.2.При приеме на работу по совместительству работник должен представить документы, поименованные в ст. 283 ТК РФ: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, - документ об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, - при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы. - а также иные сведения, необходимые для составления работодателем отчетов в контролирующие органы. 5.2.3.Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день (ст. 284 ТК РФ). Трудовой договор с работником должен заключаться о работе по совместительству в соответствующей должности, но с указанием на конкретную продолжительность рабочего времени, в течение которой будет выполняться работа. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного 13 месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Также ограничения продолжительности рабочего времени при работе по совместительству не применяются в случаях, когда по основному месту работы работник приостановил работу в соответствии с ч. 2 ст. 142 ТК РФ (в случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней) или отстранен от работы согласно ч. 2 или 4 ст. 73 ТК РФ. 5.2.4. Категории работников, для которых установлен запрет на работу по совместительству: - лица в возрасте до 18 лет (ч. 5 ст. 282 ТК РФ); - лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если работа по совместительству связана с такими же условиями (ч. 5 ст. 282 ТК РФ); - работники, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, если характер работы по совместительству аналогичен характеру основной работы (ст. 329 ТК РФ). Перечень должностей и профессий, на которые распространяется данное ограничение, утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 N 16; - государственные, муниципальные служащие (ст. 17 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 14 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации"). 5.3. Порядок оформления на работу по совместительству осуществляется в соответствии с п. 4 «Документы по установлению трудовых отношений и порядок оформления их при приеме на работу» настоящей инструкции. 6. Порядок оформления изменений условий трудового договора (за исключением изменения трудовой функции работника) 6.1. Изменение условий трудового договора (за исключением трудовой функции) возможно как по соглашению сторон (по инициативе работодателя или просьбе работника), так и по инициативе работодателя в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технологии работы, структурная реорганизация Учреждения и другие причины) определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Решение директора Учреждения о необходимости изменения определенных сторонами условий труда оформляется приказом по личному составу на основании служебной записки руководителя структурного подразделения. О предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, необходимо уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца. Изменение условий трудового договора по соглашению сторон возможно в любое время, предварительного уведомления для этого не требуется. 6.2. Документы, необходимые при оформлении изменения условий трудового договора. 6.2.1. Перечень документов, создаваемых специалистом по кадрам: - уведомление работника об изменении условий трудового договора (если условия изменяются по инициативе работодателя); - дополнительное соглашение к трудовому договору; - приказ об изменении условий трудового договора; - акт об отказе работника от ознакомления с документами (если работник отказывается ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора). 6.2.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - журнал регистрации уведомлений; - журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам; - журнал регистрации приказов по личному составу. 6.2.3. Перечень документов, создаваемых работником: - заявление с просьбой об изменении условий трудового договора (если условия изменяются по просьбе работника); 14 - согласие работника на изменение условий трудового договора. б.З.Порядок и сроки оформления документов. 6.3.1. Если условия трудового договора изменяются по инициативе работодателя, предусмотренных ч. 1 ст. 74 ТК РФ, не позднее, чем за два месяца до введения новых условий труда, работнику направляется письменное уведомление об изменении условий трудового договора. Уведомление составляется специалистом по кадрам в письменной форме на бланке Учреждения в двух экземплярах, в сроки, указанные в приказе директора Учреждения о введении новых условий труда. Текст уведомления визируется специалистом по кадрам, заместителем директора (по правовым вопросам) при необходимости и подписывается директором Учреждения и регистрируется в журнале регистрации уведомлений. Уведомление вручается лично работнику. Работник подписывает оба экземпляра уведомления и расписывается в уведомлении (экземпляре работодателя) в его получении. В уведомлении работник дает свое согласие или несогласие на продолжение работы в новых условиях. Один экземпляр вручается работнику, другой - хранится у специалиста по кадрам в личном деле работника. При отказе работника ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора составляется соответствующий акт. 6.3.2. Если условия трудового договора изменяются по инициативе работника, работник пишет заявление с просьбой об изменении условий трудового договора. Заявление визируется руководителем структурного подразделения и передается на рассмотрение директору Учреждения. 6.3.3. Дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть оформлено не позднее следующего рабочего дня после достижения сторонами соглашения об изменении условий трудового договора. Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется специалистом по кадрам в письменной форме в двух экземплярах. Текст дополнительного соглашения к трудовому договору визируется главным бухгалтером и специалистом по кадрам, подписывается работником и директором Учреждения. После подписания документа обеими сторонами дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в Журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам в тот же рабочий день. Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику, о чем делается отметка на экземпляре документа, который хранится в личном деле работника. Второй экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору подшивается в личное дело работника в раздел «Трудовой договор и дополнительные соглашения». 6.3.4. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору, специалистом по кадрам издается приказ об изменениях условий трудового договора, в трех экземплярах. Приказ визируется специалистом по кадрам и главным бухгалтером, и при необходимости заместителем директора (по правовым вопросам), подписывается директором Учреждения и регистрируется в Журнале регистрации приказов по личному составу. С приказом об изменении условий трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня подписания. Один экземпляр приказа передается бухгалтеру по начислению заработной платы (далее - бухгалтеру). Второй экземпляр приказа хранится у специалиста по кадрам в папке «Приказы по личному составу». Третий экземпляр приказа подшивается в личное дело работника в раздел «Приказы». Документ-основание (уведомление, заявление/согласие работника) подшивается в личное дело работника к дополнительному соглашению в раздел «Трудовой договор и дополнительные соглашения». 7. Порядок оформления перевода на другую постоянную работу 7.1. Переводом на другую постоянную работу является (ст. 72.1 ТК РФ): - постоянное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения; - перевод в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника. 7.2.Случаи, в которых работодатель обязан предложить работнику перевод на другую постоянную работу: 15 - наличие медицинского заключения о необходимости перевода работника на другую постоянную работу (ч. 1 ст. 73 ТК РФ); - отказ работника от продолжения работы в новых условиях при изменении работодателем определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч. 3 ст.74 ТК РФ); - сокращение численности или штата работников организации (ч. 3 ст.81 ТК РФ); - подтверждение результатами аттестации несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ); - восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда или ГИТ (ч. 2 ст. 83 ТК РФ). В перечисленных случаях работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья: - вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника; - вакантную нижестоящую или нижеоплачиваемую работу. 7.3. Документы, необходимые при оформлении перевода на другую постоянную работу. 7.3.1. Перечень документов, создаваемых специалистом по кадрам: - представление о переводе (если перевод носит характер повышения работника в должности); - предложение работнику о переводе (если работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу); - дополнительное соглашение к трудовому договору; фиказ о переводе работника на другую постоянную работу; - аттестационный лист (в случае, если перевод осуществляется по результатам аттестации работника); - личная карточка работника; - трудовая книжка; - личное дело; - акт об отказе работника от ознакомления с документами (если работник отказывается ознакомиться с предложением о переводе). 7.3.2. Перечень необходимых регистрационных форм: - журнал регистрации уведомлений; - журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам; - журнал регистрации приказов по личному составу; - журнал инструктажей по должностным обязанностям; - журнал учета и выдачи инструкций. 7.3.3. Перечень документов, создаваемых работником: - заявление с просьбой о переводе на другую работу; - согласие или несогласие на перевод при предложении о переводе, если работодатель обязан 'едложить перевод на другую работу. 7.3.4. Перечень документов, предъявляемых работником: - медицинское заключение, выданное в порядке, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ; - решение суда (в необходимых случаях). 7.4. Порядок и сроки оформления документов. 7.4.1. Если перевод на другую работу осуществляется по инициативе работодателя и носит характер повышения в должности, руководитель структурного подразделения составляет представление о переводе. Работник знакомится с содержанием представления и ставит визу ознакомления, в которой выражает свое отношение к переводу на вышестоящую должность («согласен», «не согласен»). Представление о переводе передается директору Учреждения на рассмотрение. Директор Учреждения проставляет соответствующую резолюцию, после чего документ передается специалисту по кадрам. 7.4.2. В случаях, когда работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу, работнику направляется предложение (уведомление), составленное специалистом по кадрам в письменной форме о переводе на новое место работы. Предложение (уведомление) визируется специалистом по кадрам, подписывается директором Учреждения и регистрируется в журнале регистрации уведомлений. На экземпляре предложения (уведомления), который хранится у специалиста по кадрам, работник проставляет визу ознакомления, подтверждая получение экземпляра документа. Другой экземпляр предложения вручается работнику. При отказе работника знакомиться с 16 предложением о переводе составляется соответствующий акт. Свое решение о согласии/несогласии на перевод работник оформляет соответствующим заявлением или согласием/несогласием. 7.4.3. В случае, когда перевод на другую работу осуществляется по инициативе работника, он обращается с соответствующим заявлением к директору Учреждения. На заявлении работника проставляются визы согласования руководителей соответствующих структурных подразделений, главного бухгалтера Учреждения. Заявление передается директору Учреждения на рассмотрение. На заявлении работника директор проставляет соответствующую резолюцию о переводе или отказе на перевод, после чего документ передается специалисту по кадрам. 7.4.4. До начала работы в новых условиях труда, специалист по кадрам знакомит работника с локальными нормативными документами, с которыми ранее он не знакомился (должностная инструкция, инструктаж на новом рабочем месте и т.д.). О выдаче новой должностной инструкции и проведении инструктажа по должностным обязанностям делаются отметки в журнале инструктажей по должностным обязанностям и журнале учета и выдачи инструкций. 7.4.5. При осуществлении перевода на другую постоянную работу, специалистом по кадрам составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Дополнительное соглашение составляется в письменной форме в двух экземплярах, визируется специалистом по кадрам и главным бухгалтером, подписывается директором Учреждения и работником. После подписания дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в журнале регистрации дополнительных соглашений. Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения подтверждается подписью работника на экземпляре соглашения, который хранится у специалиста по кадрам. Второй экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору подшивается в личное дело работника в раздел «Трудовой договор и дополнительные соглашения». 7.4.6. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе работника на другую работу по унифицированной форме № Т-5, Т-5а, в трех экземплярах, с помощью программы 1С Предприятие «Зарплата и кадры» (Приложение 22.1, 22.2). Приказ визируется специалистом по кадрам, главным бухгалтером и подписывается директором Учреждения и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу, с присвоением индекса «лс». Один экземпляр приказа передается бухгалтеру, второй - специалисту по кадрам, третий экземпляр - подшивается в личное дело работника в раздел «Приказы». С приказом о переводе работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок. 7.4.7. На основании приказа о переводе работника на другую постоянную работу специалист по кадрам вносит запись о переводе в трудовую книжку работника в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа. С внесенной записью о переводе на другую постоянную работу специалист по драм знакомит работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. |