Инструкция по кадровому делопроизводству гау кцсон пригородного района
 Скачать 1.33 Mb.
|
|
система индексации, она позволяет отличить кадровые приказы по срокам хранения. Индекс «лс» прибавляется к номеру приказов со сроком хранения 75 лет (приказы на прием, увольнение, перевод, и др. кадровые операции), индекс «О» - к номеру приказов со сроком хранения 5 лет (приказы на отпуска, командировки, дисциплинарные взыскания). 3.17. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого Советом трудового коллектива, квалификационной комиссией Учреждения - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. 3.18. Исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на последнем листе документа, с указанием его должности, инициалов и фамилии. 3.19. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следует два и более иложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку: Приложение № 1 к приказу о т __________ №_______ 3.20. Согласование кадрового документа Учреждения. Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Согласование кадрового документа оформляется путем визирования проекта документа главным бухгалтером Учреждения и специалистом по кадрам, при необходимости руководителем структурного подразделения и другими заинтересованными лицами. Виза согласования включает в себя: - должность лица, визирующего документ; - подпись лица, визирующего документ; - расшифровка подписи (инициалы, фамилию); - дата визирования. Виза проставляется на всех экземплярах кадровых документов, остающихся в Учреждении, на последнем листе кадрового документа, с лицевой его стороны. 3.21. Подписание кадровых документов Учреждения. 7 Кадровые документы подписываются директором Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности, назначенным приказом по Учреждению на период отсутствия директора Учреждения. 3.22. Удостоверение печатью. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Учреждения, либо печать Учреждения для документов. 3.23. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем сотрудникам Учреждения, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Выписка из приказа или распоряжения обязательно заверяется печатью Учреждения. 4. Документы по установлению трудовых отношений и порядок оформления их при приеме на работу 4.1. Предварительный медицинский осмотр (обследование) при приеме на работу. 4.1.1. При приеме на работу, соискатель должен пройти предварительный медицинский осмотр. Специалист по кадрам выдает соискателю бланк добровольного согласия на обработку персональных данных работника (Приложение 4). На основании паспортных данных, данных медицинского полиса и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования соискателя, специалист по кадрам выдает: - направление на профилактический медицинский осмотр работника формы № 001-П/У, Приложение 1.1 к Приказу министра здравоохранения Свердловской области и руководителя Управления по Свердловской области от 11 апреля 2012 г. N 360-п/01-01-01-01/127 (Приложение 5); - паспорт здоровья работника, формы № 004-П/У, Приложение N 1.2 к Приказу министра здравоохранения Свердловской области и руководителя Управления по Свердловской области от 11 апреля 2012 г. N 360-п/01-01-01-01/127(Приложение 6). 4.1.2. По окончании прохождения предварительного медицинского осмотра, соискатель должен предоставить специалисту по кадрам заполненный медицинской организацией паспорт здоровья и заключение предварительного (периодического) медицинского осмотра (обследования) формы № 003- П/У, Приложение N 1.2 к Приказу министра здравоохранения Свердловской области и руководителя Управления по Свердловской области от 11 апреля 2012 г. N 360-п/01-01-01-01/127 (Приложение 7). 4.2. Перечень документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; - страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС); - документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу ( енный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу); - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; - свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН); - медицинское заключение о состоянии здоровья работника и паспорт здоровья работника; - справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования; - справка об инвалидности и карта ИПРА (при наличии, для получения льгот и гарантий, предоставляемых государством для данной категории работников); - личная фотография 3*4, необходимая для оформления личного дела работника и при необходимости служебного удостоверения; - личное заявление о приеме на работу; - справка 2-НДФЛ за текущий год с предыдущего места работы и документы, подтверждающие право на вычеты по НДФЛ (например, свидетельства о рождении детей), для получения вычетов по НДФЛ; - справку о сумме заработной платы за текущий год и два предшествующих года (для учета заработной платы, полученной от предыдущих работодателей, при расчете пособий по больничным листам и детских пособий). 4.3. Перечень документов, создаваемых специалистом по кадрам: - трудовой договор; - договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника (если работник является материально ответственным лицом); - приказ о приеме работника на работу; - личная карточка (форма № Т-2); - приказ о назначении работника ответственным лицом за ОТ, пожарную безопасность на своем рабочем месте; - приказ о назначении лица, ответственного за стажировку нового сотрудника; - личное дело; - письмо-сообщение в Отдел ВКСО о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятии его на работу (для лиц, подлежащих воинскому учету); - письмо-сообщение о заключении трудового договора с гражданином, ранее замещавшим должности государственной или муниципальной службы (ч. 2 ст. 64.1 ТК РФ). Специалист по кадрам предоставляет данные сведения в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29. Сообщение оформляется на бланке Учреждения, подписывается директором Учреждения и заверяется печатью Учреждения и направляется в адрес работодателя государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в течение десяти дней после заключения трудового договора; - сообщение в ГКУ «Нижнетагильский центр занятости» о закрытии вакансии, на которую трудоустраивается работник; - закрытие вакансии, на которую трудоустраивается работник, на сайте «Работа в России» и на других интернет-сайтах по труду, где была размещена данная вакансия. 4.4. Перечень необходимых регистрационных форм специалиста по кадрам: - журнал регистрации трудовых договоров; - журнал регистрации приказов по личному составу; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; - направление на инструктаж (Приложение 8.1), включающий ознакомление с локальными нормативными актами Учреждения, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, инструктаж об организации работы с персональными данными клиентов и работников Учреждения; инструктаж об организации работы по противодействию коррупции; инструктаж по охране труда и технике безопасности, правилам пожарной безопасности, правилам электробезопасности и оказание первой доврачебной помощи пострадавшему; - направление на инструктаж на рабочем месте (Приложение 8.2); - журнал инструктажей по Правилам внутреннего трудового распорядка Учреждения; - журнал инструктажей по должностным обязанностям; - журнал учета и выдачи инструкций. 4.4.1. Перечень необходимых регистрационных форм лица, ответственного за ОТ и ТБ в Учреждении: ( урнал регистрации вводного инструктажа; - журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу; - журнал регистрации инструктажа о мерах пожарной безопасности; - журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. 4.5. При заключении трудового договора работником впервые: - трудовая книжка работнику оформляется специалистом по кадрам. Работник пишет заявление об удержании стоимости бланка трудовой книжки из заработной платы. На заявлении работника директор Учреждения проставляет соответствующую резолюцию, на ее основании специалист по кадрам подготавливает соответствующий приказ и передает его в бухгалтерию. В приходно- расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним специалист по кадрам вносит запись о выдаче бланка трудовой книжки в соответствующие графы. - при отсутствии или утрате страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования - оно оформляется специалистом по кадрам путем подачи заявления в Пенсионный фонд Российской Федерации. 4.6. П орядок и сроки оформления документов. 4.6.1. Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу (Приложение 9). Заявление пишется соискателем от руки. На заявлении директор учреждения проставляет соответствующую резолюцию и передает заявление специалисту по кадрам. 4.6.2. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись с локальными нормативными актами учреждения: 9 - должностная инструкция; - инструкция по охране труда; - Правила внутреннего трудового распорядка Учреждения; - Положение о Совете трудового коллектива; - Положение об оплате труда работников Учреждения; - Положение о премировании работников Учреждения; - Положение о порядке и условиях применения выплат стимулирующего характера работникам Учреждения; - Положение о порядке и условиях применения выплат компенсационного характера работникам Учреждения; - Положение о порядке выплаты материальной помощи работникам Учреждения - Положение о порядке предоставления отпусков работникам Учреждения; - Положение об организации работы с персональными данными работников и клиентов Учреждения; - Положение о порядке аттестации специалистов по социальной работе и социальных работников; - Кодекс этики и служебного поведения работников органов управления социальной защиты населения и учреждений социального обслуживания; - Положение об организации работы по противодействию коррупции в Учреждении; - Положение о порядке расследования и учете несчастных случаев в Учреждении; - инструкция по охране труда и технике безопасности; - Положение об информировании работниками работодателя о случаях склонения их к совершению ррупционных нарушений и порядке рассмотрения таких сообщений в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Положение о конфликте интересов работников ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Перечень коррупционных рисков в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Перечень должностей, выполнение обязанностей по которым связано с коррупциогенными рисками в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - План по минимизации установленных коррупционных рисков в ГАУ «КЦСОН Пригородного района»; - Правила обмена деловыми подарками и знаками делового гостеприимства в ГАУ «КЦСОН Пригородного района». - Программа первичного инструктажа на рабочем месте для работников Учреждения; - Правила по оказанию первой доврачебной помощи пострадавшим для работников Учреждения; - Инструкция по проведению инструктажа неэлектротехническому персоналу на группу 1 по электробезопасности; - инструкция по пожарной безопасности для работников Учреждения. Об ознакомлении с этими документами работником, специалистом по кадрам и ответственным дом за проведение инструктажей по ОТ и пожарной безопасности делаются специальные отметки в направлении на инструктаж, и в соответствующих регистрационных формах. Один экземпляр должностной инструкции и один экземпляр инструкции по охране труда выдаются работнику на руки, второй экземпляр должностной инструкции и второй экземпляр инструкции по охране труда - хранятся в личном деле работника. 4.6.3. В день оформления приема на работу работник проходит вводный инструктаж по охране труда, первичный инструктаж на рабочем месте, который проводится руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. Результаты инструктажа отражаются в соответствующих регистрационных формах. 4.6.4. После прохождения вводного инструктажа и ознакомления с локальными нормативными актами Учреждения, Работник: - на основании личных документов заполняет личный листок по учету кадров, заверяемый специалистом по кадрам (Приложение 10); - подписывает Лист ознакомления с Положением об организации работы с персональными данными работников и клиентов в Учреждении (Приложение 11); - подписывает Обязательство о неразглашении персональных данных работников / клиентов и их представителей (Приложение 12.1, 12.2); - подписывает Обязательство о неразглашении работником служебной информации (Приложение 13); - подписывает Подписной лист об ознакомлении с Кодексом этики и служебного поведения работников органов социальной защиты и учреждений социального обслуживания (Приложение 14); 10 - подписывает Подписной лист к приказу № 013 от 03.02.2014 «О запрещении работникам учреждения принимать различного рода подарки от благодарных клиентов учреждения» (Приложение 15); - подписывает Подписной лист к инструктажу о неразглашении служебных номеров телефонов работником в личных целях (Приложение 16). 4.6.5. Специалист по кадрам оформляет представление в квалификационную комиссию Учреждения на работника (Приложение 17). На основании данного представления, являясь секретарем квалификационной комиссии, в день оформления приема на работу специалист по кадрам оформляет протокол заседания квалификационной комиссии и знакомит работника с ним. Протокол заседания квалификационной комиссии подписывается всеми членами квалификационной комиссии, затем вместе с представлением подшивается в личное дело работника в раздел «Прием на работу». 4.6.6. Трудовой договор с работником должен быть оформлен не позднее первого рабочего дня или не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). Трудовой договор заключается с каждым работником Учреждения. Типовая форма трудового договора для работников находятся в Альбоме форм кадровых документов (Приложение 18). Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: - место работы, с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения; - трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано ^доставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; - дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с действующим Трудовым Кодексом Российской Федерации или иным федеральным законом; - условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); - режим рабочего времени и времени отдыха; - условия труда на рабочем месте; - компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; - условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, угой характер работы); - условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами; - другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Трудовой договор подписывается работником, визируется главным бухгалтером и специалистом по кадрам, подписывается директором Учреждения и заверяется печатью Учреждения. После подписания трудового договора обеими сторонами, трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров в тот же рабочий день. Особо отмечаются срочные трудовые договоры и указывается срок их действия. Трудовые договоры нумеруются. Нумерация осуществляется следующим образом: порядковый номер трудового договора/год регистрации (например, № 05/2016). Один экземпляр трудового договора передается работнику. О получении работником экземпляра трудового договора делается специальная отметка на экземпляре трудового договора, хранящемся в личном деле работника у специалиста по кадрам. В случае, если в трудовой договор вносятся изменения или дополнения, то с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. Дополнительное соглашение к трудовому договору заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых визируется специалистом по кадрам и главным бухгалтером, подписывается сторонами и заверяется 11 печатью Учреждения. Регистрация дополнительного соглашения осуществляется в Журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику на руки, другой хранится в его личном деле в разделе «Трудовой договор и дополнительные соглашения». 4.6.7. Специалист по кадрам заносит в базу данных сотрудников в программе 1С:Предприятие «Зарплата и кадры бюджетного учреждения» общие сведения работника, на основании которых формируется личная карточка работника (форма № Т-2): - Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство, образование, семейное положение, профессия, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, ИНН при наличии, паспортные данные, стаж, место прописки и место жительства, ФИО близких родственников, даты их рождения, контактные телефон, сведения о воинском учете, данные о приеме на работу. В течение трудовой деятельности работника, специалист по кадрам своевременно вносит изменения в базу данных по работнику (изменение места жительства, фамилии, прохождение аттестации, сведения о повышении квалификации и др.). 4.6.8. На основании заключенного трудового договора и заявления работника в течение одного рабочего дня издается |