Документооборот организации. Городничая Дарья_КР. Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)
 Скачать 0.99 Mb.
|
1 Организация службы делопроизводства и документооборота в публичной корпорации1.1 Организационные формы делопроизводства Как показывает практика документационного обеспечения производства, организации с развитой иерархической структурой управления, имеют отличительные особенности в организации работы с документами, которые требуют чёткой регламентации. Служба делопроизводства и документооборота в публичной корпорации уделяет пристальное внимание унификации процессов, связанных с документами, а также замене устаревших методов и приемов работы с документами на более современные. Процесс документирования деятельности компании, предприятия или любой организации независимо от её специфики деятельности, принято рассматривать в качестве ключевой составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность работы организации в целом [1]. В настоящее время делопроизводство является главным инструментом эффективного управления организацией в целом. Подготовка любого мероприятия в структуре организации предполагает работу с различными документами. Поэтому, целесообразно рассмотреть взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности организации. Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности организации представлена на рисунке 1 [2].  Рисунок 1 - Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности организации Исходя из рисунка 1, можно сделать вывод, что любая деятельность, любой процесс должны быть документально подтверждены, и что не мало важно, документация должна постоянно актуализироваться и вестись в соответствии с требованиями нормативных документов. В настоящее время существует три формы организации делопроизводства: - централизованная; - децентрализованная; - смешанная. Отличие организационных форм документационного обеспечения управления организацией представлено на рисунке 2. Стоить отметить, что при создании службы документационного обеспечения управления следует учитывать несколько аспектов: - технический аспект. Сущность данного аспекта заключается в том, что необходима грамотная и продуманная политика закупки, установки и эксплуатации всех технических средств, которые используются при работе с документами; - юридический аспект. Говоря о данном аспекте, стоит отметить установление в соответствующих документах статуса, прав и функций ответственности с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами; - организационный аспект. Сущность данного аспекта включает разработку оптимальной для каждого аппарата управления структуры службы делопроизводства, регламентацию отношений и связей разного порядка между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями [3].  Организационные формы ДОУ      Децентрализованная Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов определённого структурного подразделения Смешанная Выполнение одних делопроизводственных операций (приём, регистрация, контроль, размножение документов) осуществляется в службе ДОУ, других операций (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях Централизованная Все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведение одного структурного подразделения или одного сотрудника Рисунок 2 - Организационные формы ДОУ В процессе создания службы ДОУ любая организация сталкивается с рядом проблем: - выбор оптимальной организационной формы работы с документами; - разработка внутренней организационной структуры службы ДОУ; - определение должностного и численного состава службы делопроизводства; - регламентация задач и функций службы ДОУ в целом и её структурных подразделений, а также сотрудников службы, для того, чтобы определить их статус и разграничить их должностные функции; - выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация; - рациональная организация рабочих мест и условий труда; - повышение квалификации сотрудников службы. В процессе осуществления своей деятельности отдел ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, указами и постановлениями руководства, директивой по делопроизводству предприятия, заявлением о службе, официальными директивами ее работников [4]. Различают четыре основные организационные структуры службы ДОУ: - управление делами; - канцелярия; - общий отдел; - секретарь. Выбор наименования службы ДОУ зависит от следующих факторов: - характер деятельности организации; - организационная структура; - объём учтённых документов; - наличие подведомственной системы; - характер взаимоотношений между центральным органом управления и подведомственной системой. В деятельность отдела ДОУ входят обязанности решать конкретные задачи, исполнять свои функции, обладать обязанностями, а также взаимодействовать с другими подразделениями корпорации для более качественного исполнения возложенных на нее задач и функций [5]. На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания выбирает для себя ту или иную форму работы с документами. |