Документооборот организации. Городничая Дарья_КР. Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)
 Скачать 0.99 Mb.
|
2.2 Анализ маршрутизации документопотоков в ООО «СИОН»Входящие документы, которые поступили в ООО «СИОН», начинают свой путь к исполнению со структурного подразделения общего отдела, где подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности вскрытия конвертов, проверке целостности вложений и сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Документы, которые не подлежат регистрации помечаются пометкой «лично» и передаются адресату. В свою очередь документы, подлежащие регистрации разделяются на два вида: - документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; - документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию. Службой ДОУ организации, ежегодно проводится учет количества документов. По результатам учёта, принимается решение о штатной численности самой службы, и рассматривается перспектива приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота позволяет увидеть общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую статистику. В вопросе определения технической оснащённости и технологии работы копировальной службы помогает количество размноженных документов и их тиражи. Объем документооборота является эффективным средством определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организации проводится один раз в год специальной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота является обязательным условием при составлении Табеля форм документов организации. Учет количества документов организации проводится в соответствии с выбранной методикой не реже одного раза в год при участии службы ДОУ. Результаты проведенной работы анализируются по определённым показателям и предоставляются руководству организации для ознакомления. Одновременно с результатами проведённой работы подготавливаются и предложения по совершенствованию работы с документами. Подсчёт документооборота в ООО «СИОН» проводится отдельно по каждому структурному подразделению [17]. Результаты подсчета документооборота в дальнейшем можно использовать для проведения как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений и организации в целом. Проведём расчёт объёма документооборота за 2021 год. Количество поступивших документов за 2021 год представлено в таблице 2. Т а б л и ц а 2 - Количество поступивших документов за 2021 год
Проведя анализ таблицы 2 можно сделать вывод, что количество подлинников равняется 318345 документов, а количество копий документов – 24891 штук. Расчёт объёма документооборота проведём по формуле (1): V =  , (1)V =  Из всего вышеизложенного, можно сделать вывод, что документооборот в организации значительный. Поэтому, целесообразно, для сокращения документооборота организации разработать мероприятия по сокращению объёма документооборота. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||