Документооборот организации. Городничая Дарья_КР. Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)
 Скачать 0.99 Mb.
|
2.1 Анализ принципов организации делопроизводства и документооборота в ООО «СИОН»Документооборот в деятельности ООО «СИОН» является ключевым элементов, позволяющим описать все возможности процесса документирования и скорость выполнения самого процесса. Главным в службе ДОУ является бесперебойная работы системы документооборота. Для того, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы документооборота, необходимо придерживаться нескольких правил: - выполнение чёткой маршрутизации. Другими словами, для каждого типа документов устанавливаются схемы движения, которые обеспечивают оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении; - непрерывность. Для того, чтобы достичь непрерывности, необходимо контролировать время, которое отводится для обработки документа, а так же равномерно распределять нагрузку обработки документов между всеми сотрудниками службы; - регламентация всех процедур исполнения документа. В соответствии с данным правилом, необходимо весь процесс, начиная от создания или приёма, регистрации и последующей обработки документа регламентировать. - исключение дублирования. Согласно правилу, необходимо разработать оптимальный маршрут, который будет исключать выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. Если беспрекословно выполнять описанные выше правила, то это позволит организации в целом реализовать основной принцип службы делопроизводства - вероятность централизованного исполнения научно-технических операций. Организация документооборота объединяет весь процесс перемещений документов в структуре ООО «СИОН», составлению и оформлению, все операции по приему, передаче, отправке (и подшивке) документов в дело. При установлении требований к организации документооборота в ООО «СИОН» следует придерживаться следующих принципов, представленных на рисунке 6 [15].  Принципы документооборота Прямоточность Пропорциональность Ритмичность Непрерывность Параллельность Самостоятельность и ответственность Рисунок 6 – Принципы документооборота в ООО «СИОН» В структуре ООО «СИОН» есть отдельное структурное подразделение, задачами которого является обеспечение централизованного документооборота, включающего в себя три категории документов: - входящие документы; - исходящие документы; - внутренние документы. Входящие документы – документы, которые поступают в организацию из-за её пределов по каналам связи, включая телефон и электронную почту. Исходящие документы – документы, которые организация отправляет сторонним адресатам. Внутренние документы – документы, которые организация разрабатывает сама для внутреннего пользования или На рисунках 7-9 представлены операции соответственно над входящими, исходящими и внутренними документами.      Рисунок 7 – Операции над входящими документами    Рисунок 8 – Операции над исходящими документами За подготовку проекта исходящего документа отвечает сотрудник службы ДОУ - исполнитель. Он контролирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Далее документ поступает в службу ДОУ, где необходимо проставить реквизиты (подписи, даты подписания, исходящий регистрационный индекс). Документ передаётся соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель исправляет замечания и снова собирает визы согласования [16]. Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются: - проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами; - проверка наличия удостоверяющих реквизитов; - проставление исходящего регистрационного индекса; - обработка документа для отправки.        Приём    Исполнение и направление в дело Рассмотрение и вынесение резолюции Первичное рассмотрение   Рисунок 9 – Операции над внутренними документами Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение). На рисунке 8 представлена схема движения документов в ООО «СИОН».  Рисунок 10 - Схема движения документов в ООО «СИОН»Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз. |