Документооборот организации. Городничая Дарья_КР. Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)

• Название: Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)
• Анкор: Документооборот организации
• Дата: 31.05.2022
• Размер: 0.99 Mb.
• Имя файла: Городничая Дарья_КР.docx
• Тип: Курсовая; #559656
• страница: 4 из 8

1.3 Задачи, функции и полномочия службы документационного обеспечения управления публичной корпорации

В организации ДОУ осуществляется специальной службой, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения, и подчиняется руководителю организации.

Основная цель службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Основными задачами службы ДОУ организации являются:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- организация работы с документами;

- построение информационно-поисковых систем;

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив;

- сокращение документооборота организации;

- унификация форм документов.

Таким образом, можно сказать, что служба ДОУ организации решает три основных комплекса задач, а именно:

- обеспечение документирования управленческой деятельности;

- организация работы с документами в учреждении;

- совершенствование форм и методов работы с документами.

Как и везде, служба ДОУ, а именно сотрудники службы имеют свои права:

- осуществление контроля за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать соответствующие меры;

- требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и осуществлять контроль за соблюдением этих правил;

- запрашивать у структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы;

- проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия решений;

- привлекать специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

В публичной корпорации служба ДОУ представлена в виде канцелярии, в структуру которой входят:

- отелы;

- сектора;

- группы.

Рассмотрим структуру канцелярии более подробно.

Первым отделом в структуре службы ДОУ публичной корпорации является экспедиция, представляющая собой участок, который осуществляет приём и отправку по почте и курьерской связи документации.

Следующим подразделением является подразделение по учету и регистрации документов. В его задачи входит:

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- контроль соответствия принятым правилам оформления документов;

- формирование и ведение справочно-информационного массива.

Ещё одним структурным элементом канцелярии является группа контроля, ставящая перед собой ряд следующих функций:

- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений;

- подготовка обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Группа подготовки документов занимается печатью документов с черновиков, считкой и правкой текстов документов, ведёт учет выполняемой работы [11].

Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

В соответствии с возложенными на службу ДОУ задачами она выполняет функции, типовой состав которых представлен на рисунке 4.

В состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно классифицировать на:

- технологические;

- организационные;

- методические;

- контрольные.


Рисунок 4 - Функции службы ДОУ

Таким образом, можно сделать вывод, что основными функциями службы ДОУ является сбор и хранение документов.

Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы [12].