Документооборот организации. Городничая Дарья_КР. Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)
 Скачать 0.99 Mb.
|
3 Организация информационно-управленческой работы в ООО «СИОН»3.1 Проект мероприятий по совершенствованию информационно-управленческой работы в ООО «СИОН»В настоящее время делопроизводство в ООО «СИОН» осуществляется на бумажных носителях, постановка управленческих задач осуществляется на основании приказов и по электронной почте под контроль исполнения. Всё это в совокупности приводит к снижению оперативности в принятии решений, увеличивает время работы специалистов, а также уменьшает скорость обработки документов. Поэтому, целесообразно внедрить в деятельность ООО «СИОН» систему электронного документооборота. Среди программ по электронному документообороту можно выделить 1С: Документооборот. Основное преимуществом данной программы – сокращение сроков исполнения и снижение объёмов трудозатрат на работу с документами. Достичь этого преимущества позволяет автоматизация процессов учёта всех входящих и исходящих документов. Благодаря использованию данной программы в ООО «СИОН» появится возможность контроля процесса прохождения и исполнения документов по заданному интервалу времени. Программа позволяет руководству регулировать ход выполнения задач, проводить анализ объёма обрабатываемых документов и рассчитать нагрузку на каждого сотрудника, который занимается документооборотом. Программа даёт возможность использование электронной цифровой подписи. На рисунке 11 схематично представлен ввод в работу программы 1С: Документооборот.  Рисунок 11 – Этапы внедрения 1С: Документооборот в ООО «СИОН» 3.2 Анализ экономической эффективности при внедрении новых технологий в делопроизводствоОсновным преимуществом внедрения СЭД 1С:Документооборот является уменьшение расходов на покупку бумаги и расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу. В таблице 3 представлены данные о расходе бумаги за 2020 и 2021 гг. Т а б л и ц а 3 – Расход бумаги на предприятии за 2020 и 2021 гг.
Как видно из таблицы 3, количество используемой, и, соответственно заказываемой бумаги с каждым годом неуклонно растет. ООО «СИОН» закупает бумагу у поставщиков по стоимости 188 руб./пачка, то есть в 2021 году предприятие затратило на бумагу на 75 516 руб. больше, чем в 2020 г. При внедрении СЭД количество, заказываемой бумаги будет сокращено в 2 раза, т.е. планируемая экономия составит: 5 844 / 2 = 2 922 шт. * 188 руб. = 549 336 руб./год. Из-за большого объема документов, нагрузка приходится на принтеры и их расходные материалы. На предприятии на конец 2021 года находилось 10 принтеров, средняя цена одного принтера 40 000 руб. 40 000 *10 = 400000 руб. Посчитаем расход краски для картриджей. Средняя цена 2 000 руб., при заправке 3 раза в месяц получается: 2 000 * 3 * 12 = 72 000 руб. При использовании СЭД на всем предприятии, планируется сокращение этих расходов в 2 раза, т.е. всего 36 000 руб./мес. Посчитаем итог, планируемых сокращений расходов: 549 336 + 36 000 = 585336 руб. Рассчитаем стоимость комплексной установки СЭД на всем предприятии: Количество работников, пользующихся документацией и программой 1С – 15 человек (руководители, специалисты, служащие). Программное средство будет внедрять сторонняя организация. Учитывая наличие на предприятии высококвалифицированных системных администраторов и специалистов программного обеспечения стоимость сопровождения программы можно свести к нулю и учитывать ее не будем. Стоимость внедрения программы составляет 100 000 руб. Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 30 000 руб. Клиентская лицензия на одно рабочее место стоит 4000 руб., то есть 4 000*15=60 000 руб. В итоге капитальные затраты на внедрение составят: К = 100 000 + 30 000 + 60 000 = 190000 руб. Внедрение программы СЭД окупается примерно за год-полтора работы в компании. К такому выводу пришли эксперты «ИРИС», проанализировав 17 крупных российских проектов по внедрению данной программы. ЗаключениеВ рамках курсовой работы были рассмотрены организационные формы делопроизводства, рассмотрена роль и место службы документационного обеспечения управления в публичной корпорации. Рассмотрены задачи, функции и полномочия службы документационного обеспечения управления публичной корпорации. Проанализирована структура службы делопроизводства и документооборота на примере ООО «СИОН». В ООО «СИОН» был проведён анализ документооборота за 2021 год. Расчёт объёма документооборота ООО «СИОН» показал, что целесообразно, в деятельность организации внедрить систему электронного документооборота – 1С:Документооборот. Основным преимуществом внедрения СЭД 1С:Документооборот является уменьшение расходов на покупку бумаги и расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу. Список использованных источниковКузнецова Т.В. Делопроизводство // Вестник. – 2017. – № 5. – С. 190-195. Авдеев В.В. Организация делопроизводства в бухгалтерии // Бухгалтер и закон. – 2017. – № 8. – С. 5–10. Яворская Т.Н. Особенности документационного обеспечения управления в малой организации // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. – 2019. – № 2. – С. 837-839. Звонарева А.Ю. Организация документационного управления в органах внутренних дел: проблемы и перспективы развития. – Москва, 2021. – С.76. Рыжакова А.А. Совершенствование документационного обеспечения организации // Молодой учёный. – 2019. – № 21. – С. 252-255. Марченко О.В. Правовой режим делопроизводства в органах исполнительной власти РФ. – Омск, 2020. – № 3. – С. 76-85. Рыжкова А. А. Документационное обеспечение организации // Молодой ученый. — 2019. — № 2. — С. 252-255. Павкина Н.Н. Организация документооборота в современных учреждениях // Актуальные проблемы современности: наука и общество. – 2018. – № 1. – С. 71-76. Баландина В. С. Документационное обеспечение управленческой деятельности как важный фактор эффективной работы предприятия // Молодой ученый. — 2016. — № 2. — С. 431-434. Андросова А. А. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — № 4. — С. 412-414. Непогода А.В. Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации). – Москва: Издательство «Омега-Л», 2018. – С. 88. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. –2017. – № 8. – с. 13-16. Панасенко Ю.А. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – Москва: РИОР, 2019. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов. – Москва: ТК Велби, Изд-во: Проспект, 2019. – с. 456. Кирсанова М.B. Современное делопроизводство: учебное пособие. – Москва: ИНФРА-М. – 2020. – с. 245. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – Москва: ИНФРА-М. –2017. C. 34-35. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления. – Москва: РДЛ. – 2019. C. 45-50.  | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||