Документооборот организации. Городничая Дарья_КР. Кафедра общего стратегического информационного менеджмента и бизнеспроцессов курсовая работа структура службы делопроизводства и документооборота публичной корпорации и её полномочия, и функции (на примере ооо сион)
 Скачать 0.99 Mb.
|
1.2 Роль и место службы документационного обеспечения управления в публичной корпорацииДокументационное обеспечение управления является важной частью в каждой организации. В каждой организации есть свои особенности ДОУ. Прежде чем рассмотреть роль и место службы ДОУ в публичной корпорации, необходимо понимать, что же понимается под термином «документационное обеспечение». Итак, документационное обеспечение – организация работы с документами, которые обращаются в системе управления персоналом. Делопроизводство является фундаментом документационного обеспечения. Сущность делопроизводства заключается в том, что делопроизводство включает в себя полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [6]. Как и любая система, документационное обеспечение состоит из элементов, таких как: - документирование; - организация работы с документами; - архивное хранение документов. На предприятии служба ДОУ управляет не только документацией, но и документационными потоками организации в целом. Исходя из этого, можно сделать вывод, что служба ДОУ должна быть самостоятельным подразделением с подчинением непосредственно руководителю организации или лицу, его замещающего. Это является важным моментом по нескольким причинам. Во-первых, служба ДОУ непосредственно работает с руководством и решает вопросы рассмотрения документов, согласует их, следит за их исполнением, а также ведёт справочную работу по документам. Во-вторых, это вызывает соответствующее отношение к документации со стороны других подразделений. Так как на практике бывают случаи, когда сотрудники других подразделений воспринимают требования службы ДОУ, касаемые документов, необоснованными [7]. Документационное обеспечение управления ставит перед собой несколько целей: - создание условий для работы с информацией на предприятии; - своевременное и полное обеспечение управления (менеджмента) необходимой документацией. Главным критерием документационного обеспечения является правильность оформления документов управленческой деятельности предприятия. Процесс оформления документов включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части связаны между собой, и ошибка на каком-либо этапе приводит к искажению информации. Основа документационного обеспечения управления публичной корпорации представлена на рисунке 3. Роль документационного обеспечения в деятельности публичной корпорации заключается в следующем: - своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; - доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; - печать документов по кадровым вопросам; - регистрация, учёт и хранение документов по персоналу; - формирование дел в соответствии с номенклатурой; - копирование и размножение документов по кадровым вопросам; - контроль за исполнением документов; - передача документации по вертикальным и горизонтальным связям [8].  Документационное обеспечение управления    Документационный менеджмент Документирование      Система управления персоналом службы ДОУ и должностных лиц, которые работают с документами Система управления документацией организации Запись информации на различных носителях Процесс создания и оформления документов Рисунок 3 - Основа документационного обеспечения управления публичной корпорации С каждым годом количество документов, поступающих в организацию, увеличивается, в результате чего у организации возникают проблемы. Данные проблемы можно охарактеризовать как: - нарушение целостности деловых процессов, повышение количества непредусмотренных ситуаций; - недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты; - падение производительности труда. Для того, чтобы понять, какие проблемы существуют в отделе ДОУ, необходимо проводить оценку деятельности делопроизводственной службы. Оценка деятельности делопроизводственной службы осуществляется не только руководством организации, но и самой службой ДОУ, в том случае, если нужно принять какое-либо решение, касающиеся организационной структуры, штатной численности персонала, использования новых технологий. Упущение каких-либо факторов по вопросам совершенствования службы ДОУ, может привести к нарушению функционирования организации в целом: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами. Для оценки деятельности делопроизводственной службы применяют критерии оценки, так называемые показатели деятельности. Их условно можно разделить на три группы: - качественные; - количественные; - комбинированные. К первой группе относятся показатели, которые связанны с соблюдением требований нормативных документов, культурой управленческого труда и корпоративной культурой, использованием информационных технологий. Ко второй группе относятся показатели, по которым возможно провести количественную оценку оперативности и объёмов работы службы (например, объём документооборота за определённый период, штатная численность отдела, трудозатраты на выполнение конкретных видов работ, количество факторов потери документов) [9]. К третьей группе показателей относятся критерии, которые носят комбинированный характер: они включают как описательную оценку, так и количественные параметры (например, полнота реализации возложенных функций, квалификация работников, уровень автоматизации, техническое оснащение рабочих мест, оперативность работы и др.). В процессе осуществления своих функций в службе ДОУ проблемы могут возникнуть при подготовке нормативно-правовой базы, часто в решении организационных вопросов, так как необходимо наличие квалифицированных руководителей, способных охватить все сопутствующих проблемы. Не смотря на вышесказанное, соблюдение требований нормативных документов остается первостепенным критерием работы делопроизводственной службы. Сущность данного критерия заключается в том, что необходимо, с одной стороны, сопоставить реально выполняемые функции с нормативно закрепленным комплексом, а с другой - оценить соответствие организации и технологии работы не только сегодняшним требованиям, но и требованиям завтрашнего дня. Поэтому, целесообразно проводить оценку деятельности службы ДОУ с позиции реализации их функций. Для проведения подобного вида оценки применяют информационные технологии и элементы электронного документооборота. Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами на сегодняшний день является важным показателем, который связан с одним из приоритетных направлением совершенствования документооборота [10]. В условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Разработка документы является отлаженным процессом, в котором разработчик обязан: - издавать документы в пределах своей компетенции; - соблюдать при подготовке документов действующие нормы законодательства; - соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов. Но как показывает практика, многие руководители и работники не знакомы с правилами оформления документов, что приводит к отсутствию упорядоченной системы. Таким образом, можно сделать вывод, что эффективность документационного обеспечения управления зависит от работы делопроизводственной службы корпорации. |