Книга будет интересна для психологов, менеджеров по персоналу, руководителей различного уровня. Ббк 88. 37 Isbn 5926802512
 Скачать 1.9 Mb.
|
|
Глава 1 МОДУЛЬ «САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ МЕНЕДЖЕРА» Введение В разделе 1 мы делали обзор основных ролей, которые есть у менеджера, для выполнения своих функций. Среди них можно выделить роли, требующие презентации самого себя и организации — это роль главы организации или подразделения, оратора, переговорщика. Поэтому в тренинге менеджеров можно предусмотреть обучение навыкам самопрезентации. Ниже перечислены этапы проведения тренинга. 1. Тренер дает участникам информационные листы для самостоятельного изучения. 2. Члены группы выполняют упражнение на самопрезентацию. 128 Глава 1. Модуль «Самопрезентация менеджера» 3. Ведется видеозапись выполнения задания. 4. Проводится обсуждение видеозаписи. 5. Тренер вводит ориентировочные основы «Самопрезентация». 6. Члены группы выполняют новые упражнения с использованием ориентировочных основ. 7. Группа просматривает видеозаписи. 8. Группа обсуждает выполнение заданий. Информационный лист «Самопрезентация» В работе менеджера бывают ситуации, когда нужно представиться перед большой аудиторией или небольшой группой незнакомых коллег, потенциальных партнеров или перед одним незнакомым человеком. В этих разных по существу ситуациях менеджеры должны не только назвать свое имя, фамилию, но и сказать несколько слов о себе, возможно, о роде деятельности, о своей организации. Главное в этих ситуациях — произвести положительное впечатление, вызвать у собеседника желание слушать и общаться в дальнейшем. Известно, что первое впечатление о человеке очень сильное, и для того чтобы его изменить, нужно приложить очень много усилий. К тому же оно может быть неточным. Зачастую изменить первое впечатление невозможно. Нельзя сказать: «Дубль два» — и снова войти в помещение. Поэтому самое лучшее, что вы можете сделать, — это научиться управлять этим процессом. Адля этого нужно знать, что влияет на формирование первого впечатления. Психологи считают, что на формирование впечатления о человеке в первую очередь влияет его внешний вид. Исследования подтверждают, что встречают именно по одежке. Поэтому важно обратить внимание на одежду, которую вы собираетесь использовать: она должна соответствовать предстоящей ситуации, быть опрятной, чистой, выглаженной. Важно, чтобы вам было в ней комфортно, чтобы вам она нравилась. Это придает чувство уверенности, повышает чувство собственного достоинства. Поэтому забота о своем внешнем виде — одежде, прическе — это не трата времени, а основа для формирования того образа, какой вы хотите создать. Это попытка управлять формированием первого впечатления о себе. 129 Раздел 4, Модули тренинга основных коммуникативных навыков менеджеров «Слава впереди бежит», — подсказывает нам поговорка. А это означает, что информация, которая к нам поступает до того, как мы встретим конкретного человека, оказывает на нас определенное воздействие. У нас формируется установка: мы смотрим на человека как бы сквозь призму, преувеличивающую те его качества, о которых нам рассказали наши знакомые до встречи с ним, и преуменьшающую те, о которых они ничего не говорили. Мы можем даже стать «слепыми», «глухими» в отношении той информации, которая противоречит тому, что нам сообщили о человеке. Мы оказываемся в ловушке! Можем даже оправдать поведение человека, если оно противоречит тому, что нам о нем сообщили, и мы это осознали. Например, сказали: «он ответственный, надежный», а он опоздал на встречу. Мы будем себя утешать мыслями, что в городе пробки или плохо ходит транспорт и т. п. А если нам сказали, что человек ненадежный, то наша реакция на его опоздание будет совсем другой. Если есть возможность, попытайтесь с помощью своих знакомых или коллег что-то сообщить о себе людям, с которыми предстоит встреча. Сообщить то, что, как вам кажется, положительно и в нужном для вас направлении повлияет на формирование представления о вас до непосредственной встречи. На первое впечатление о человеке влияет и манера разговора. Обычно люди, говорящие уверенно и отчетливо, производят благоприятное впечатление. Колеблющиеся, у которых «каша во рту», обычно вызывают неблагоприятное впечатление. Люди, говорящие много, уверенно, четко и по существу воспринимаются как лидеры. Молчуны могут восприниматься как скрытно агрессивные. Впечатление о человеке зависит и от характеристик речи: скорости речи, интонации, громкости голоса. Так, людей с тихим голосом могут воспринимать как стеснительных. Быстрая манера речи производит впечатление убедительности, интеллигентности. Но слишком быстрый темп речи может свидетельствовать об отсутствии обратной связи. Мягкий, спокойный тон формирует благоприятное впечатление. Холодная напряженная речь вызывает неблагоприятное впечатление. Невербальный аспект речи можно потренировать заранее самостоятельно. Для этого можно записать свое выступление, потом прослушать записи, проанализировать, если нужно — откорректировать. Вам помогут знакомые и близкие. 130 Глава 1. Модуль «Самопрезентация менеджера» Содержание презентации также лучше продумать заранее. В зависимости от конкретной ситуации вы по- разному будете говорить о себе. Так, в одних сугубо деловых ситуациях необходимо рассказать о своем образовании, профессиональной деятельности, опыте, о фирме, где вы работаете, о своей должности, о проблемах, интересах, планах. В неформальных деловых ситуациях целесообразно добавить несколько слов о своей семье, о своих увлечениях, интересах. Помните, что внимание устойчиво в течение 3—5 минут. Слишком длинный рассказ о себе может оказаться для слушателей весьма утомительным. Для самостоятельной подготовки полезно сначала написать то, что вы хотите сказать, потом прочитать вслух в присутствии ваших близких или сделать аудиозапись (еще лучше видеозапись) своего выступления. После этого можно их прослушать и проанализировать, затем внести изменения и попробовать еще раз. Ориентировочные основы «Самопрезентация» Саморегуляция (внутренняя деятельность) Формирование представлений об ожиданиях других людей. Анализ ожиданий. Соответствующий ситуации стиль одежды. Уверенная поза с прямой спиной. Взгляд устремлен вперед. Нхтройка на диалог. Восприятие аудитории: оценка ее состояния и своеобразия. Сосредоточение. Самонаблюдение, самоконтроль Невербальные компоненты Использование невербальных средств для выражения собственной уверенности, если она есть: улыбка, контакт глаз, жесты; громкость, модуляция голоса; ненапряженный тон, паузы. Если не уверены в себе, используйте реплики, отражающие естественность Вербальные компоненты 1. Обращение. 2. Развитие темы: формирование желаемого образа у аудитории а) регулировка темпа; б) регуляция обратной связи. 3. Заключение 131 Раздел 4. Модули тренинга основных коммуникативных навыков менеджеров Упражнения Задание 1 Тренер предлагает участникам группы представиться и рассказать немного о себе, с тем чтобы лучше узнать друг друга. Нужно предупредить, что во время представления будет идти видеозапись, которую потом можно будет просмотреть. Поэтому члены группы познакомятся не только друг с другом, но и увидят, как они выглядят в ситуации самопрезентации. На подготовку к упражнению дается 3-5 минут. Само выполнение задание можно ограничить во времени 5—7 минутами; можно и не ограничивать, а потом посмотреть, кто как управляет временем. Можно будет после просмотра обратить внимание группы на тех, кто был слишком кратким, мало о себе сказал, и, наоборот, на тех, кто был многословным, злоупотреблял вниманием группы. Рекомендации. Задание может вызвать определенное напряжение. Часто возникают вопросы, что о себе рассказывать и как долго. Лучше избегать перечисления конкретных пунктов, вопросов, на которые нужно ответить во время представления. Менеджеры сами должны решить, что о себе рассказать, учитывая, что им предстоит работать вместе довольно продолжительное время. Они могут представлять интерес друг для друга как возможные деловые партнеры. Иногда участники просят тренера показать, как нужно себя вести. По нашему мнению, этого лучше не делать. У тренера особый статус, и его поведение может подавлять собственную инициативу, ответственность менеджеров. Видеозапись можно не обсуждать, а просто дать возможность менеджерам посмотреть на себя со стороны и оценить свое поведение, если задание выполняется в первый день и с самого начала тренинга. Иногда участники сами стремятся к обсуждению и предлагают провести его тренеру. Нет причин им отказывать. Главное, как уже говорилось, — следить, чтобы участники не увлекались критическими замечаниями, давали и позитивную обратную связь друг другу. Задание 2 Можно предложить менеджерам представить ситуацию, близкую к их работе, когда им нужно осуществить самопрезентацию. 132 Глава 1. Модуль «Самопрезентация менеджера» Это может быть первая встреча нового начальника с группой своих подчиненных. В этом случае инструкция будет такой: «Представьте, что вы прошли конкурс, и вас выбрали в качестве начальника подразделения (или директора предприятия). Работники вас не знают (или очень мало). Это ваша первая с ними встреча. Нужно представиться и рассказать подчиненным о себе, о том, как вы видите свою роль в организации, какие у вас планы на ближайшее будущее, возможно стратегические планы. Главная задача — найти контакт со своими подчиненными, понравиться им». Время на подготовку — 5—10 минут. Для выполнения упражнения по желанию выбираются 3—4 человека. Каждую презентацию следует записывать с помощью видеокамеры. Видеозапись просматривается после проведения всех презентаций последовательно, с обсуждением каждого менеджера, участвовавшего в упражнении, в отдельности. Задание 3 Деловая игра «Вступление начальника цеха в должность» Д ЛЯ отработки умений, необходимых для самопрезентации, можно использовать представленную ниже деловую игру. Обоснование темы игры Появление нового руководителя в коллективе — всегда событие, прежде всего для подчиненных, ибо за этим, как правило, нередко следуют изменения в привычном укладе трудовой повседневной жизни: от чего-то надо будет отказываться, что-то осваивать, к чему-то приспосабливаться. Никакая перестройка в жизни производственного коллектива не проходит безболезненно. Вступление в должность — большое событие и для самого начальника цеха. Вхождение в новый коллектив вызывает максимальное напряжение психики, активизирует мыслительную деятельность, обостряет восприятие. Обеспечить успех при вступлении в должность может специальная целевая подготовка начальника цеха, предусматривающая: а) развитие умения представить себя новому коллективу при первом же знакомстве — нужно так рассказать о себе, о своих взглядах, чтобы это сразу же расположило подчиненных, 133 Раздел 4. Модули тренинга основных коммуникативных навыков менеджеров чтобы они были избавлены от необходимости задавать «уточняющие вопросы»; б) развитие способности разработать план личной работы в первые дни. Какие вопросы решать? С кем побеседовать? Что осмотреть? Какие отдать распоряжения? Какую получить информацию? в) выработку готовности принимать решения, оценивать ситуации, ставить вопросы, отвечать, советовать, действовать. Деятельность начальника цеха в новом коллективе начинается в условиях неопределенности, и чем лучше он подготовлен действовать в любых ситуациях, тем меньше степень риска проиграть в глазах своих подчиненных. Информация для вступающего в должность начальника цеха о состоянии дел в цехе Цех производит обработку деталей, которые затем поступают в другие цеха. Выполнение планов производственного объединения во многом зависит от результатов работы цеха. В цехе большая текучесть кадров: в среднем коллектив ежегодно обновляется на 30-35 процентов. Около одной трети рабочих составляют выпускники ПТУ. Участились случаи нарушений трудовой дисциплины: опоздания, прогулы, появление в нетрезвом виде, грубости с мастерами. Растут непроизводительные расходы, потери от простоев, брака, нарушения сроков ремонта оборудования. Неблагоприятное положение в цехе прежде всего порождено плохой организацией труда, отсутствием элементарной исполнительской дисциплины и ответственности за выполнение в срок плановых заданий. Существует и другая причина негативных явлений — частая смена руководящего персонала. Так, за два года на одну треть сменился состав начальников цехов. Ослаблен контроль со стороны администрации и профсоюзной организации. Три дня назад приказом начальник цеха был освобожден от должности и оставлен в этом же цехе. Задание исполнителю роли начальника цеха № 1 Представьте, что вас утвердили в должности начальника цеха. Вот проект плана выступления-представления. 1. Кто я? Что я представляю собой как специалист и человек? Каково мое прошлое и настоящее? 134 Глава 1. Модуль «Самопрезентация менеджера» 2. Почему я согласился занять должность начальника цеха? Какие мотивы побудили меня прийти именно в этот цех? 3. Как я рассматриваю свои новые обязанности, права, полномочия? Как отношусь к функциям управления вообще? Как оцениваю их? 4. Что я ожидаю от коллектива цеха? На что надеюсь? Во что верю? 5. На подготовку представления выделяется 10 минут. Инструкция тренеру 1. В качестве нового начальника цеха могут выступить 2—3 человека, представления в этом случае осуществляются по очереди. 2. Каждое представление записывается на видео. 3. Каждое представление просматривается и обсуждается, при этом все опираются на ориентировочные основы. Рекомендации Если тренер проводит упражнение с обсуждением впервые, то нужно вводить правила поведения членов группы во время обсуждения, используя информационные листы («Рекомендации для получения обратной связи» (см. главу 2, раздел 3) и «Рекомендации для тех, кто высказывается с обратной связью» (там же)). Если вы решили обсуждать видеозаписи (участники уже имеют опыт обмена впечатлениями, работы в группе), тогда можно задавать такие вопросы: □ Какое впечатление вызвало выступление такого-то менеджера? □ Что понравилось в его выступлении? □ Что не понравилось? CJ Какие чувства вызывало сообщение? □ Был ли контакт с аудиторией? Можно проанализировать невербальное общение с аудиторией: П позу, □ выражение лица, □ контакт глаз, □ жесты, □ интонацию. Можно обсудить содержание выступления: □ Что рассказал о себе как о менеджере? □ Что стало известно о его семье? 135 Раздел 4. Модули тренинга основных коммуникативных навыков менеджеров П О его увлечениях, интересах? □ Об особенностях его личности? □ Какое впечатление оставил как руководитель? □ Понятны ли его деловые устремления, планы? В конце можно задать вопрос: П Хотели бы вы с ним сотрудничать? □ Быть его подчиненным? □ Быть его начальником? Глава 2 МОДУЛЬ «УМЕНИЕ ВЕСТИ ГРУППОВУЮ ДИСКУССИЮ» (для принятия решения) Введение Почти все управленческие роли менеджера требуют умения проводить групповую дискуссию: и межличностные, и информационные роли и роли, связанные с принятием решений (см. раздел 1, глава 1). Умение работать с группой позволяет использовать интеллектуальный ресурс подчиненных, решать проблему мотивации работников. Приобретаемое умение может стать способом демократизации и гуманизации менеджмента. Эти тенденции можно наблюдать в развитых зарубежных компаниях. Этапы проведения тренинга: 1. Выдача всем членам группы информационных листов для самостоятельного прочтения. 2. Проведение деловой игры или группового обсуждения проблемы (задачи). 3. Ведение видеозаписи процесса группового обсуждения проблемы (задачи). 4. Введение правил поведения членов группы во время обсуждения выполнения заданий. 5. Обсуждение результатов деловой игры или групповой дискуссии по заданной проблеме и процесса групповой дискуссии. 6. Введение ориентировочных основ «Функции организатора групповой дискуссии». 7. Просмотр видеозаписи групповой дискуссии по заданной проблеме. 8. Обсуждение процесса групповой дискуссии по заданной проблеме. 9. Обсуждение поведения группового лидера. Информационный лист «Лидерство» Каждому менеджеру приходится руководить целой группой подчиненных. Для того чтобы делать это эффективнее, нужны некоторые знания и умения. Известно, что группа не есть просто сумма 137 Раздел 4. Модули тренинга основных коммуникативных навыков менеджеров индивидуумов. Каждый отдельный работник обладает определенным набором качеств, но, оказавшись в группе, может их не проявить, а проявить какие-то другие. Он может быть очень способным, компетентным, но в группе будет молчать, стесняясь высказываться вслух. И наоборот, встречаются очень словоохотливые работники, монополизирующие все групповое время, в то время как их идеи весьма неконструктивны или незначительны. В результате менеджер не сможет использовать весь интеллектуальный потенциал группы подчиненных. Принимаемые им решения могут оказаться не самыми лучшими или разумными. Менеджеру полезно научиться управлять процессом группового обсуждения и принятия решений. Современный менеджмент характеризуется попыткой все большего вовлечения работников фирмы в процессы управления организацией, решения всех важных для нее вопросов: и стратегического планирования, и распределения прибыли, и решения текущих проблем. Вовлечение работников в решение таких важных вопросов позволяет справиться с самой главной проблемой управления персоналом — повысить мотивацию работников. Принятые решения становятся для работников их собственными решениями. В результате у них будет возникать внутреннее желание реализовать принятое решение. Тогда не будет необходимости постоянно контролировать и подгонять подчиненных. Если же решение принимается единолично менеджером и в готовом виде спускается подчиненным, оно воспринимается ими как чужое, мотивация к его исполнению практически отсутствует, наоборот, возникает сопротивление. Часто появляется обида и нежелание реализовывать решения: почему не спросили мнения работников, возникает недовольство принятым решением, подчиненные видят ситуацию по- другому, с их точки зрения возможны и иные способы решения проблем, принятое начальником решение воспринимается как неразумное. Умение управлять групповым процессом принятия решений — это и путь к демократизации отношений между менеджером и подчиненными. Научившись управлять этим процессом, можно по-новому проводить совещания, чаще привлекать подчиненных к решению различных вопросов. «Одна голова — хорошо, а две лучше», — гласит пословица. Для управления группой полезно знать, что она развивается, проходит определенные стадии в своем развитии. 138 Глава 2. Модуль «Умение вести групповую дискуссию» О стадиях развития группы говорилось выше (см. главу 2, раздел 2). Организатором дискуссии становится лидер группы. Лидер — это не только менеджер по отношению к подчиненным, но каждый, кто способен влиять на группу в направлении достижения целей (Stephen Robbins). Тогда лидерство — это способность влиять на группу в направлении достижения целей, а руководство (лидерство) — это процесс влияния и поддержки индивидом направленных на достижение поставленных целей вдохновенных действий других людей (Bernard Keys, Thomas Case). Одним из самых важных вопросов в управлении человеческими ресурсами является улучшение лидерского поведения в компаниях: «Управлять персоналом компании, добиваясь того, чтобы люди делали то, что мы хотим, чтобы они делали, мотивируя их, и давать им все инструменты (практические и духовные), так чтобы они были способны достичь данных и согласованных целей». Времена меняются! Вчера: □ Генри Форд изобрел сборочную линию, это стало революцией в организации. □ Он значительно уменьшил стоимость продукции, разделяя рабочий поток на маленькие кусочки. О При этом он довел своих рабочих до уровня роботов, которые должны были повторять простые и изолированные операции продолжительное время. Рабочие (то же самое было и в администрации) утрачивали свои умственные и творческие способности, свою ответственность: «Не думайте, а работайте!» □ Умственные, творческие способности и способность брать на себя ответственность до сих пор не используются во многих компаниях. Сегодня: □ Требования в компаниях к их работникам в отношении того, что они должны сделать, все более усложняются. При этом работа в современных организациях в значительной степени становится работой в краткосрочных командах, проектах или комитетах с членами из разных подразделений. ID В таких ситуациях у вас (менеджера) нет формальной власти, чтобы сказать людям, что они должны делать. Един- 139 Раздел 4. Модули тренинга основных коммуникативных навыков менеджеров ственный путь — это кооперироваться с ними и строить надежные личные взаимоотношения. □ Вы уже не можете быть успешным в одиночку. Поэтому для того, чтобы быть успешным, недостаточно одних лишь технических умений и навыков. Успешное исполнение работы требует способности устанавливать взаимоотношения с другими работниками. □ Культура и поведение руководства меняются. Это вызвано необходимостью использовать потенциал умственных и творческих способностей, а также ответственность каждого сотрудника, которые невидимы, если мы рассматриваем персонал только через призму классической иерархической структуры. На тему успешного менеджмента и лидерского поведения существуют сотни теорий и тысячи книг. На протяжении большого периода времени ученые и менеджеры обсуждали единственный вопрос: какими способностями должен обладать менеджер, чтобы быть успешным. Однако зачастую при этом: D не принималось в расчет то, что многие люди в компаниях выполняли управленческие функции, официально не занимая руководящей должности; □ взаимоотношения между шефом и подчиненными рассматривались как линейное отношение: поведение одной стороны, казалось, не оказывает влияния на поведение другой стороны. Сегодня мы понимаем, что поведение начальника влияет на поведение подчиненных и наоборот; □ самым важным вопросом был вопрос о том, какие свойства личности и особенности поведения нужны лидеру и каким образом их измерять, для того чтобы выбрать правильного человека? Итак, мы остановились на том, что организатором дискуссии в группе становится лидер. Какие же он решает задачи и какие функции выполняет в группе? 140 Глава 2. Модуль «Умение вести групповую дискуссию» |