|
|
Краснодарский университет мвд россии
ТЕМА №5. ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Цель занятия: изучение методов работы с операционной системой Microsoft Windows 7.
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:
Программы группы Стандартные:
а) Калькулятор;
б) Текстовый редактор Блокнот.
Обмен данными.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Средства обработки текстовой информации являются одной из составляющих компонент автоматизации учрежденческой деятельности в самом широком смысле ее понимания, позволяя пользователю с максимальными удобствами создавать высококачественные документы различного назначения посредством ЭВМ и соответствующего программного обеспечения.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности помогает работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание конкретно на достижении конечных результатов. Работу с документами на современном этапе невозможно представить без компьютеров, значительно упрощающих этот процесс и дающих ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.
Система делопроизводства, порядок работы с документами в подразделениях МВД России, основные правила работы с документами, основные правила их подготовки и оформления. В Инструкции приводятся:
основные виды документов, используемые в подразделениях ОВД;
реквизиты документов;
требования к оформлению документов;
порядок обработки документов;
контроль исполнения документов;
архивное хранение документов;
техническое обеспечение работы с документами (в том числе и использование ПЭВМ, электронной почты) и т. д.
1. Обработка текстовой информации
При подготовке текстовых документов на компьютере используются следующие основные группы операций.
Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом текста не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.
Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов (строк, блоков, рисунков, таблиц), перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.
При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют оформить документ в том виде, в котором он будет выглядеть на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Наименьшим форматируемым элементом документа является символ, затем – абзац, страница и раздел.
Создание и оформление документов основано на использовании шаблонов документов и стилей оформления.
Стиль– это совокупность всех параметров оформления, определяющих вид символа, абзаца, страницы или раздела. Как правило, стили хранятся в самом документе. Вместе с тем, их удобно хранить в компактном виде в отдельном файле, называемом шаблоном. Шаблонсодержит стили и текстовые заготовки, используемые в документах определенного типа.
Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.
К операциям, производимым над документом в целом относятся:
– создание нового документа (присвоение документу уникального имени и ввод текста документа с помощью клавиатуры);
– загрузка имеющегося на внешнем носителе документа в оперативную память;
– сохранение документа (копирование документа из оперативной памяти во внешнюю);
–печать документа.
Отметим, что операция удаления документа в целом отсутствует в программных средствах обработки текстовых документов, в силу того, что редактор работает с копией документа, находящейся в оперативной памяти, а сам документ может находиться во внешней оперативной памяти, либо на другом компьютере.
Все дальнейшие операции производятся над документом, загруженным в оперативную память с внешнего носителя, и работа в среде редактора осуществляется практически с копией документа, но все производимые изменения необходимо периодически сохранять.
Операции, производимые над абзацами, изменяют параметры абзаца как структурного элемента текста. Необходимые параметры абзаца задаются с помощью:
– выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);
– задания величины отступа в красной строке абзаца;
– задания ширины и положения абзаца на странице;
– задания межстрочного расстояния внутри абзаца и др.
Операции, производимые с фрагментами текста, включают выделение фрагмента текста, его перемещение, копирование или удаление. Фрагментами текста могут быть отдельный символ, слово, группа слов, абзац и т.д. Поэтому возможно удаление этих объектов в отличие от удаления документа в целом. Выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести контекстный поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.
Далее перечислим другие наиболее часто используемые операции для обработки документа в целом или выделенных фрагментов.
Контекстный поиск и замена. Предварительно разметив текст, требующий многократного обращения к определенным местам документа можно использовать быстрый поиск нужных мест документа. Можно также задать некоторый образец (символ, слово, группа слов или цепочка символов) и задать команду поиска.
Проверка правописания слов и синтаксиса выполняется программами, которые могут быть автономными или встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению, этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности, неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т.п.
Установка общих параметров страницы предусматривает размер полей, размер и ориентацию бумаги, нумерацию страниц, колонтитулы. Для введения нумерации страниц в создаваемом документе необходимо указать условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие.
Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.
Изучение данной темы необходимо начать с обзора программ, входящих в состав группы Стандартные. Подробно остановится на программах Калькулятор и Блокнот. Изучить: назначение программы; структуру окна программы; основные возможности; систему помощи, для этого рекомендуется выполнить следующее практическое задание на компьютере:
Задание №1. Создайте на Рабочем столе, с помощью текстового редактора Блокнот, текстовый файл с именем Зарплата.
По данным таблицы 1 произведите расчет заработной платы к выдаче на руки. Известно, что удерживаемый налог составляет 13% от начисленной заработной платы. Передайте результаты расчетов в документ Зарплата.
Таблица 1
№
|
Фамилия И.О.
|
Должность
|
Оклад
|
Удержано
|
К выдаче
|
1
|
Боссов И.И.
|
Директор
|
25 000 р.
|
|
|
2
|
Дебетова Е.И.
|
Бухгалтер
|
20 000 р.
|
|
|
3
|
Сдачев П.П.
|
Кассир
|
15 000 р.
|
|
|
4
|
Тюрина Н.Р.
|
Продавец
|
10 000 р.
|
|
|
Технология работы
Запустить программу Блокнот.
Набрать содержимое таблицы 1. Для выравнивания данных необходимо использовать табуляцию.
Сохранить этот файл на Рабочем столе с именем Зарплата.
Свернуть файл Зарплата.
Запустить программу Калькулятор.
С помощью пункта верхнего меню Вид установить Обычный вид калькулятора.
Осуществить расчеты, например 25 000- 13% полученный результат скопировать в файл Зарплата в графу Удержано, после нажатия знака = скопировать результат - в графу К выдаче.
Таким образом, в файл Зарплата должен принять следующий вид:
№
|
Фамилия И.О.
|
Должность
|
Оклад
|
Удержано
|
К выдаче
|
1
|
Боссов И.И.
|
Директор
|
25 000 р.
|
3 250 р.
|
21 750 р.
|
2
|
Дебетова Е.И.
|
Бухгалтер
|
20 000 р.
|
2 600 р.
|
17 400 р.
|
3
|
Сдачев П.П.
|
Кассир
|
15 000 р.
|
1 950 р.
|
13 050 р.
|
4
|
Тюрина Н.Р.
|
Продавец
|
10 200 р.
|
1 326 р.
|
8 874 р.
|
Задание №2. Создайте на Рабочем столе, с помощью текстового редактора Блокнот, текстовый файл с именем Статистика.
По данным таблицы 2 (конкретный вариант указывается преподавателем) рассчитайте:
их сумму;
сумму квадратов;
среднее значение;
среднее значение квадратов.
Таблица 2
Вариант I
|
Вариант II
|
Вариант III
|
Вариант IV
|
0,0012
|
0,0034
|
0,0056
|
0,0078
|
-9,99
|
4,003
|
6,005
|
8,007
|
3,141592
|
-9,99
|
-12,5
|
12,5
|
12,5
|
3,141592
|
-9,99
|
0,0004
|
0,0001
|
-12,5
|
3,141592
|
-9,99
|
500
|
0,0002
|
0,0003
|
3,141592
|
1
|
600
|
700
|
800
|
158,7
|
2
|
1
|
2
|
Технология работы
Запустить программу Блокнот.
Сохранить новый файл на Рабочем столе с именем Статистика.
Свернуть файл Статистика.
Запустить программу Калькулятор.
С помощью пункта верхнего меню Вид установить Инженерный вид калькулятора.
Воспользоваться справочной системой, чтобы освоить работу с панелью Statistica
Произвести расчеты. Не забыть установить галочку в поле Inv для вычислений с квадратами чисел.
Таким образом, в файл Статистика должен принять следующий вид:
|
Вариант I
|
Вариант II
|
Вариант III
|
Вариант IV
|
Сумма
|
665,352…
|
586,658…
|
687,662…
|
815,666…
|
Сумма квадратов
|
275452,609...
|
360285,943…
|
490302,979…
|
640334,031…
|
Среднее значение
|
83,169…
|
73,332…
|
85,957…
|
101,958…
|
Среднее значение квадратов
|
34431,576…
|
45035,742…
|
61287,872…
|
80041,753…
|
ЗАДАНИЯ НА САМОСТОЯТЕЛЬНУЮ РАБОТУ
Рекомендуется решить ряд практических задач:
Даны числа  и  . Рассчитать значение  , если:
|
Вариант I
|
Вариант II
|
Вариант III
|
Вариант IV
|
|
1,12
|
0,17
|
1,17
|
0,12
|
|
4
|
5
|
6
|
4
|
Результаты расчетов сохранить в файле с именем Косинусы. При выполнении расчетов не забывать переключать единицы измерения в радианы.
При подготовке данного задания необходимо:
понимать назначение Инженерного калькулятора;
уметь производить простейшую статистическую обработку группы данных: уметь пользоваться кнопками Sta, Ave, Sum, Dat, опцией Inv; работая с окном Статистика знать назначение и уметь пользоваться командами RET, LOAD, CD, CAD;
уметь передавать данные из программы Калькулятор в программу Блокнот;
уметь использовать справочную систему программы Калькулятор.
ЛИТЕРАТУРА
Грошев А.С., Закляков П.В. Информатика. М.: ДНК-Пресс, 2014. 592 с.
Информационные системы и технологии в профессиональной деятельности органов внутренних дел: учебное пособие. Хабаровск, 2013. 216 с.
Макарова Н.В., Волков Б.В. Информатика. СПб.: Питер, 2011. 576 с.
Симонович С.В. Информатика. Базовый курс/ С.В. Симонович. – СПб.: Питер, 2011.
Старостенко И.Н. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности. Часть 1. Основы информатики и введение в профессиональные информационные технологии: курс лекций в 2 частях / И.Н. Старостенко, Ю.Н. Сопильняк, М.В. Шарпан – Краснодар: КрУ МВД России, 2013. – 308 с.
Старостенко И.Н. Информатика и информационные технологии в профессиональной деятельности. Часть 2. Современные информационные технологии в профессиональной деятельности: курс лекций в 2 частях / И.Н. Старостенко, Ю.Н. Сопильняк, М.В. Шарпан, Е.Ю. Логачева – Краснодар: КрУ МВД России, 2014. – 136 с.
Степанов А.Н. Информатика. Базовый курс для студентов гуманитарных специальностей высших учебных заведений. СПб.: Питер, 2011. 719 с.
Хлебников А.А. Информационные технологии: учебник. М.: КНОРУС, 2014. 472 с.
|
|
|
Скачать 1.59 Mb.