Курс лекций Укрупненная группа 07000 Культура и искусство Направление 071200. 62 Социальнокультурная деятельность и народное художественное творчество
 Скачать 101.11 Kb.
|
|
58 приступить к ответу на письмо или предпринять меры, согласно полученной информации). Практика показывает, что при использовании данного метода появляется возможность сохранять один час в день, что равно 220 часам в год. Однако существует и противоположное мнение, которое утверждает, что для правильного восприятия документа его необходимо прочесть несколько раз. Такое мнение совершенно обосновано, так как случаются ситуации, при которых требуется время для обдумывания полученной информации прежде, чем на неё отреагировать. Полученную информацию, оформленную в письменном виде, следует классифицировать согласно расставленных приоритетов следующим обра- зом: «К исполнению» – при возможности немедленного реагирования на по- лученную информацию следует сделать это сразу. «Принять к сведению» – после прочтения информации необходимо принять решение о дальнейших действиях, которые могут выражаться в от- срочке работы с данной информацией или избавлении от неё с помощью кор- зины для мусора. «Прочитать» – данную категорию документов не следует читать два- жды, поэтому сохранять их следует в редких случаях. «Для бумаг, тратящих попусту драгоценное время» – в эту категорию должна отправляться та информация, которая не попадает ни в одну из вы- шеперечисленных категорий. Не менее важной задачей является не только правильное распределе- ние, но и хранение документации. Вся деловая документация должна быть систематизирована, это дает возможность не только экономить время, но и улучшить условия хранения информации (рис.6). Последовательность орга- низации файловой системы должна определяться согласно особенностей профессиональной деятельности. Однако существуют универсальные реко- мендации, соблюдение которых значительно рационализирует труд: Ø распределение документов по основным категориям, определяющим общие параметры задач; Ø крупные категории разбиваются на более мелкие, а мелкие распре- деляются по персоналиям. Ø файлы распределяются по степени востребованности, те с которыми приходится работать чаще, на первом плане, за ними следуют остальные.
59 отчеты контракты справка переписка Рис. 6. Систематизация деловой информации Ø новую информацию следует сразу распределять, отдельную от- правлять в архив, а ненужную – удалять. Для усовершенствования работы с деловой информацией рекомендует- ся использовать цветовой код. Использование цветового кода также значи- тельно сокращает время на поиск необходимой в данный момент информа- ции, что, безусловно, увеличит эффективность работы. Цветовой код опреде- ляется индивидуально, согласно личным предпоч- тениям. При помощи цветового кода можно визуально определить тип каждого фай- ла. Значительным моментом при работе с документацией яв- ля- ется правильность определения значимости и целесообразности хранения информации. Так как большая часть информации дос- таточно быстро устаревает и теряет свою актуальность, следует хорошо об- думать целесообразность хранения каждого документа. Обработка ненужных сведений занимает большое количество времени. Рациональная работа с информацией Практика показывает, что обязательная работа менеджера с информа- цией часто занимает у руководителя в день больше одного часа. Неудовле- творительное выполнение данной работы влечет значительные потери вре- мени, которых можно избежать за счет рационализации. Наличие системы обработки новой информации значительно увеличивает эффективность дело- вой деятельности. Информация может поступать в различных формах: в письменном виде (газеты, журналы, письма, отчеты, служебные записки), по электронной почте, в устной форме (по телефону, во время встреч, презента- ций). Следует учитывать, что срочные способы передачи информации не все- гда определяют её важность. Соблюдение приводимых ниже советов Богдана Будзана поможет зна- чительно быстрее справиться с перепиской и сэкономить время. 1. Позаботьтесь о том, чтобы на ваш стол клали только ту входящую корреспонденцию, которая действительно важна для вашей работы. Реши- тельно откажитесь от ознакомления с любой "рутинной почтой".
60 2. Поручите помощнику или секретарю предварительно сортировать входящую корреспонденцию по направленности и приоритетности, раскла- дывая ее по специальным папкам. 3. Распорядитесь, чтобы к входящим письмам сразу прилагались необ- ходимые пояснительные и справочные материалы. 4. Все, что лишено информационной ценности и не требует дальней- шей проработки или сохранения, немедленно отправляйте в корзинку для бумаг. 5. При чтении письма сразу же отмечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим дальнейшую его обработку. 6. Делайте на письме пометки и замечания по обработке, указывая, на- пример, ключевые слова будущего ответа, исполнителя и срок исполнения, место в архиве и т.п. Используйте для этих целей стандартные формуляры. 7. Корреспонденцию, подлежащую обработке в другом месте или под- разделении, немедленно отправляйте по назначению. 8. Максимально обрабатывайте корреспонденцию сразу во время озна- комления с ней. 9. Обработка любой корреспонденции состоит не только в чтении, но и в принятии каких-то мер, решений. Для рационального ведения корреспонденции следует также после её обработки классифицировать следующим образом: «к немедленному испол- нению», «к обсуждению и повторному просмотру» и «в архив». Экономии времени при обработке корреспонденции можно достигнуть стремлением к тому, чтобы каждый входящий документ или письмо анализировались еди- ножды. Рациональная обработка исходящей корреспонденции Деловые письма, независимо от их типа, должны быть краткими и чет- ко составленными, включающими только необходимую информацию в лако- ничной форме. Получив информацию в письменном виде, подразумевающую ответ на неё, следует написать прямо на полученном письме краткую резолюцию, по- ставить дату, подпись и отправить оригинал письма его автору, оставив себе ксерокопию. В случае, когда существует необходимость получить краткий и быст- рый ответ на отправленное письмо, рекомендовано использовать "письма- маятники", облегчающие партнеру составление "блиц-ответа". В этом случае
61 в конце письма помещается формуляр для ожидаемого ответа, в который партнеру достаточно вписать ключевые слова, а затем отослать письмо об- ратно. У такого способа переписки есть свои преимущества: как отправитель, так и получатель имеют перед глазами одновременно и предложение, и от- вет; оба партнера используют только одно-единственное письмо; отправи- тель ответа не должен повторять атрибутику делового письма. Стандартное уведомление требует применения разнообразных форму- ляров, бланков и стандартных сопроводительных записок для кратких сооб- щений. В соответствующей ситуации такого рода послания производят луч- шее впечатление, чем красивые, но нерациональные письма. С этой целью следует иметь в электронном варианте формы стандартных бланков, помес- тив в персональном компьютере, что существенно упростит программирова- ние писем, сэкономит много времени и даст возможность сохранить форму лично составленного послания. Но, кроме формальной формы переписки, в работе каждого менеджера существует необходимость составления индивидуального письма нестан- дартного содержания. Данную работу можно также рационализировать, подготовив процесс написания, заранее подбирая необходимые материалы и записывая ключевые слова, применяя краткие заметки по основным пунктам для максимальной концентрации на формулировании основных тезисов письма. В зависимости от расставленных приоритетов рационализировать процесс переписки возможно, применяя функцию делегирования полномочий квалифицированному сотруднику или коллеге, а также продумав альтерна- тивный вариант обмена необходимой информацией посредством телефон- ного разговора. После составления делового письма и перед тем, как поставить под- пись, следует убедиться в актуальности его содержания, проверить правиль- ность написания имени адресата и убедиться в отсутствии орфографических ошибок. С целью рационализации переписки важным является осуществле- ние обратной связи, выраженной в подтверждении получения информации от делового партнера, подтверждении намеченной встречи с указанием вре- мени и места её проведения. В случае смены адреса и номера телефона/факса следует сообщить эту информацию деловым партнерам, что предусмотрено правилами делового этикета. Правила составления деловой корреспонденции также предусматривают обсуждение не более четырех вопросов в одном письме объёмом не более одной страницы.
62 Для рациональной работы с деловой информацией следует учитывать следующие рекомендации: Ø Постоянно поступающая новая информация не должна нарушать рабочий ритм. Ø При поступлении информации следует производить её первона- чальную сортировку, ознакомившись с содержанием. Ø От неактуальной информации надо избавляться немедленно. Ø При необходимости осуществления действий по итогам полученной информации следует внести соответствующую запись в список дел. Ø Отработанную документацию целесообразно удалять. Значительную часть поступающей информации целесообразно переад- ресовать подчиненным или коллегам, предварительно классифицировав её на три основные категории: ü сведения, требующие внесения корректив (отчеты, служебные записки); ü ознакомительная информация (газеты, журналы, буклеты и т.д.); ü сведения, которые необходимо размножить. При разработке собственной модели работы с информацией следует определить порядок её обработки. Целесообразно выделять определенные установленные промежутки времени в начале и в конце рабочего дня для этой деятельности. Так, в начале дня следует использовать запланированное время для работы с входящей информацией (разобрать почту, ознакомиться с прессой и принять электронные сообщения). В завершении рабочего дня сле- дует навести порядок на столе, проанализировав полученную за день инфор- мацию и занявшись подготовкой на следующий день. Форму общения с информацией определяет её тип: 1. Внутренние отчеты и служебные записки – работу с такого рода информацией можно частично делегировать, определив, кому она предназна- чена и какие действия необходимы для работы с ней. 2. Входящая почта и факсы – диапазон содержимого и степень важно- сти данного типа информации довольно большой, также разнообразно и вре- мя её поступления. Определив степень важности и характер последующих действий, актуальную информацию следует сохранить, а ненужную, соответ- ственно, ликвидировать. 3. Электронная почта, Интернет – форма общения для срочной пере- дачи сообщений. Не следует открывать сообщения не представляющие заве-
63 домо интереса. Прочитанные сообщения необходимо оценить на предмет их важности, внести в список дел и удалить. 4. Газеты, журналы, буклеты – содержат огромное количество ин- формации по различным областям знаний. Следует ознакомиться с содержа- нием интересующих статей, определить те, которые необходимо сохранить и при необходимости сделать копии. Список литературы 1. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии: Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л. Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с. 2. Коддлер И. Успешная организация вашего времени / И. Коддлер. – М., 2003. – 64 с. 3. Малышев М. Новые информационные технологии в управлении социаль- но-трудовой деятельностью: В 3 ч. / М. Малышев. – Уфа: ЮНИТИ, 1999. – 460 с. 4. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле- ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 – 256 с. 5. Свириденко С. Информация и информационные технологии в современ- ном обществе / С. Свириденко. – М., 1993. 6. Ньюстром Д.В. Организационное поведение. Поведение человека на рабо- чем месте / Д.В. Ньюстром, К. Дэвис. – СПб., 2000. – 448с. 7. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех, развитие. 8. http://www.daytimer.com – Инструменты планирования времени. 9. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент. 10.http://www.palm.com – Электронные планировщики времени. 11.http://www.calendar.yahoo.com – Календари и программы планирования мы в любом случае скоро расстанемся, потому что ты мужчина, и чтобы кто не говорил секс для вас одно из самого важного что есть в жизни. и поскольку со мной ты не получаешь нужного удовольствия, скоро тебе это надоест. мы столько времени вместе, столько раз пытались. и даже не думай говорить, что проблема в тебе, нет, это нихуя не так. как минимум, я даже руками не могу довести все до конца, в какие то моменты закрываюсь, потому что все таки стесняюсь, тот же смех, это больше защитная реакция. и это бля проблема, кажется что мы уже оба не рассматриваем будущее вместе и это одна из причин |