Курс лекций Укрупненная группа 07000 Культура и искусство Направление 071200. 62 Социальнокультурная деятельность и народное художественное творчество
 Скачать 101.11 Kb.
|
|
МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ В ПЕРСОНАЛЬНОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ Формируемые компетенции: Ø Социально-личностные: способность критически переосмысливать на- копленный опыт, изменять при необходимости профиль своей профессио- нальной деятельности.
25 Ø Инструментальные: развитие аналитического мышления в контексте научной организации труда. Ø Профессиональные: рациональное планирование и организация трудо- вой деятельности. Лекция 4. План лекции 1. Праксиология и оптимальная система планирования времени. 2. Методы и принципы повышения собственной эффективности А.А. Любищева. 3. Искусство делегирования полномочий Праксиология и оптимальная система планирования времени Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани- рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой компенсируются. Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани- рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро- ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко- гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че- ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица- тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо- димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва- ет сомнения. Планированием рекомендовано начинать день, или же им его заканчи- вать. Существует много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро- вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно включается в процесс его составления, а затем и выполнения. «Тот, кто ка- ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план, видит, что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на- сыщенной и деятельной жизни. Упорядочение своего времени подобно лучу света, который проносится через все его дела. Но там, где нет плана, где
26 контроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст- вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу- ществлении. Многолетний опыт применения различных средств планирования пока- зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере- кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж- ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин- ский полагал, что оптимальная система планирования призвана: 1) Обеспечить достижение цели. 2) Не требовать слишком много времени на освоение. 3) Быть удобной для использования. Сегодня существует множество систем и методик планирования вре- мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как достоинства, так и недостатки. Только свободная личность может достичь совершенства в использо- вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон- тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло- виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение качественным инструментарием. Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по- святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове- ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре- мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото- рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени. Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день – а за жизнь. Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет в
27 седле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко- торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы сделать в стабильных, комфортных условиях. О системе планирования А. А. Любищева В 1974г. издательство «Советская Россия» выпустило книгу Д. Гранина «Эта странная жизнь», повествующую о биологе Александре Александрови- че Любищеве. С двадцати шести лет Любищев начал вести ежегодный поча- совой учёт расходуемого времени. На протяжении пятидесяти шести лет он ЕЖЕДНЕВНО методически вел записи потраченного времени на основную научную работу, дополнительную, другие виды работ. Главное в его методи- ке заключалось в том, что биолог отмечал количество, и причины потерянно- го времени. Таким образом, каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс потраченного времени. При чем учитывалось только «чистое» время, время без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта составляла десять минут. Многие, кто знаком с этой системой считают её жестокой. Показатель- но, что данная система неизбежно показывает человеку уровень его работы. Ведь достичь 7-8 часов чистого времени творческой работы стабильно в день достаточно трудно. Такая система, безусловно, задевает человеческое само- любие. Некоторые предпочитают отвернуться от этого жестокого зеркала и как среднестатистический человек нарабатывают 3-4 часа чистого времени творческой работы. Смысл системы Любищева заключается в выявлении потери времени и определении причин такой расточительности. "Утилизация "отбросов вре- мени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным обра- зом в "отбросах времени", - писал Д. Гранин. Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного исполь- зования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оцени- вать в часах любую предстоящую работу, скажем, написание научного труда. Значимость такой системы заключается и в возможности планировать работу на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных спо- собов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем
28 на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становиться точнее, работа – продуктивнее. Так последние двадцать лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости. Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вто- ричные. Учёный имел чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в раз- работках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы – видеть истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Ог- ромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я прора- ботаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историче- скому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь бел- летристику", - писал А.Любищев. Система оказывается, таким образом, своеобразным усилителем интеллекта и нравственности. Человеку свойственно несделанное оправдывать нехваткой времени. И мало кто задумывается о существовании больших резервов времени. Люби- щев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. В его библиотеке были книги для командировок и поездок. Ценность системы Любищева в том, что она за- ставляет осмысливать свою жизнь, наметить систему целей, систему работ. Система достаточно жесткая, так как заставляет вести правдивый учёт и при- писать лишнее – значит признать свою слабость. Но, с другой стороны, система приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать насущные проблемы. Даже книг не надо носить с собой, и не возникает ощущения скуки, долго тянущегося ожидания. Система Любищева формально соотносится с творчеством путём проб и ошибок. Но результаты бывают самые разные. Так, если человек ра- ботает методом проб и ошибок, то система может увеличивать число проб в сутки. Однако дело не в количестве, а в качестве проб, поэтому при работе важен не только учет времени, но и удача, счастливая внешняя подсказка. Можно выделить два вида работоспособности: 1. Сделать конкретную работу или максимум работы за минимальное время. 2. Сделать максимум работы в установленный срок (день, месяц, год).
29 Главная цель применения системы Любищева – добиться максимума работоспособности второго вида, где срок – вся жизнь. Достижение цели предлагается совершить поэтапно: первый этап – «разведка», второй этап – «перегруппировка сил» и третий этап – «наступление». В пожизненном эксперименте А.А. Любищева были проверены такие принципы, как: Ø наличие достойной цели жизни; Ø документальный учет всего времени; Ø деление времени на категории, критерием которого выступает дос- тойная цель жизни и задача совершенствования личности; Ø принцип увеличения времени категории «А» за счет других катего- рий задач; Ø равномерность и ритмичность нагрузок: выполнение трудной рабо- ты с утра, чередование легкой и тяжелой работы и отказ от срочных поруче- ний; Ø разумное управление разнообразием дел. Так, чтение художествен- ной литературы Любищев относил к основной работе. А, по мнению Дарви- на, чтение художественной литературы и хорошая музыка необходимы для сохранения богатства личности, её целостности; Ø планирование и обратная связь по самоотчетам; Ø умение избегать давления внешних обстоятельств, в частности, от- каз от высоких должностей и административной работы во имя глобальной жизненно цели; Ø принцип отсутствия дефицита сил, переход к следующему циклу «труд-отдых» без накопления усталости; Ø управление качеством выполняемой работы. О конкретных результатах, достигнутых Любищевым благодаря раз- работанной системе, целесообразно прочесть в книге Д. Гранина «Эта стран- ная жизнь», поскольку изучение основ самоменеджмента предполагает обя- зательное ознакомление с этой повестью. Искусство делегирования полномочий Делегирование стратегически важная функция в искусстве управления временем. Значимость способности делегирования возрастает по мере адми- нистративного роста в профессиональной деятельности менеджера. Следует различать процесс делегирования полномочий и отречение от полномочий. Делегирование означает возложение ответственности за выполнение рабо-
30 ты на другое лицо вместе с ответственностью за конечный результат вы- полненной задачи. Делегирование как необходимый принцип функциониро- вания организации является лучшим примером рациональной работы. Про- фессиональное делегирование позволяет разумно использовать время самого менеджера и, в то же время, способствует профессиональному совершенст- вованию других сотрудников. Исследования, проведенные в европейских странах, выявили семь ос- новных причин, препятствующих делегированию: 1. Возможность риска. 2. Удовольствие от выполнения данной работы. 3. Нерешительность. 4. Желание быть в ситуации. 5. Делегирование замедляет процесс выполнения задачи. 6. Опасения, связанные с тем, что подчиненный выполнит данную за- дачу квалифицированнее. 7. Уверенность в том, что никто не сможет сделать лучше. Делегировать можно задачи разного уровня сложности согласно ква- лификационным качествам подчиненного, однако недопустимо делегировать ключевую ответственность или основные функции менеджера. Твердо уста- новленного перечня задач, которые могут быть делегированы, не существует. В каждом конкретном случае решение о делегировании принимается с уче- том разных факторов. Однако в практике существует несколько «установок» при делегировании отдельных функций и задач, зависящих от степени осу- ществления контроля: ü «Выполнить поставленную задачу и поставьте меня в известность о последствиях». ü «Выполнить поставленную задачу, но поставьте меня в известность, если потребуется консультация, помощь или поддержка». ü «Выполнить поставленную задачу, постоянно информируя меня о ходе выполнения работы». ü «Не предпринимать никаких действий по этому вопросу до получе- ния распоряжений и консультаций». Таким образом, при выборе одной из представленных «установок» в процессе делегирования следует учитывать такие четыре фактора, как: до- верие к подчиненным, количество имеющегося в распоряжении времени, перспективность задачи и новизну ситуации.
|