Курс лекций Укрупненная группа 07000 Культура и искусство Направление 071200. 62 Социальнокультурная деятельность и народное художественное творчество
 Скачать 101.11 Kb.
|
|
37 поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следу- ет составить генеральный план достижения цели. Четвёртый этаж пирамиды представляет собой долгосрочный про- межуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Важ- но указать, достижению, какого именно пункта генерального плана способ- ствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание кон- кретного срока. Таким образом, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для дости- жения целей, намеченных в генеральном плане?" В составленном плане не- обходимо указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до не- скольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отве- чает достижение данной цели. Пятый этаж пирамиды представляет собой краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Согласно долгосрочному плану, в краткосрочном содержится ответ на вопрос: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Таким обра- зом, следует составить план на срок от двух – трех недель до двух – трех ме- сяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней. Шестой этаж пирамиды представляет собой составление плана на день на основе краткосрочного плана. В данном плане малые задачи решают- ся за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Как правило, план на день не просто составляется заблаговременно, а складывается из списка ранее назначенных различных дел. При необходимости в течение дня допус- тимо вносить коррективы. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи. В рамках одного дня в системе Франклина используется классифика- ция задач на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначи- тельные. Первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательств. Второ- степенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второсте- пенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить
38 (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало сле- дующего месяца. Человек, правильно планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время. Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какая-то задача переносится с одной страницы ежедневника на другую, так и, оставаясь неоконченной, следует задуматься о необходимости её выполнения. В случае, когда выполнение данной задачи все-таки сочтено необходимым, значит, произошла ошибка при расстановке приоритетов. Облегчить использование системы планирования по Франклину могут специальные дневники, структура которых выглядит следующим образом: Ø Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей, что соответствует первому этажу пирамиды, описание глобальной цели (второй этаж) и таблицу для записи генерального плана, ко- торая согласована с третьим этажом пирамиды. Ø В начале дневника несколько соответствующим образом размечен- ных страниц, выделенных под список целей на год, что является фактически, долгосрочным планом и соответствует четвертому этажу. Ø В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выде- лена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – пятый этаж). Планирование по методу «Альпы» Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление еже- дневного плана занимает в среднем не более десяти минут. Процесс состав- ления плана состоит из пяти стадий: 1. Составление заданий; 2. Оценку длительности планируемых действий; 3. Резервирование времени (в соотношении 60:40); 4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций; 5. Контроль (учет несделанного). В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планиро- вания, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимуще- ства:
39 Лучший настрой на предстоящий рабочий день. Планирование следующего дня. Четкое представление о задачах дня. Упорядочение течения дня. Преодоление забывчивости. Концентрация на наиболее существенном. Уменьшение объема “бумажной” работы. Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоруче- нии. Сокращение помех и нежелательных перерывов. Уменьшение стрессов и нервного напряжения. Улучшение самоконтроля. Повышение удовлетворенности и мотивации. Выигрыш во времени за счет методичной организации труда. Практика показывает, что при успешном использовании техники пла- нирования времени и методов научной организации труда появляется реаль- ная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс пла- нирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов: Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на день следует записать необходимые задачи на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи. Рекомендуется употреблять при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например: В - визиты, совещания; Д - делегирование дел; К - контроль; П - в процессе, в деле; ПК - поездки, командировки; ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка; С -секретарь; Т - телефонные разговоры;
40 Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.). При использовании данных сокращений составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так: ПК — новое помещение для офиса; В - Петрова (учебная нагрузка); В - Иванов (экспертная оценка); П - работа над учебным пособием по самоменеджменту; К - Сидорова (штатное расписание); ПР - Васильев (служебная записка); Ч - дипломные работы заочников; Т - Кошкин (учебно-ознакомительная практика); Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям: в первом приближении распределять их по приоритетности; подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные; перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью теле- фона и т. п.). Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе составления плана на день необходимо оценить примерную продолжитель- ность планируемых действий (таб.5). Таблица 5. Определение продолжительности видов деятельности Вид деятельности Количество необходи- мого времени П - Петрова (учебная нагрузка) 2 часа В - Иванов (экспертная оценка) 1 час П - работа над учебным пособием по самоменеджменту 4 часа К - Сидорова (штатное расписание) 1 час ПР - Васильев (служебная записка) 0,5 часа Ч - дипломные работы заочников 1,5 часа Т - Кошкин (учебно-ознакомительная практика) 0,5 часа Итого: 10 часов Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невоз- можно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опы- том. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа час- то требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-
41 этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного проме- жутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установлен- ное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от раз- личных помех. Третий этап составления плана заключается в резервировании време- ни на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в том, что планом должно быть охвачено не более 60% времени и 40% необ- ходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоя- тельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланиро- ван только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но для выполнения неожиданно возникших дел. В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обяза- тельном порядке довести составленный список заданий до указанных пара- метров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая опре- деленное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует пере- нести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно скажется на результатах прожитого дня. Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель дан- ного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до пяти – шести часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приорите- ты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого. Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его де- легирования и рационализации. После проделанной аналитики окончатель- ный вариант плана дня должен иметь установленную структуру (таб.6). На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составлен- ного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следую-
42 щий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день, тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её неактуальности. Таблица 6. Структура плана дня № п/ п Вид деятельности Приоритет Количество необходимого времени Делегирование 1. П - Петрова (учебная нагрузка) А 1,0 2. В - Иванов (экспертная оценка) А 1,0 3. П - работа над учебным пособием по самоменеджменту Б 2,0 4. К – Сидорова (штатное расписа- ние) Б 1,0 поручается г-же М. 5. ПР - Васильев (служебная запис- ка) В 0,5 поручается г-же Н. 6. Ч - дипломные работы заочников А 1,5 7. Т - Кошкин (учебно- ознакомительная практика) В 0,5 Итого: 6 часов Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра- ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба- тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле- довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и управляемым. Планирование согласно принципу Эйзенхауэра Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че- тырем категориям: Дела категории «А» - это важные и срочные дела, которые необходимо сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные»
43 Дела категории «В» - важные и несрочные дела, на которые часто не хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен- ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается так, что дела категории «А» появляются из-за недостаточного внимания к де- лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль- туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство- вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре- дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств. Дела категории «С» - неважные и срочные дела, которым часто при- сваивают категорию «А». Одной из причин такой ошибки является непони- мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си- туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки. Дела категории «D» - неважные и несрочные дела, выполнение кото- рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан- ной категории дел небольшая. Но результат всегда очевиден. Именно поэто- му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с выполнения неважных и несрочных дел. Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных, срочные от несрочных. Список литературы 1. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Поли Берд. – М., 2004. – 288 с. 2. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с. 3. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле- ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 – 256 с.
|