Курс лекций Укрупненная группа 07000 Культура и искусство Направление 071200. 62 Социальнокультурная деятельность и народное художественное творчество
 Скачать 101.11 Kb.
|
|
44 4. Ноздренко Е.А. Эффективный самоменеджмент / Е.А. Ноздренко. – Крас- ноярск, 2005. – 153 с. 5. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех, развитие. 6. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент. Модуль 3. ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИЯ В САМОМЕНЕДЖМЕНТЕ. ПРИНЦИПЫ РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ В ОФИСЕ Формируемые компетенции Социально-личностные: 1) способность использовать этические и пра- вовые нормы трудовой деятельности, толерантность; 2) способность к соци- альной адаптации; 3) умение работать самостоятельно и в коллективе. Инструментальные: 1) развитие коммуникативных качеств в процессе делового общения; 2) организация коммуникативного пространства в компа- нии. Профессиональные: 1) организация профессиональной коммуникации в сфере делового общения; 2) эффективная организация работы в офисе. Лекция 6. План лекции 1. Роль информации и коммуникации в социальном общении и опреде- лении качества человеческого бытия. 2. Технология рационального проведения совещаний и ведения перего- воров. Роль информации и коммуникации в социальном общении и опре- делении качества человеческого бытия Осуществляя коммуникацию, необходимо понимать, что у каждой личности существуют свои рамки восприятия, которые могут искажать полу- ченную информацию. Это проблема коммуникации. Согласно словарям, сло- во «communication» может означать: передачу сообщения (мыслей, сведений, новостей), информацию, общение, связь, известия и т.д. Коммуникация – это передача и получение информации, процесс достижения понимания и взаи- мопонимания. Известно, что люди понимают лишь ту информацию, которую
45 они распознают. Следовательно, чтобы донести информацию результативно необходимо сделать её очевидной. Трудности в осуществлении коммуникации связаны, как правило, с та- кими факторами, как: 1. Искажение сообщения по следующим причинам: низкая профессиональная непригодность из-за которой происходит не- преднамеренное искажение информации; искажение информации по причине фильтрации (суммировании и обобщения); сознательное искажение информации; различие в статусах (стремление формировать только позитивную ин- формацию с целью получения одобрения); страх наказания и необходимость ощущения безопасности дела. 2. Информационные перегрузки по причине которых становится невоз- можным реагировать на всю получаемую информацию, классифицируя её на нужную и ненужную, существенную и несущественную, определять степень её объективности. 3. Неудовлетворительная структура информации, выражаемая как в сложности управления, так и многоуровневости, что способствует её искаже- нию. Функция "Информация и коммуникации" является важным связующим звеном между всеми функциями самоменеджмента, поскольку в любой дея- тельности существует постоянная потребность в получении и обмене инфор- мацией. В реальной жизни человеку приходится справляться с огромными объемами информации, при этом, как правило, он получает, обрабатывает и распространяет гораздо большее количество информации, чем это действи- тельно необходимо. Следовательно, работа с информацией должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жиз- ненных целей. Как правило, человек не имеет представления о том, какая его часть времени отводится на выполнение функции "Информация и коммуникации" и, как правило, до половины всего оборота информации в результате оказы- вается излишней. Именно поэтому большое значение такая область научного знания, как самоменеджмент, придает рациональному подходу к овладению информацией. Эта тема многогранна, и изучает такие аспекты, как:
46 Ø целесообразное и рациональное чтение; Ø рациональное проведение совещаний, собеседований и телефонных разговоров; Ø рациональное ведение переписки (корреспонденции). Рациональное проведение совещания Среди различных видов деятельности менеджера любого уровня значи- тельную часть времени занимают совещания. Практика показывает, что зави- симости от уровня менеджера от 50 до 80% его рабочего времени уходит на участие в совещаниях и конференциях. Сложно в трудовом процессе найти другой такой вид деятельности, при котором одновременно столько людей теряют столь много времени, как при проведении совещаний. Существует разные типы совещаний, каждый из которых имеет свои особенности и свои задачи: 1. Информационное совещание (брифинг) – совещание, которое по- священо инструктажу сотрудников организации с целью понимания каждым своей задачи при выполнении миссии или определения политики фирмы. Брифинг характеризуется разъяснением непонятных вопросов и формулиро- ванием корпоративных идей. 2. Консультация собирается для конструктивного обмена информаци- ей, не имея цель принятия решения. Консультация характеризуется обраще- нием за советом по актуальной проблеме, донесение информации об идеях и выслушиванием различных мнений. 3. Совет объединяет людей равных по статусу, обладающими равно- ценными профессиональными знаниями и квалификацией для обсуждения деловых вопросов. Совет характеризуется принятием совместного решения, предполагающего полную ответственность за него всех членов группы с об- суждением разногласий при вынесении резолюции. 4. Комитет – совещание, на котором представители различных инте- ресов общаются на равных основаниях для выработки решения по вопросам, представляющим взаимный интерес. Комитет характеризуется разрешением разногласий посредством голосования, возможностью компромисса и ощу- щением власти. 5. Переговоры – совещание представителей различных интересов, при котором решения принимаются на основе договоренности, а не голосования. Переговоры характеризуются одновременным различием и совпадением це-
47 лей, при которых каждая сторона пытается получить максимальные условия для достижения соглашения. Некоторые источники утверждают, что при точном анализе затрат на обыкновенные, среднего масштаба конференции, с учетом затрат на их под- готовку и проведение, должностных окладов участников, дополнительных и командировочных расходов, потерь времени — окажется, что затраты (в за- висимости от числа и иерархического уровня участников) могут достигать $30 в минуту! Причины, нерационально потраченного времени и денег, кро- ются в том, что, по большей части, такие собрания неудовлетворительно под- готовлены, неумело проведены и поведены их итоги. Зачастую совещания продолжаются слишком длительное время, а во многих случаях в них нет не- обходимости. Таким образом, высказывание о том, что лучшие совещания — те, которые вообще не проводятся имеет под собой все основания. Приводимые ниже советы и правила способствуют рациональной под- готовке и проведению совещаний, а также правильному подведению его ито- гов. Подготовка совещания Прежде, чем приступить к подготовке, необходимо проверить необхо- димость созыва совещания. Проводить совещание целесообразно только в том случае, если возникает крайняя необходимость обменяться информаци- ей, мнениями, проанализировать сложные ситуации, принять решения по комплексным вопросам. Совещание также необходимо и в случае, когда су- ществует уверенность в том, что коллективная работа будет в несколько раз эффективнее, чем работа в одиночку. В других случая целесообразней найти альтернативы проведению на- меченного совещания. Такой альтернативой может быть, например, решение возникшего вопроса по телефону или селектору, объединение с совещаниями по другим вопросам. Важным является понимание необходимости личного участия в совещании. При условии необязательного личного участия в сове- щании, которое отменить невозможно, может быть два варианта: отказ от участия совсем или делегирование сотрудника с целью получения опыта. Квалифицированные руководители, владеющие основами самоменеджмента, рекомендуют по возможности ограничивать продолжительность личного участия в разного рода совещаниях. Приглашать на совещания нужно лишь сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к теме совещания, тех, кто обладает соответст-
48 вующими специальными знаниями, будущих ответственных исполнителей решений, а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы и вести конференции. При соблюдении этой рекомендации предельно огра- ничивается количество участников совещания, что, безусловно, является ус- ловием его рационального проведения. Не менее важный принцип рационального совещания – разумное на- значение даты и времени его проведения, при определении которых необхо- димо учитывать их приемлемость для участников и возможность подгото- виться к назначенной дате. Выбор помещения, в котором планируется совещание, является неотъ- емлемой составляющей его успешного проведения. Аудитория должна быть приспособлена и иметь максимально комфортные условия для такого рода мероприятий. В частности, не должно возникать проблем относительно орга- низационных средств, без которых совещание может просто не состояться. На этапе подготовке важным является точное определение цели сове- щания и повестки дня. Повестку дня следует составлять регламентировано, то есть, с указанием времени, отводимого на обсуждение каждого вопроса. Показательным моментом, формирующим имидж, является составле- ние и сроки рассылки приглашения на предстоящее совещание. Рассылать приглашения следует не позднее, чем за неделю до указанного в нем срока совещания. При составлении текста приглашения необходимо четко сформу- лировать тему и цели заседания с указанием отведенного времени в часах. Это даст возможность отдельным участникам по желанию участвовать лишь на обсуждение конкретного вопроса, согласно повестке (рис 2). Рис. 2. Приглашение на совещание Приглашение на совещание Тема _____________________________________________________ Дата _________ время _________ место проведения __________ Документы для обсуждения _________________________________ __________________________________________________________ Участники ________________________________________________ __________________________________________________________ Пункты повестки дня ______________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
49 Проведение совещания Начинать совещание следует в назначенное время. Это свидетельствует как об уважительном отношении к явившимся вовремя участникам, так и способствует формированию положительного имиджа пунктуального руко- водителя, который проводит данное совещание. С позиции самоменеджмента целесообразно сообщить о "цене минуты" предстоящего совещания, о наме- рении провести его рационально, а также выразить уверенность в успешном проведении совещания. Перед тем, как приступить к проведению совещания, необходимо со- гласовать с участниками регламент совместной работы, что дает основания ограничить драгоценное время на выступления и порядок принятия реше- ний. Неотъемлемой составляющей любого официального мероприятия явля- ется составление протокола (рис.3.). Рис. 3. Примерный формуляр протокола совещания Как показывает практика, большинство совещаний характеризуются бурными дискуссиями, не имеющими никакого отношения к их теме. В по- добной ситуации целесообразно решительно прервать дискуссию, откло- няющуюся от темы, что является значительным принципом рационального проведения подобных мероприятий. Не менее важный принцип рациональ- ного совещания – максимальное достижение поставленной цели на предмет Протокол совещания __________________________________________________________________________ (должность) Место проведения: _________________________________________________________ дата: ______________ Присутствовали: ____________________________________________________________ (перечень участников в должностном или алфавитном порядке) Слушали: __________________________________________________________________ (формулировка вопроса, проблемы) Докладчик: ________________________________________________________________ (должность, Ф.И.О.) Решили: ___________________________________________________________________ (констатирующие и порученческие решения с обязательным указанием ответст- венных исполнителей, сроков и требуемых результатов исполнения) Подписи: Председательствующий (ведущий) Секретарь
50 содержания актуальной информации, анализа проблем, выработки альтерна- тивных и поиска конструктивных решений. Следовательно, главная задача председательствующего на совещании состоит в координации хода дискус- сии. На этапе завершения совещания следует четко сформулировать и огла- сить принятые в его ходе решения и согласованные меры. Данная процедура позволяет заручиться согласием участников и исключить возможные недо- разумения. После чего необходимо подвести итоги, сделать выводы и что не менее важно, сформулировать задачу каждого участника совещания на пред- мет выполнения конкретных поручений. Завершать совещание следует точно в назначенное время и, обязательно на конструктивной ноте, выразив пози- тивный настрой. Таким образом, соблюдая все принципы, и вышеизложенные рекомен- дации рационального проведения совещаний, председательствующий может сформировать свой имидж не только как высокоорганизованного менеджера, но и как профессионала в области проведения корпоративных мероприятий. Завершение совещания и его последствия Рациональное проведение совещаний не заканчивается на подведении его итогов. После его завершения обязательным является осуществление анализа подготовки, проведения и подведения итогов совещания. Проанали- зировать проведенное мероприятие следует на предмет: ü понимания темы и цели совещания его участниками; ü организационных моментов в части своевременного получения не- обходимой информации, например, повестки и сопроводительных материа- лов; ü своевременного начала заседания; ü соблюдения повестки дня и регламента; ü достижения поставленной цели; ü распределения по итогам поручений и установления сроков их ис- полнения. ü выявления неэффективно использованного времени. Если краткий протокол с важными данными и результатами совещания необходимо предоставить его участникам в завершении заседания, то четкий итоговый протокол должен быть составлен не позднее, чем через сорок во- семь часов после его завершения. Согласно принципам самоменеджмента, после выполнения функции «принятие решения», следует осуществлять кон-
|